Инструкция
1
Сверьте информацию, содержащуюся в тексте уже отправленного письма, со сведениями источника. В случае, если вы нашли какие-то неточности (нередко это случается при указании номеров счетов, сведений о документах и т.п.), вам придется направить адресату и письмо-уточнение. Такое письмо следует написать и в том случае, если вы обнаружили неполноту представленной информации или решили, что источник, на который вы ссылались, не слишком надежен (такое иногда случается в ходе дружеской и деловой переписки преподавателей, ученых и т.д.).
2
Начните письмо с обращения к адресату. В зависимости от того, пишете ли вы письмо на имя руководителя организации, коллеги или частного лица, обращайтесь по имени-отчеству или только по имени. В официальной переписке предъявляются особые требования к переписке: все письма рассылаются только на фирменных бланках с логотипом организации и составляются в соответствии с установленной формой.
3
Если в связи с отправленным ранее письмом у адресата возникли какие-то неудобства, обязательно извинитесь. Например, используя стандартные формы: «Приносим свои извинения за то, что…» или «Разрешите извиниться перед Вами за то, что». Укажите причину извинений. Если вы направляете письмо коллеге или другу, извинения можно, по желанию, опустить.
4
Обратите внимание, что характерной особенностью такого письма является четкое указание на то, что оно является дополнением к предыдущему посланию. Если это официальное обращение, обязательно укажите дату, регистрационный номер и приведите краткое описание предыдущего письма. В случае неофициальной переписки достаточно будет указать дату.
5
Перечислите по пунктам все возможные уточнения со ссылкой на достоверные источники. При необходимости приложите к письму заверенные копии нужных документов или заключения влиятельных экспертов.
6
В заключении выразите надежду на то, что ваше сотрудничество не прекратится в связи с возникшими недоразумениями, и возьмите на себя ответственность за возможные сбои в работе организации-адресата по причине недостоверной информации, предоставленной вами ранее. В частной переписке попросите прислать вам комментарии к уточненным вами данным.
7
Завизируйте письмо у руководителя организации, поставьте печать, укажите дату. В письме коллеге или другу будет достаточно, если вы укажете дату и имя.