Вам понадобится
  • канцелярские принадлежности, номера телефонов получателей, журнал исходящей корреспонденции, телефонная связь
Инструкция
1
Подготовьте текст телефонограммы. Излагайте суть сообщения кратко, рекомендуемый объем текста – не более 50 слов. Если телефонограмма содержит указание на мероприятие, которое должно состояться в будущем: встреча, заседание, составление акта и т.д., то убедитесь, что вы указали конкретное место и время проведения мероприятия.
Текст должен быть изложен так, чтобы исключить возможности двойного толкования.
2
Оформите телефонограмму на бумажном носителе по правилам оформления письма руководителя. Таким образом, документу с текстом должны быть присвоены реквизиты: уникальный номер и дата составления. Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она будет передана.
3
Определите получателя телефонограммы. Если адресатов несколько, в дополнение к тексту сообщения составьте список получателей. Такой список оформляется на отдельном листе, в нем указываются названия организаций, которым следует передать телефонограмму и соответствующие им номера телефонов.
4
Зарегистрируйте телефонограмму в журнале исходящей корреспонденции. Если телефонограмма – редкое явление в вашем документообороте, для регистрации воспользуйтесь общим журналом. В том случае, если вы регулярно прибегаете к такому способу передачи информации, заведите для телефонограмм отдельный журнал, так вам будет удобнее ориентироваться.
5
Дозвонитесь адресату и попросите принять телефонограмму. Узнайте и зафиксируйте должность, фамилию, имя, отчество лица, принимающего телефонограмму.
6
Сообщите абоненту:
- должность, фамилию, имя, отчество лица, от имени которого направляется телефонограмма;
- свою должность, фамилию, имя, отчество и номер телефона.
Продиктуйте текст телефонограммы. После того как вы передали текст, попросите абонента перечитать телефонограмму, чтобы проверить правильность ее записи.
7
Узнайте у абонента входящий регистрационный номер телефонограммы, запишите его.