Для отправления сотрудника в командировку для выполнения служебного поручения в другой местности необходимо письменное решение работодателя. Следует учесть, что направление работника в филиал или подразделение компании, которые располагаются в другой местности, также признаются командировкой.

Основными документами, которые подтверждают нахождение в командировке сотрудника, являются проездные документы. На основании них определяется фактический срок пребывания в командировке.

Нормативным актом (Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749) предусмотрены случаи, когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственном транспортном средстве или на автомобиле, который принадлежит третьим лицам (управление по доверенности). В подобных ситуациях отсутствует возможность представить проездные документы. В таком случае работник по возвращении из командировки должен представить следующие документы, подтверждающие командировку:

  • служебная записка от сотрудника, в которой указывается фактический срок нахождения в командировке;
  • документы, подтверждающие использование транспортного средства (например, путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Кроме того, документами, подтверждающими командировку, могут являться:

  • документы по найму жилого помещения;
  • квитанция из гостиницы.

Если же и указанные документы отсутствуют у командированного работника, то подтвердить командировку можно служебной запиской (иным документом), где будет содержаться отметка принимающей стороны (организация или должностное лицо) о фактическом сроке нахождения сотрудника в командировке – дата прибытия в место командировки и даты убытия.