Внутренняя регистрация документов представляет собой неотъемлемую часть деятельности любого государственного или муниципального органа, учреждения, коммерческой организации или индивидуального предпринимателя. На практике данный процесс сводится к фиксации основных сведений о документе в специальном формате, который применяется для внутренней регистрации.
При этом внутренней регистрации обычно подвергаются не только входящие, исходящие документы, но и создаваемые в самой организации бумаги (например, договоры с контрагентами). Обязанности по регистрации документов часто возлагаются на секретаря или делопроизводителя, в крупных организациях создаются целые отделы для оптимизации данного процесса.
Наиболее распространенной формой внутренней регистрации документов до настоящего времени остается журнальная регистрация. В этом случае сведения о документах вносятся в специальный журнал, разбитый на несколько граф. Обязательно вносятся данные о дате поступления, отправки или создания документа, его регистрационном номере, наименовании, фиксируется его краткое описание.
Альтернативной формой является карточная регистрация документов, при которой сведения о каждом документе вносятся в отдельную карточку, правила заполнения которой заранее утверждаются. Наконец, наиболее прогрессивной формой считается автоматизированная регистрация документов, при которой минимизируется бумажный документооборот.
Журнальная форма внутренней регистрации документов может эффективно применяться в небольших организациях, где за выполнение соответствующих процедур отвечает один специалист. Недостатком данной формы является отсутствие возможности одновременной работы нескольких сотрудников над регистрацией документов, поэтому она не подходит крупным компаниям. Кроме того, при наличии нескольких журналов регистрации документов (например, в разных подразделениях) нередко возникает путаница с их регистрационными данными.
Эти недостатки преодолеваются при использовании карточной формы внутренней регистрации, которая позволяет быстро и эффективно фиксировать сведения о любом количестве документов. Если же целью компании является минимизация бумажного документооборота, то рекомендуется использовать автоматизированную форму внутренней регистрации, для которой потребуется специализированное программное обеспечение.
При этом внутренней регистрации обычно подвергаются не только входящие, исходящие документы, но и создаваемые в самой организации бумаги (например, договоры с контрагентами). Обязанности по регистрации документов часто возлагаются на секретаря или делопроизводителя, в крупных организациях создаются целые отделы для оптимизации данного процесса.
В каких формах проходит внутренняя регистрация документов?
Наиболее распространенной формой внутренней регистрации документов до настоящего времени остается журнальная регистрация. В этом случае сведения о документах вносятся в специальный журнал, разбитый на несколько граф. Обязательно вносятся данные о дате поступления, отправки или создания документа, его регистрационном номере, наименовании, фиксируется его краткое описание.
Альтернативной формой является карточная регистрация документов, при которой сведения о каждом документе вносятся в отдельную карточку, правила заполнения которой заранее утверждаются. Наконец, наиболее прогрессивной формой считается автоматизированная регистрация документов, при которой минимизируется бумажный документооборот.
Какая форма является наиболее удобной для организации?
Журнальная форма внутренней регистрации документов может эффективно применяться в небольших организациях, где за выполнение соответствующих процедур отвечает один специалист. Недостатком данной формы является отсутствие возможности одновременной работы нескольких сотрудников над регистрацией документов, поэтому она не подходит крупным компаниям. Кроме того, при наличии нескольких журналов регистрации документов (например, в разных подразделениях) нередко возникает путаница с их регистрационными данными.
Эти недостатки преодолеваются при использовании карточной формы внутренней регистрации, которая позволяет быстро и эффективно фиксировать сведения о любом количестве документов. Если же целью компании является минимизация бумажного документооборота, то рекомендуется использовать автоматизированную форму внутренней регистрации, для которой потребуется специализированное программное обеспечение.
Видео по теме
Источники:
- Регистрация документов
