Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров.
Вам понадобится
  • - папка;
  • - все документы;
  • - карандаш;
  • - опись;
  • - сдаточная опись.
Инструкция
1
Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.
2
Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника. Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.
3
Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это необходимо простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия.
4
Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов. Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.
5
При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во второй индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по наименованию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по количеству листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания или дополнения.

Совет 2: Как сдать документы в архив

Подготовка и сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения. В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, например, документы, касающиеся кадрового учета.
Инструкция
1
Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.
2
При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.
3
Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую ценность, его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу. В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250.
4
На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись. В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре.
5
Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации. Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д.
Источники:
  • как сдать документы на регистрацию

Совет 3: Как оформлять личное дело для архива

Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки.
Вам понадобится
  • - папки;
  • - скоросшиватель;
  • - карандаш;
  • - опись;
  • - передаточная опись.
Инструкция
1
Перед сдачей личных дел в архив тщательно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров после увольнения сотрудников. Законодательством установлены определенные сроки, в которые нужно успеть передать личные дела сотрудников для архивного хранения. Они не должны превышать 12 месяцев после состоявшегося увольнения.
2
Каждое личное дело разложите в обратном хронологическом порядке. Если при трудоустройстве первой страницей было заявление, написанное сотрудником о приеме на работу, в архивных документах первой страницей будет заявление, написанное на увольнение.
3
Все листы, сложенные в нужном порядке, подшейте скоросшивателем, пронумеруйте по порядку. На отдельном листе сделайте опись. Под порядковым номером внесите в нее все скрепленные листы личного дела.
4
Опись прикрепите сверху всех страниц. Если вы оформляете личное дело по каждому сотруднику отдельно, поместите его в картонную папку, крупными печатными буквами напишите первую букву фамилии сотрудника и год увольнения.
5
При передаче дел в архив допустимо складывать несколько дел уволившихся сотрудников в одну папку, но количество листов в ней не должно превышать 250. В одну папку сложите дела уволившихся сотрудников в один год, чьи фамилии начинаются на одинаковую букву. Такое оформление личных дел чаще всего используется на больших предприятиях, где в течение одного года проходит большой поток кадров.
6
По всем подготовленным делам составьте передаточную ведомость, которая имеет унифицированную форму. В графе №1 запишите порядковый номер каждого дела, в графе №2 – индекс каждого дела по номенклатуре, №3 – наименование заголовков дел, №4 – даты, №5 – количество передаваемых листов по каждому делу отдельно, №6 – сроки хранения, №7 – дополнения или имеющиеся примечания.
Обратите внимание
Сроки архивного хранения документов составляют 75 лет.

Совет 4: Как оформить обложку дела

Согласно действующему законодательству РФ, личное дело заводится не на всех работников. Это требование обязательно только в отношении государственных служащих. Тем не менее, во многих коммерческих организациях также существует подобная практика, особенно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности.
Инструкция
1
Личное дело работника представляет собой папку со всеми необходимыми документами (заявление о приеме на работу, анкета или личный листок по учету кадров, автобиография или резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о поощрениях и взысканиях и т.д.). Поэтому для его составления снимите все необходимые копии и возьмите у сотрудника оригиналы.
2
Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72. Правда в настоящее время (особенно, в коммерческих организациях) это соблюдается не всегда. Но во избежание недоразумений и проблем с контролирующими инстанциями, необходимо следить, чтобы на обложке личного дела содержался необходимый минимум информации.
3
В верхней правой части обложки укажите порядковый номер дела (обычно – табельный номер). Именно под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (журнале) учета личных дел». В этой книге должна содержаться следующая информация: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, а также дата постановки дела на учет и дата снятия дела с учета.
4
В некоторых организациях, помимо порядкового (табельного) номера дела в правом верхнем углу обложки еще заполняют графы: «Фонд №____» и «Опись №____».
5
В средней части обложки напишите полное наименование организации. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Восток». Под ним сокращенное название организации: «ООО «Восток», а еще ниже – наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник. Например: «отдел снабжения». Под этими данными указывается: «Личное дело №…» - в соответствии с табельным номером, упомянутым в верхней правой части. Сразу вслед за этим напишите фамилию, имя и отчество сотрудника в именительном падеже.
6
В правом нижнем углу обложки личного дела должны быть такие записи:
- «Дата начала»;
- «Дата окончания»;
- «На _____ листах»;
- «Хранить _______».
Обратите внимание
Срок хранения дела в каждом случае определяется действующим законодательством РФ.
Источники:
  • личное дело титульный

