Совет 1: Как правильно составить деловое письмо

Деловое письмо - это основной элемент деловой переписки. Именно от грамотности составленного документа зависит положительный имидж компании. Составлением деловых писем занимаются секретари и помощники руководителей компании.

Составление делового письма



Написание делового письма обязательно имеет цель: предложить сотрудничество, увеличить продажи организации, ускорить процесс оплаты товаров, предъявить претензии, поблагодарить о чем-то, заключить сделку, поздравить. Письмо должно быть составлено с конкретной целью и она должна быть максимально в нем выражена. Обязательно узнайте подробности о компании, куда вы собираетесь отправлять письмо. О потенциальном партнере нужно знать максимум.


Зачастую компании рассылают массу писем с предложением товаров или услуг, но при этом об адресатах имеется минимум информации. Это главная ошибка всех начинающих бизнесменов. Ведь получателю письма всегда приятнее знать, что обращаются к нему лично. Обращение к человеку по имени - это основа успешного письма о продаже товара, например. И даже если вы не знаете имени адресата, то в любом случае нельзя писать должность человека в сокращенном варианте при обращении к нему.

Оформление делового письма



В идеале каждая компания имеет свой фирменный знак. Именно на нем и оформляется деловое письмо. На фирменном бланке всегда указано наименование организации, местонахождение фактическое и юридическое, контакты, сайт, электронный адрес, логотип и другие данные об организации. Поля делового письма: нижнее, верхнее, правое и левое имеют стандартные размеры. Левое поле - 3 см, так как все документы отправляются на подшивку. Правое поле - 1,5 см. Верхний и нижний отступ: 1 см.

Каждое деловое письмо начинается с краткого и броского заголовка, который располагается посередине. В заголовке непременно раскрывается содержание текста. Шапка делового письма содержит: наименование компании-получателя с указанием ФИО, а также должность лица-получателя (в правом верхнем углу). Левый верхний угол под шапкой - это место для указания регистрационного (исходящего) номера письма и даты. Если деловое письмо пишется как письмо-ответ, то следует указать, на какой документ отвечает это письмо. Заголовок делового письма указывается после даты и номера документа. Подпись отправителя указывается в конце письма. Также обязательно пишется ФИО и должность.

Если в письме указываются какие-либо финансовые данные о компании, то внизу также должна стоять подпись главного бухгалтера. Порядок расположения подписей такой: вначале подпись генерального директора, а под ней главного бухгалтера. Также в конце письма на подпись ставится официальная печать организации. Шрифт Times New Roman 12-й размер и одинарный интервал - это стандарт для официальной деловой переписки. Деловое письмо, являющееся серьезным предложением, принято отправлять отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. Курьер лично вручает письмо руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно доставляется в большом фирменном конверте, который отпечатан типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа компании.

Совет 2: Как написать деловое письмо

Деловые письма следует отличать от личной переписки. К их написанию необходимо подходить с особой внимательностью. Тема таких писем остается актуальной и в настоящее время. Их направляют друг другу партнеры, работодатели работникам и наоборот. Существует ряд правил, отступление от которых при написании деловых писем недопустимо.
Вам понадобится
  • - документы предприятия;
  • - реквизиты адресата;
  • - цель составления письма.
Инструкция
1
В правом верхнем углу делового письма, как правило, следует написать фамилию, имя, отчество и должность лица, которому оно адресовано. Если происходит переписка между разными компаниями, то необходимо указать юридический адрес предприятия, куда будет направлено письмо.
2
Посередине листа напишите обращение к адресату. Обязательно следует уважительно обращаться к лицу (лицам), до которого вы желаете донести какую-либо информацию. Не допускается по правилам никаких сокращений в данной строке, поэтому это необходимо учитывать.
3
Содержание делового письма должно начинаться с вступления, события, которые послужили возникновению определенной ситуации. Далее вам следует указать основную цель письма, по которой и идет его составление. Это может быть приглашение, к примеру, на выставку, поздравление с какой-либо значительной датой, принесение соболезнований, коммерческое или другого рода предложение, запрос о какой-то информации, ответ на аналогичное письмо, высказывание просьб о чем-либо, претензий по каким-то вопросам и многие другие цели, побудившие написать вас деловое письмо.
4
После описания цели подведите итоги, результаты, которые вы желали бы получить, направив деловое письмо адресату. К примеру, если вы предлагаете своему партнеру ознакомиться с появлением новой продукции, то итог может быть написан следующим образом: «Надеюсь (надеемся), что вы оцените качество новых товаров».
5
К письму необходимо приложить документы, если это прописано в тексте делового письма. Если вы выступили с предложением новой продукции, представьте адресату прайс-лист и презентацию товаров.
6
Как правило, заканчивать деловое письмо необходимо словами: «С уважением», далее укажите должность лица, от имени которого оно написано, его фамилию, инициалы. Принято считать, что следует указывать контактный номер телефона, адрес места нахождения предприятия, адрес электронной почты.
Видео по теме
Источники:
  • Как написать деловое письмо
  • написание деловых писем
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500