Инструкция
1
Подготовьте листы бумаги формата А4 или фирменный бланк организации (для внутренних документов). Это избавит вас от необходимости вносить полные реквизиты вручную (наименование организации, адрес и пр.). В центральной верхней части листа сразу напишите название «Протокол», а под ним, более мелким шрифтом, опишите кратко суть - основную тему заседания. Укажите дату и место проведения мероприятия. Теперь приступите к заполнению обязательной вводной части, которая касается перечисления участников собрания, непосредственно принимающих участие в принятии общих решений.
2
Напишите в начале фамилию, имя, отчество и занимаемую должность ведущего (председателя собрания). В таком же формате назовите данные секретаря, протоколирующего ход заседания. Далее, в разделе «Присутствовали», перечислите всех, кто принял участие в заседании (ФИО, должность). В случае большого числа участников, список которых не поместится на странице, укажите общее их число, приложив полный перечень отдельным документом. Не забудьте в конце протокола сделать на него ссылку в разделе «Приложение». Следующим блоком в протоколе разместите раздел «Повестка дня». Здесь, в пронумерованном списке, перечислите все вопросы, подлежащие рассмотрению на этом собрании.
3
Заполнение содержательной части протокола проводите в строгом соответствии с порядком, указанным в повестке дня. Каждый из пунктов должен содержать три раздела. В первом из которых («Слушали») приведите тексты докладов и обязательно укажите фамилии и инициалы, а также должности докладчиков. В разделе «Выступали» в аналогичном формате укажите других участников заседания, взявших слово по ходу обсуждения. В следующем разделе под названием «Постановили» приведите решения, которые были приняты в ходе слушаний, укажите количество голосов отданных «против», «за» или «воздержались». Далее разместите подпись председателя собрания и секретаря.