Инструкция
1
Оповестите сотрудников о времени и месте проведения совещания, если таковые проходят на нерегулярной основе. Сделайте рассылку по электронной почте за несколько дней, чтобы это не стало внезапной новостью для коллектива. В письме информируйте сотрудников о теме, чтобы не вызвать слухи и домыслы, которые могут развиться до абсурда.
2
Попросите сотрудников подготовить материал, который вы собираетесь обсудить, и который требует принятия коллективных решений. Заблаговременно разработайте и вышлите сотрудникам структурированную форму отчета, это позволит не растекаться в обсуждении, а переходить к цифрам, выкладкам. Кроме того, стандартная отчетность позволит сравнить результаты разных отделов, будет дополнительным источником мотивации.
3
Убедитесь, что приглашенные собрались, и кратко изложите суть дела. Если кто-либо из сотрудников опаздывает, начинайте без него, не заставляйте тех, кто ценит свое и ваше время, ждать одного опоздавшего.
4
Позвольте каждому высказаться по теме совещания. Если собрание персонала посвящено отчетности или результатам работы, дайте представителю каждого отдела слово, но не позволяйте перейти совещанию в нудный рассказ. Аккуратно и тактично прерывайте докладчика, вопросами направляйте его в нужное русло. Также не допускайте возникновения конфликтных ситуаций, когда совещания превращаются в способ решения проблем между разными отделами, например, бухгалтерией и продающим подразделением, личные вопросы решайте с каждым сотрудником отдельно. Когда каждый высказал свою точку зрения по конкретному вопросу, закройте тему и перейдите к следующему пункту программы собрания.
5
Используйте правило «кнута и пряника». Хвалите представителей отделов, чьи результаты работы превзошли ваши ожидания, аккуратно журите тех, кто не дотягивает до установленных планом показателей. Такие совещания станут хорошим стимулом для лучшей работы и решения поставленных задач. Если в работе какого-то отдела выявляется систематическое «недотягивание», предложите коллективу обсудить эту проблему и совместно принять антикризисные решения. Не позволяйте себе прилюдно жестко высказываться в адрес отдельных сотрудников, не унижайте персонал.
6
Подведите итоги совещания, еще раз уточните, какие именно решения были приняты, какие планы поставлены. Каждый из присутствующих должен уяснить, каких действий и результатов от него ждут, и в какие сроки он должен это выполнить. На следующем совещании проконтролируйте процесс выполнения распоряжений и решения поставленных задач.