Совет 5: Как оформить резюме

Работодатель при выборе соискателей на замещение вакансии предпочитает проводить первоначальный отбор по резюме. Эта бумага представляет вас еще до собеседования, поэтому резюме должно быть составлено так, чтобы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, знаний и умений требованиям свободной вакансии.
Инструкция
1
Перед составлением резюме необходимо определить его четкую структуру. Красиво и правильно оформленный текст любого документа лучше воспринимается и анализируется. Разные блоки информации должны описывать свою конкретную тематику.
2
В начале резюме следует расположить личные данные, включающие в себя полную информацию об имени, фамилии, отчестве, возрасте соискателя. Также должны быть указаны актуальные контактные данные.
3
Наименование должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу после личных данных. Здесь необходимо обратить внимание на полное совпадение наименования вакансии, которое указывается работодателем, так как ошибочное написание может оставить неправильное впечатление о резюме.
4
Далее - информация о себе как о специалисте, полностью соответствующем данной вакансии. Приведите информацию о ваших знаниях и умениях, а также основных навыках, которые являются наиболее важными для получения работы.
5
Важны информационные данные об образовании. Принято указывать учебные заведения и форму обучения в обратном порядке, начиная с последнего места учебы. Кратко сообщается о полном наименовании образовательного учреждения, о дате поступления и его окончания, а также о присвоенной квалификации.
6
Следующим пунктом необходимо расположить опыт работы. Как правило, менеджера по персоналу интересует информация о последних местах работы за период от пяти до десяти лет. При описании опыта указывать информацию необходимо конкретно и кратко, а также желательно указать, помимо выполняемых ранее обязанностей, ваши достижения.
7
Дополнительные сведения указываются в основном только в том случае, если этого требует специфика будущей работы. Такая информация может включать в себя: наличие водительского удостоверения, владение иностранными языками, опыт работы с компьютерной и оргтехникой и так далее. В дополнительных сведениях также допускается указывать краткую информацию о семейном положении, об активных увлечениях.
Обратите внимание
Для удобства ознакомления с данными соискателя рекомендуется размещение всей информации на одном печатном листе. Необходимо оформить резюме с помощью разборчивого и хорошо читаемого шрифта на белом фоне (допускаются различные светлые цвета фона). Желательно использовать форматирование текста для создания внешней его привлекательности.
Совет полезен?
При отправке резюме по электронной почте правилом хорошего тона считается совпадение электронных адресов: адреса, с которого идет отправка сообщения и адреса, указанного в резюме в разделе контактных данных.

Электронное сообщение должно содержать сопроводительный текст и приложенный файл с резюме, имеющий имя в виде вашей фамилии. В сопроводительном письме можно подчеркнуть свою заинтересованность в вакансии и готовность к сотрудничеству.

При составлении резюме зайдите на сайт предполагаемого места работы и постарайтесь найти информацию о предпочтительной его форме и требованиях, предъявляемых к оформлению.

Совет 6: Как оформить документы для сдачи в архив

Оформление документов для сдачи в архив осуществляется после завершения года. Таким образом подготавливают документы к хранению в связи с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения, а также ценности документов, дела оформляются полностью или по упрощенной системе.
Инструкция
1
Составьте номенклатуру дел для документов временного хранения (до 10 лет включительно). Проверьте правильность формирования дела (нет ли там документов с постоянным сроком хранения). Дела оставьте на скоросшивателях, они должны быть систематизированы по номенклатуре дел и нумеровать их не требуется. В архив дела сдаются по номенклатуре дел.
2
Для дел долговременного хранения (свыше 10 лет)осуществляется:
1. Переплет дела ( подшиваются в твердую папку или обложку прочной ниткой в четыре прокола или могут быть переплетены).
2. Нумерация листов (осуществляется черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа).
3. Составление заверительной надписи (указываете сколько подшито листов, имеются ли повреждения, подписываете и ставите дату).
4. Составление внутренней описи документов (для дел с особо ценными документами, личных, судебных и следственных дел и др.). В конце описи укажите количество документов в деле и количество листов описи.
5. Оформление всех реквизитов обложки дела (наименование учреждения, структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела.
3
На документы постоянного или долговременного срока хранения составьте опись. Она должна включать в себя индивидуальный номер дела, а также раскрывать в заголовке дела его содержание и состав. В описи также обязательно должен быть указан срок хранения дела. Укажите количество дел и номер первого и последнего дела, поставьте подпись и дату. На дела по личному составу составляется отдельная опись.
4
Сдайте подготовленные дела в архив. Работник архива в вашем присутствии проверит по номенклатуре или описи количество дел, сделает заверительную надпись, отметит номера отсутствующих дел, поставит дату приема-передачи дел. Опись скрепляется подписями лиц, осуществившими прием-передачу дел.

