Совет 1: Как отправлять сопроводительное письмо

Содержание и оформление документов и деловых бумаг, которые сопровождают деятельность любого предприятия или организации, регламентируются соответствующими документами, государственными стандартами. Сопроводительное письмо относится к деловым документам, поэтому оно должно соответствовать тем требованиям к оформлению, которые устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003.
Инструкция
1
Сопроводительное письмо оформляется точно так же, как и обычное. Пишите его на фирменном бланке вашего предприятия, где указано его полное наименование, почтовый адрес, реквизиты, адрес электронной почты, контактные факс и телефон.
2
В правом верхнем углу укажите адресата письма, его фамилию и инициалы, занимаемую должность, организацию, ее адрес и не забудьте индекс того населенного пункта, где она находится.
3
В теме письма можете указать «Сопроводительное письмо к пересылаемой документации», заголовок письма делать не надо. Начните его с традиционного обращения: «Уважаемый…!». Далее напишите стандартную фразу «При этом направляем Вам …» и дайте общее название пакета документов, к которому вы прилагаете данное сопроводительное письмо. При необходимости укажите в рамках каких договоренностей или просьб пересылается данная документация.
4
Сопроводительное письмо вполне можно использовать и для обычной деловой переписки. Если у вас есть какое-то дополнительное сообщение для данного адресата, вы можете его написать вторым и третьим абзацем.
5
Напишите слово «Приложение: » или «Приложения: » в зависимости от того, какое количество документов будет приложено к данному письму. Если документ в единственном числе, то после двоеточия дайте его название, укажите на скольких листах документ и в скольких экземплярах он посылается.
6
Если документов несколько, то их перечень следует оформлять как пронумерованный список, каждый номер следует писать с новой строки. После цифры номера укажите название документа, количество листов и экземпляров.
7
Подпишите письмо тем должностным лицом, которое уполномочено подписывать подобные письма, проставьте его подпись и заверьте печатью предприятия.
8
Внизу обязательно укажите исполнителя данного сопроводительного письма, его фамилию, инициалы и контактный телефон.

Совет 2: Как написать сопроводительное письмо к документу

При направлении резюме в серьезную компанию всегда желательно приложить к документу сопроводительное письмо. Такая пояснительная записка содержит обычно сведения, которые по разным причинам не нашли отражения в основном документе. Действительно, стандартный формат резюме не всегда способен вместить значимые данные соискателя, которые могут продемонстрировать заинтересованность в той или иной вакансии.
Инструкция
1
Если вы направляете основное письмо или резюме по электронной почте, оформите сопроводительное письмо отдельным файлом и прикрепите к отправлению. Более эффектный вид сопроводительному письму придаст, конечно же, отдельный бланк, содержащий реквизиты, текст и собственноручную подпись. Контактные данные при этом укажите как в основном, так и в сопроводительном документе.
2
При составлении сопроводительного письма особое внимание уделите тому, чтобы продемонстрировать, что вы наилучшим образом подходите на данную должность. Если резюме содержит перечень ранее занимаемых профессиональных позиций, то в сопроводительном документе постарайтесь отразить о себе то, что скрывается за «верительными грамотами». Учитывайте, что в первую очередь работодатель обращает внимание именно на сопроводительное письмо, а не на регалии, указанные в резюме.
3
При написании текста письма будьте краткими, но предельно содержательными. Избегайте пустых и общих фраз, не несущих значимой информации. Оптимальный размер сопроводительного письма – одна страница текста, напечатанного легко воспринимаемым шрифтом.
4
В письме укажите должность (позицию), на которую вы претендуете или намерены претендовать в дальнейшем. Коротко расскажите о своем образовании. Опишите, почему именно данная компания привлекла ваше внимание. Работодатель при чтении письма должен понять, что вы потратили время на изучение компании и конкретного предложения.
5
В краткой форме обрисуйте те знания, умения и навыки, которые, по вашему мнению, позволят вам качественно исполнять обязанности по данной должности. Упомяните о чертах характера, которые также позволят вам эффективно действовать в рамках достижения коллективных целей, стоящих перед компанией.
6
Убедитесь, что текст не содержит грамматических и стилистических ошибок. Проверьте, правильно ли вы указали имя работодателя и наименование компании. Досадные неточности способны мгновенно испортить впечатление о вас. Прежде чем отправить сопроводительное письмо, позвольте ознакомиться с ним кому-то из близких и заинтересованных в вашем успехе лиц, это позволит получить объективную оценку вашего творчества.
Видео по теме
Источники:
  • как написать сопроводительное письмо для документов

