Совет 1: Как сохранить письма одним файлом

Многие пользователи глобальной сети имеют по нескольку электронных почтовых ящиков, расположенных на серверах разных сервисов. Децентрализованное хранение корреспонденции на серверах сторонних служб не всегда оказывается удобным. Поэтому часто имеет смысл сохранить письма одним файлом, создав собственный почтовый архив.
Вам понадобится
  • - приложение Microsoft Office Outlook.
Инструкция
1
Загрузите почту из нужных ящиков при помощи приложения Outlook, входящего в пакет Microsoft Office. При необходимости создайте новые учетные записи для доступа к серверам входящей почты, воспользовавшись интерфейсом управления, доступным через пункты меню «Сервис» и «Учетные записи электронной почты...».
2
Отсортируйте полученные письма. Если не все из них нужно сохранять во внешний файл или же письма находятся в разных папках (например, вследствие работы правил автоматической сортировки), поместите копии тех из них, которые нужно сохранить, в одну папку. Предварительно эту папку можно создать.
3
Откройте мастер экспорта данных. В главном меню приложения выберите пункты «Файл», «Импорт и экспорт...». Выделите пункт «Экспорт в файл» списка «Выберите нужное действие» в окне «Мастер импорта и экспорта». Нажмите «Далее».
4
Выберите предпочитаемый формат данных, в который будут сохранены письма. Для этого выделите нужный пункт списка «Создать файл следующего типа» на текущей странице мастера экспорта. Нажмите «Далее».
5
Укажите папку, в которую были помещены копии писем, предназначенных для сохранения, в качестве источника данных при экспорте. На текущей странице мастера в иерархии «Экспортировать из папки» выделите нужный элемент. При наличии вложенных папок, письма из которых также должны быть сохранены, отметьте флажок «Включить вложенные папки».При необходимости активируйте дополнительную фильтрацию почты в процессе экспорта. Для этого нажмите кнопку «Отбор». Отобразится диалоговое окно «Отбор». Укажите критерии фильтрации данных. Нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку «Далее».
6
Сохраните письма одним файлом. На текущей странице мастера экспорта нажмите кнопку «Обзор», расположенную рядом с текстовым полем «Сохранить файл как». Введите имя и укажите директорию хранения файла. Нажмите кнопку «Сохранить». Нажмите кнопку «Готово».

Совет 2: Как сжать письмо

Одним из главных достоинств электронной почты является возможность отправлять не только текст, но и файлы любого формата. Впрочем, почтовые сервисы не позволяют создавать слишком большие сообщения, а потому перед юзерами достаточно часто встает вопрос сжатия письма.
Вам понадобится
  • - электронный почтовый ящик;
  • - программа WinRar.
Инструкция
1
Оставьте текст в теле письма. Прикрепленные файлы являются дополнительной информацией, которая «утяжеляет» сообщение, поэтому гораздо экономичнее, с точки зрения объема, вставить в поле для ввода текста содержание всех документов формата .txt. При этом будьте внимательны при копировании текста из форматов .doc и .docx, т.к. они сохраняют еще и форматирование (цвет шрифта, интервалы), которое при переносе будет потеряно.
2
Минимизируйте размер файлов. Если данные, которые вы собираетесь отправить, занимают слишком большой объем, то всегда можно их отредактировать. К примеру, отправке подлежит картинка весом в 3-4 мб. Вероятнее всего, она сохранена в формате высокого качества: откройте файл при помощи редактора изображений Paint и выберите пункт «Сохранить как». Убедитесь, что поле «Имя» не дублирует название какого-либо другого файла и установите формат сохранения Jpeg. Получившееся изображение внешне останется прежним, однако будет весить не более мегабайта. Аналогичные способы редактирования можно подобрать практически для любого типа документов – так формат .docx гораздо менее объемен, чем .doc, а .mp3 в несколько раз меньше, чем .wav.
3
Пользуйтесь архиваторами. Данный софт предназначен для уменьшения объема файлов и скрепления их в отдельные архивы. Наибольшей популярностью пользуется программа WinRar, которая после установки интегрируется в систему и привязывается ко всем файлам сжатых форматов. Пользователю нужно выбрать все документы, которые прикрепляются к письму, выделить их в «Проводнике» общей рамочкой и, кликнув правой кнопкой мыши, выбрать пункт «Добавить в архив». Откроется меню архивации, где вам следует выбрать максимальную степень сжатия и кликнуть по кнопке «Создать архив». Полученный пакет будет занимать на порядок меньший объем, чем файлы в отдельности. Обратите внимание на то, что если на принимающем компьютере не установлено ни одного архиватора, то стоит создать самораспаковывающийся архив, установив соответствующую галочку в меню.
Совет полезен?
Если сжать сообщение до нужного размера не удается, то можно попытаться отправить его через другую почтовую систему.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500