Инструкция
1
Выберите подходящее время для вручения сотруднику благодарственного письма. Достойным поводом для публичного выражения благодарности может быть успешное выполнение особого поручения, высокие показатели работы по итогам определенного периода, юбилей или профессиональный праздник.
2
Если вам предстоит написать письмо с благодарностью сотруднику за подготовку важного мероприятия или за заключение выгодного партнерского соглашения, поговорите с его непосредственным руководителем. Начальник структурного подразделения расскажет о вкладе поощряемого сотрудника в реализацию конкретного проекта, а также охарактеризует его с профессиональной точки зрения.
3
Составьте текст благодарственного письма на фирменном бланке организации. В правом верхнем углу расположите штамп, в левом верхнем – наименование структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы сотрудника. Обращение оформите таким образом: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемая Мария Сергеевна!». Не используйте другие варианты, например, «дорогая», «господин» и т.д.
4
Укажите повод, по которому написано данное благодарственное письмо. Обращаться к сотруднику можете как от лица руководителя, который подпишет документ, так и от лица компании в целом. В первом случае начало письма будет звучать так: «Поздравляю Вас с перевыполнением в апреле плана продаж на 100%», во втором так: «ООО «Зенит» выражает Вам благодарность за перевыполнение в апреле плана продаж на 100%».
5
Перечислите в тексте письма личные заслуги сотрудника при выполнении конкретного задания. Отметьте, что высоко цените его трудолюбие и преданность компании и надеетесь на дальнейшие профессиональные успехи. Сотруднику будет приятно прочитать, например, такую фразу: «Вы творчески подошли к выполнению проекта и приложили огромные усилия, чтобы закончить его к намеченному сроку. Вы умело координировали работу группы и достигли впечатляющих результатов. Я высоко ценю Вашу креативность и эрудицию».
6
Если благодарственное письмо составляется по поводу юбилея сотрудника или в связи с профессиональным праздником, постарайтесь больше узнать о его трудовой деятельности. Уточните количество лет, отработанных сотрудником в данной организации, должности, которые он занимал. Найдите конкретные факты, подтверждающие деловые качества сотрудника и его профессиональные достижения. Поинтересуйтесь мнением коллег об этом человеке.
7
Напишите текст письма на основе обобщенных сведений. В первом предложении после обращения укажите причину, по которой объявляется благодарность. Например: «В связи с празднованием Дня архитектора ООО «Зенит» благодарит Вас за многолетний созидательный труд и огромный личный вклад в процветание компании». Далее отметьте профессионализм сотрудника, его энергичность, неравнодушное отношение к служебным обязанностям, целеустремленность, ответственность и другие положительные качества. Не забудьте упомянуть и о способности человека поддерживать коллег, создавать вокруг дружескую атмосферу.
8
Напечатайте юбилейное благодарственное письмо типографским способом или на специальном поздравительном бланке. Это придаст ему значимости и торжественности. Реквизиты организации указывать не нужно. Должность, фамилию и инициалы сотрудника разместите слева. Обращаться в юбилейных благодарственных письмах принято от лица компании. Подписать письмо должен руководитель.