Совет добавлен

Как уменьшить файл Excel

Довольно часто пользователи программы Microsoft Excel спрашивают, почему файл с небольшой таблицей иногда занимает порядка 5-10 Мб. Так происходит неслучайно, множество формул со временем делают файл «тяжелым», уменьшить который бывает трудно.
Как уменьшить файл Excel
Вам понадобится
  • Программное обеспечение Microsoft Excel.
Инструкция
1
Самой первой и основной причиной большого объема таблицы является ее общий доступ. Что это значит? Например, компьютеры в офисе объединены одной сетью, есть таблица, которая используется всеми пользователями данной сети. Сама программа назначает файлу несколько пользователей и в него записывается информация о том, во сколько и кем был изменен документ. Не трудно себе представить, что при количестве пользователей, превышающих 2-3 человека, размер файла становится огромным.
2
Для версий программы MS Excel 2003 и старше необходимо нажать верхнее меню «Сервис» и выбрать пункт «Доступ к книге». Для версий программы 2007 и моложе необходимо в главном окне программы перейти к вкладке «Рецензирование» и выбрать «Доступ к книге». В открывшемся окне в обоих случаях перейдите к вкладке «Подробнее».
3
Поставьте отметку напротив пункта «Не хранить журнал изменений» и сохраните открытую таблицу. Теперь вам понадобится установить количество дней, на протяжении которых журнал будет храниться. Напротив этого параметра вы увидите цифру 30, но можно сделать и значительно меньше.
4
Затем можно удалить строки и столбцы, которыми вы не пользуетесь. Как это узнать? Перейдите к таблице и нажмите сочетание клавиш Ctrl + End. Курсор в документе автоматически переместится в последнюю ячейку вашей таблицы. Посмотрите, есть ли выше и правее этой ячейки неиспользуемые вами строки и столбцы. Если да, выделите их и удалите, тем самым снизив общее количество ячеек.
5
Также рекомендуется избавиться от форматирования ячеек, которыми редко пользуетесь. Цветовые маркеры белого цвета в прозрачной ячейке лучше заменить на вариант «Нет заливки». Для автономного отключения форматирования ячеек необходимо выделить их, затем нажать верхнее меню «Правка», выбрать пункт «Очистить», команда «Формат» (Excel 2003) либо открыть вкладку «Главная», выбрать блок «Очистить», команда «Очистить форматы».
Полезен совет?
Найдите сами
Поделитесь:
Добавить комментарий
Осталось символов: 500
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?