Совет 3: Как послать резюме

Самая распространенная в наше время форма отправки резюме - по электронной почте. Однако практикуется рассылка этого документа и по факсу. В любом случае, при первом ознакомлении с ним должно быть ясно, что это именно резюме и на какую вакансию претендует его отправитель. Хорошим тоном считается отправлять также сопроводительное письмо, которое также называют мотивационным.
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - доступ в интернет;
  • - электронный адрес;
  • - факс (необязательно).
Инструкция
1
Если ваше резюме составлено давно, пробежите его свежим взглядом. Подумайте, что стоит туда добавить с момента последнего обновления. Может быть, вы сменили работу, перешли на другую должность, повысили уровень образования, освоили новые навыки, у вас появились впечатляющие профессиональные достижения.
По потребности обновите резюме и сохраните изменения.
2
Приложите резюме к электронному письму. Обычно этот документ отправляется вложенным файлом. Отправлять его в теле письма стоит лишь в том случае, если об этом просит представитель работодателя в объявлении о вакансии.
Тело лучше использовать для размещения сопроводительного письма, наличие которого значительно повышает шансы резюме на рассмотрение.
3
Составьте сопроводительное письмо. Если вы ищете работу и откликаетесь на большое количество вакансий, есть смысл составить его шаблон: это значительно сэкономит время.
В то же время постарайтесь вплести в текст письма пару-тройку фраз, из которых у того, кто будет его читать, сложится впечатление, что это не массовая рассылка, а вы проявили интерес именно к его компании, представляете специфику вакансий. Этим вы будете выгодно отличаться от массы конкурентов, тупо рассылающих резюме, толком не вчитываясь в текст объявления.
4
Не забудьте ввести в текст в поле для темы письма. Оптимальной формулировкой будет «резюме на вакансию...» или «отклик на вакансию...».
5
Если ваша профессия дает возможность показать «товар лицом», приложите к письму пару-тройку наиболее показательных и актуальных с свете специфики вакансии образцов. В этом случае оговорите в сопроводительном письме, что направляете и примеры работ, позволяющих оценить ваш профессиональный уровень.
Ссылки на примеры вы можете разместить также в теле письма, снабдив их соответствующей оговоркой.
6
Адрес получателя вводите в последнюю очередь, когда убедитесь, что ничего не забыли, вычитали текст на предмет ошибок.
Письмо без темы рискует оказаться в корзине или папке для спама. А если вы забудете вложить само резюме или примеры работ, при этом упомянув их в тексте сопроводительного письма, это произведет не лучшее впечатление.
И только окончательно убедившись, что все в порядке, давайте команду на отправку письма.
7
Если вы отправляете резюме по факсу, первым посылайте лист с сопроводительным письмом. При этом укажите в заголовке «Сопроводительное письмо к резюме на вакансию…».
В тексте самого резюме это слово употреблять нельзя. Но при отсылке по факсу можно использовать колонтитул с текстом «резюме на вакансию...»
После того, как документ уйдет, по возможности свяжитесь с получателем и уточните, читается ли текст. При необходимости отошлите документы повторно.
Видео по теме
Обратите внимание
• Никогда не называйте файл одним словом «резюме». Лучше используйте свои фамилию и имя и позицию, на которую претендуете. Это позволит ему не затеряться в общем потоке однотипных файлов, произведет хорошее впечатление на получателя, которому приходит масса файлов с одинаковым названием, а вам не даст по ошибке отправить не то резюме, если они у вас существуют в разных вариантах - свое для любой позиции из тех, на которые вы можете претендовать.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500