Совет 1: Как подготовить совещание

Бытует мнение, что совещание – это мероприятие, которое может быть подготовлено стихийно. На самом деле такая форма делового взаимодействия требует серьезной административной подготовки.

Тема встречи

Повод для совещания должен быть сформулирован его инициатором. Далеко не всегда в этом качестве выступает самый главный по статусу участник совещания. Исходя из того, что совещания могут быть внутрикорпоративными и с привлечением широкого круга приглашенных, важно определить тему таким образом, чтобы она смогла привлечь всех нужных для диалога персон.

Как правило, технически формулированием темы занимается административный персонал или непосредственно секретарь совещания. Из заданной темы вытекает повестка дня совещания. Этот документ включает в себя все вопросы, которые планируются к обсуждению. По предварительной договоренности за каждым вопросом закрепляется докладчик, которому отводится регламент выступления без учета прений. Срок обсуждения фиксируется в повестке дня отдельно.

Для улучшенного понимания вопросов не лишним будет приготовить раздаточный материал, который включает короткие справки, статистические данные или любые другие информационные сведения. Такие материалы секретарь готовит с каждым выступающим отдельно.

Заключительным этапом документальной подготовки является разработка проектов решений по каждому вопросу. Этот документ представляет собой предлагаемые докладчиками решения по результатам обсуждения. В них фиксируются конечные предложения, с которыми выступают докладчики. Если участники не соглашаются с вариантом в проекте решения, документ корректируется секретарем.

Приглашенные лица

Повестка дня во многом определяет примерный перечень лиц, которых необходимо пригласить для решения поднимаемых вопросов. Так, продуктивным путем является приглашение лиц, имеющих противоположную точку зрения с докладчиком. В этом случае, совещание служит «круглым столом» для сторон спорной ситуации.

Информирование участников совещания проводится любым доступным способом – телефонный звонок, электронная почта или личное приглашение. Весь пакет документов должен быть передан заблаговременно всем участвующим лицам, чтобы те имели возможность заранее ознакомиться с материалами.

Проведение совещания

В работе совещания должен принимать участие секретарь. Его задача – составить протокол по итогам обсуждения. В составлении документа важна не стенографическая точность фиксации дискуссии, а отражение ключевых выступлений и конкретных предложений.

Чтобы исключить возможные разночтения, ход совещания лучше записать на диктофон. О моменте начала записи должны быть проинформированы все его участники.

Совет 2: Как подготовить выписку из протокола

Выписка из протокола является незаменимым атрибутом документооборота любой организации. Имея юридическую силу, аналогичную оригиналу документа, выписка должна содержать все необходимые реквизиты. При подготовке соответствующих документов следует уделять внимание деталям.

Как правило, требования к оформлению выписок из протоколов устанавливаются на каждом предприятии в соответствии с внутренними правилами делового оборота. Однако, существуют общепринятые нормы того, как должен составляться этот документ.

Выписка из протокола представляет собой точную копию текста оригинального документа по какому-то конкретному вопросу. Так, выписка из протокола собрания должна включать в себя наименование органа управления, заседание которого было запротоколировано. Как правило, эти сведения указываются в заглавии документа. Здесь же тип документа «Протокол» меняется на «Выписка из Протокола». В некоторых случаях, надпись «Выписка» приводится в правом верхнем углу документа.

Кроме того, для сохранения юридической силы оригинала, в выписке из протокола должна содержаться информация:

  • дата, место и время проведения заседания;
  • информация о наличии кворума для принятия решений;
  • информация о лице, исполняющего функции председательствующего;
  • информация о лице, исполняющего функции секретаря.

Повестка дня заседания сокращается до конкретного вопроса, по которому готовится выписка. Аналогичным образом из документа исключаются все фрагменты, касающиеся обсуждения сторонних вопросов.

Рассмотрение вопроса повестки, по которому готовится выписка, приводится точно с порядковым номером, формулировкой, ходом обсуждения и принятыми решениями.

В завершении выписка подписывается председательствующим и заверяется печатью. Далее следует реквизит, заверяющий ее подлинность «Выписка верна» («Верно») и ставится подпись секретаря с расшифровкой.

Оригинал выписки из протокола нумеруется, прошивается и заверяется печатью и подписью уполномоченного лица. 

Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500