Совет 1: Как написать грамотно отказ

Работая на различных должностях, люди не всегда знают, как правильно написать отказ людям или инстанциям. Возникают вопросы по поводу грамотности, форме отказа, при этом немаловажную роль играет сохранение хороших межличностных отношений.
Инструкция
1
Рассмотрите внимательно полученное обращение, не торопитесь с выводами, изучите мельчайшие подробности. Адекватно оцените ситуацию, найдите отрицательные и положительные стороны. Если отрицательных аргументов намного больше, то смело принимайте решение об отказе.
2
Вы должны юридически грамотно составить свой отказ, чтобы при возмущении обратной стороны быть уверенным в своей правоте. В верхнем правом углу напишите название организации, должность руководителя того человека, для кого предназначено данное письмо. Ниже можно написать слово «заявление».
3
Поймите, вы обязаны написать отказ так, чтобы он был прочитан до конца, в нем подробно и ясно должны быть прописаны пункты отказа. Вопросов у получателя после такого письма возникнуть ни в коем случае не должно. Если вы пишите отказ какому-либо деловому партнеру, то отказ не должен подразумевать полное прекращение сотрудничества.
4
Грамотное написание отказа подразумевает правильное сообщение плохой новости. Ваши слова должны быть настолько корректны, чтобы человек не почувствовал негативного к себе отношения. Деликатность является вашим козырем.
5
Начните с нейтрального начала. Психологически это подготовит клиента к плохой новости, выразите частичное согласие, что подбодрит ваше письмо-отказ. Будьте позитивны, пишите объяснение в приподнятом настроении, не используйте колких фраз и заумных выражений.
6
Формулируйте свои мысли четко. Рекомендуется использовать страдательный залог. Никогда не торопитесь. Как правило, отказ подтверждается документально. Приложите к вашему отказу необходимые документы, подтверждающие не ваше личное мнение, а мнение целого коллектива, компании, фирмы, организации. И наконец, если этого требуют сложившиеся обстоятельства, то приведите законодательное обоснование своих действий.

Совет 2: Как написать правильно отказ

Письмо-отказ – очень специфичная часть деловой переписки. В нем должен прозвучать отрицательный ответ на просьбу клиента или предложение партнера. При этом с получателем письма важно сохранить хорошие отношения. Чтобы недвусмысленно выразить свою позицию, но не обидеть адресата и оставить о себе благоприятное впечатление, соблюдайте основные правила написания отказа.
Вам понадобится
  • - официальный бланк организации;
  • - компьютер;
  • - принтер.
Инструкция
1
Составьте черновик письма. Не пренебрегайте этим этапом подготовки документа. Он позволит вам привести мысли в порядок и подобрать максимально корректные фразы.
2
Начните текст с традиционного обращения к получателю: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Многоуважаемый г-н Иванов!». Не используйте другие формулировки, ведь письменный отказ носит официальный характер.
3
В левом верхнем углу укажите адресата письма: наименование компании, должность, фамилию, инициалы сотрудника или фамилию и инициалы частного лица. Сведения о вашей компании будут представлены на официальном бланке в правом верхнем углу.
4
Напишите основную часть документа. Вначале повторите поступившую просьбу или предложение. Безусловно, не нужно полностью переписывать текст входящего документа. Достаточно в нескольких словах изложить его суть, используя традиционные обороты деловой речи: «В соответствии с вашим запросом о предоставлении копии приказа …» или «В ответ на вашу просьбу о продлении срока льготного кредитования сообщаем…».
5
Дальше перечислите причины отказа. Объяснение негативного ответа должно быть кратким, логичным, твердым по сути, но не резким по форме. Не искажайте ситуацию, не приводите несуществующие факты и неправдоподобные аргументы. По возможности подтверждайте свои слова ссылками на законодательные и нормативные акты. Но не впадайте в крайности. Перегружая письмо пространными объяснениями и многословными извинениями, вы рискуете еще больше рассердить адресата.
6
Заключительную часть письма начните со стандартной формулировки, позволяющей вам оставаться вежливым, но непреклонным в своем решении: «Учитывая изложенные выше факты, мы, к сожалению, вынуждены отказаться от сотрудничества с вашей компанией» или «С сожалением сообщаем о невозможности дальнейшего продления кредитной линии».
7
Попробуйте смягчить отказ. С этой целью сообщите адресату о других вариантах сотрудничества, о новых услугах вашей компании, которыми он может воспользоваться на льготных условиях, о возможности повторного рассмотрения его просьбы через определенное время и т.д. Вся информация должна быть абсолютно достоверной и актуальной.
8
Перечитайте черновой вариант письма. Исправьте ошибки, внесите необходимые дополнения и поправки. Распечатайте отказ на официальном бланке организации, подпишите у руководителя и направьте адресату.
Видео по теме
Источники:
  • Образец письма-отказа
Поиск
ВАЖНО! Проблемы сердца сильно "помолодели". Потратьте 3 минуты на просмотр ролика. Защитите себя и близких от страшных проблем.
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500