Совет 1: Как писать документацию

Регистрация нового предприятия подразумевает не только внесение данных о нем в ЕГРЮЛ и открытие банковского счета, необходимо также составить ряд внутренних документов, которые будут определять порядок функционирования предприятия. Если вы начинаете оформлять документацию, придерживайтесь определенных правил. Составление внутренних правовых актов рассмотрим на примере положения, так как к другим документам (правилам, инструкциям) предъявляются аналогичные требования.
Инструкция
1
Определите тип документа и его вид. Так, положения могут быть об организациях; о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление); о структурных подразделениях или службах; о положении временных органов (комиссии, советы). Положение может быть конкретным (индивидуальным) и типовым (примерным).
2
Оформляйте документ на общем бланке предприятия. Укажите следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату (датой положения считают дату его утверждения), номер документа. Укажите место его составления и заголовок. Помните, что заголовок должен согласоваться с наименованием вида документа - например, "Положение (о чем?) о бухгалтерии".
3
Оформите основной текст положения. Положения, как правило, имеют сложную структуру текста, они предполагают наличие глав, пунктов и подпунктов. При составлении документа главы нумеруйте римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.
4
По структуре текст делится на смысловые разделы. В разделе «Общие положения» изложите основную информацию. Так, если вы составляете положение о структурном подразделении, укажите, на основании какого документа подразделение было создано, какими правовыми (или иными) нормами оно руководствуется в работе, имеет ли оно собственную печать.
5
В разделе «Цели и задачи» изложите направление деятельности подразделения (временных органов), отразите суть проблем, которые решаются подразделением, уточните направление и характер их деятельности.
6
Включите разделы «Функции», «Права и обязанности» и «Взаимоотношения», чтобы четко определить задачи, выполняемые тем или иным органом (службой), разграничить информационные и документационные потоки, проходящие между службами, обозначьте положение органа в служебной иерархии, определите ответственных должностных лиц за те или иные служебные действия.
7
Гриф утверждения может быть расположен либо на самом положении, либо утверждаться другим (отдельно составленным) документом. Разметьте место для него, а также для подписи уполномоченного лица и визы согласования (если она требуется по смыслу документа). Подпишите документ у уполномоченных лиц и заверьте его печатью предприятия.

Совет 2: Как писать предложения и отчеты, которые приносят результаты

Вынесение предложений для повышения эффективности работы на предприятии и ведение отчетности являются неотъемлемой частью деятельности в рабочем коллективе. Важно составлять документацию правильно, чтобы проведенная работа действительно имела результат.
Инструкция
1
Разработайте корпоративную форму для написания предложений и отчетов. Установите полномочия сотрудников, которые обязаны вести соответствующую документацию, создайте бланки или образцы, по которым она будет разрабатываться. Руководство компании должно следить за поступающими предложениями и отчетами и реагировать на них своевременно.
2
Напишите предложение от своего имени, если у вас имеются соответствующие полномочия. Вы можете направить его вашему непосредственному руководителю или директору предприятия. В предложении вы можете выразить свои мысли по поводу внесения изменений в том аспекте деятельности на предприятии, в котором вы компетентны.
3
Выносите только те предложения, которые, по вашему мнению, являются наиболее эффективными и будут одобрены руководством. Не следует указывать ложную информацию, порочить репутацию других сотрудников, а также направлять руководству слишком большое количество предложений. В этом случае вам могут вынести административный выговор.
4
Составьте отчет, в котором сообщите руководству все предпринятые вами действия по выполнению поставленных задач. Продумайте план отчета и разработайте его поэтапно, разбив свою деятельность на определенные периоды времени: часы, дни, месяцы и т.д. Удобнее всего это делать в виде таблицы или списка.
5
Сообщите результаты работы, выполненной в каждом периоде. В конце сообщите итог всей вашей деятельности, укажите, насколько полно вы выполнили весь объем работы. Отметьте все проблемы технического и иного характера, с которыми вы сталкивались в процессе деятельности.
6
Приложением к отчету могут стать различные документы, подтверждающие проведенную работу. Направляйте отчет руководству в установленные регламентом сроки. Как правило, делать это нужно еженедельно или ежемесячно. После рассмотрения отчета или нескольких поступивших предложений руководитель может устроить рабочее совещание и огласить свое мнение.
Видео по теме
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500