Совет 7: Как оформить личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, которые содержат сведения о работнике с момента подписании приказа о приеме на работу до даты издания приказа об увольнении. В нашей стране в обязательном порядке предусмотрено ведение личных дел только для государственных служащих. Однако большинство предприятий и организаций предпочитают систематизировать и учитывать данные о сотрудниках.
Инструкция
1
В личном деле, как правило, содержатся следующие сведения о работнике: личный листок по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, изменения и дополнения к нему, документы об аттестации и повышении квалификации, а также иные документы, которые необходимы кадровой службе (копия свидетельства о заключении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.).
2
Личное дело каждого сотрудника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель. На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела. После увольнения сотрудника личное дело закрывается. Документы в обязательном порядке подлежат к сдаче в архив.
3
Закрытые личные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела. Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.
4
Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику. Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям. Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.
5
В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а личные дела руководителей, управляющих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.
Видео по теме

Совет 8: Какие обязанности у инспектора отдела по кадрам

Инспектор отдела кадров (менеджер кадрового делопроизводства) относится к специалистам службы персонала. У него ответственная работа с документами, которая требует практических навыков и безупречных знаний трудового законодательства. За последние десятилетия появилось четкое разграничение функций инспектора отдела кадров и других специалистов службы персонала.
Основная обязанность инспектора отдела кадров - работа с документами. Было время, когда он занимался документооборотом, делопроизводством, проводил собеседования при приеме на работу, выполнял функции контролирующего органа по охране труда, на предприятии решал управленческие вопросы с руководителями отделов.

Когда произошло распределение ролей между всеми сотрудниками службы персонала, в должностной инструкции были прописаны обязанности, права и ответственность, которую несет инспектор по кадрам.

Основательный подход к оформлению документов и проверка правильности их заполнения - вот что отличает опытного профессионала кадрового делопроизводства.


Три «кита» кадровой работы



Знания, без которых инспектору отдела кадров просто не обойтись:

1. Трудовой кодекс и его последние изменения (поправки).
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
3. Программа «1C: Зарплата и Управление персоналом» (госучреждения работают на платформе «1C: Зарплата и Кадры»).

Соответственно, эти три параметра надо знать в совершенстве.


Что должен уметь инспектор отдела кадров?



1. Формировать личные дела на каждого сотрудника.
2. Оформлять приказы на прием, перевод, увольнение.
3. Заполнять, вести учет и хранить трудовые книжки в соответствии с трудовым законодательством.
4. Вести учет предоставления очередных отпусков на предприятии.
5. Осуществлять контроль за соблюдением графика отпусков.
6. Оформлять приказы на предоставление отпусков без сохранения заработной платы.
7. Составлять отчетность по количественному и качественному составу работников.
8. Готовить все необходимые документы для оформления сотрудников на пенсию.
9. Ежедневно заносить актуальные данные в табель учета рабочего времени.
10. Заполнять больничные листы.
11. Анализировать причины увольнения сотрудников.
12. Подготавливать документы к сдаче в архив на хранение.
13. Осуществлять контроль за соблюдение трудовой дисциплины на производстве, т.д. и т.п.

Этот список можно продолжать до бесконечности. Все зависит от внутренних стандартов компании и ее кадровой политики.


Качества, которыми должен обладать инспектор отдела кадров



Специфика работы инспектора отдела кадров заключается в правильном оформлении документов и их надлежащем хранении. Поэтому инспектор отдела кадров должен быть внимательным, ответственным, усидчивым. Но это не только работа с бумагами.

Инспектору отдела кадров надо уметь соблюдать формальности. Но за каждой бумагой не стоит забывать о сотрудниках.

Будьте всегда приятны в общении со своими коллегами!
Источники:
  • Инспектор отдела кадров
  • Инспектор отдела кадров
  • Должностная инструкция инспектора отдела кадров
Обратите внимание
Личные дела сотрудников хранятся в архиве в течение 75 лет с момента поступления. При необходимости из них выдаются справки для оформления пенсии, подтверждения стажа или иных сведений, но только лично уволившемуся сотруднику или по постановлению суда.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500