Совет 1: Как планировать рабочий день руководителя

Одна из стоящих перед руководителем задач – рациональное планирование своего рабочего дня. Невозможно увеличить количество часов в сутках, поэтому при распределении времени требуется правильно расставлять приоритеты, определять цели и задачи на несколько дней вперед. Грамотное планирование рабочего дня помогает освободить время для решения более важных творческих задач.
Вам понадобится
  • - ежедневник;
  • - стандартный распорядок дня руководителя;
  • - перечень текущих мероприятий с участием руководителя.
Инструкция
1
Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.
2
Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.
3
Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения. Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями. Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.
4
Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.
5
Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.
6
Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте от секретаря регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

Совет 2: Как планировать день руководителя

Планирование и организация рабочего времени – важная составляющая эффективной работы на любой должности. В случае же с должностью руководителя, важность предварительного планирования возрастает еще больше, поэтому необходимо очень тщательно подходить к этому вопросу.
Инструкция
1
Руководитель может планировать свое время сам или полностью или частично делегировать эту функцию секретарю-референту. В любом случае, без взаимодействия с секретарем не обойтись, так как именно он занимается подготовкой и организацией встреч, материалов к совещаниям, принимает входящие звонки. Более того, секретарь обычно держит в голове все известные ему планы руководителя и старается их распределить по рабочему времени, поэтому очень важно своевременно извещать секретаря об изменениях в своих планах.
2
Но не стоит надеяться исключительно на секретаря, важно самому научиться распределять свое время так, чтобы успеть сделать все намеченное. Хорошим способом является анализ каждого прошедшего часа с выяснением, что именно было сделано, и сколько времени на это ушло. Необходимо также выделить для себя основные глобальные задачи на посту руководителя, и основное рабочее время посвящать именно их решению. В любом случае наиболее важные задачи следует решать в первую очередь, так как известно, что за первые 20% рабочего дня решается 80% текущих задач, а остальное время тратится лишь на 20% работы.
3
Не позволяйте случайным событиям перечеркнуть ваш график. Лучше заранее заложить на них некоторое время в планах, это позволит вам с большей вероятностью успеть выполнить основные задачи. Планируя встречи, мероприятия, совещания, конференции исходите из реального времени, которое они потребуют с учетом подготовки, предварительного знакомства с материалами, спонтанных обсуждений и вопросов. Старайтесь разносить такие мероприятия по времени, чтобы начало следующей встречи не упиралось в окончание предыдущей, поскольку в таком случае вы часто будете вынуждены либо опаздывать, либо комкать финал.
4
В обязанности секретаря зачастую входит предварительное планирование на день и неделю, с учетом поступивших звонков, предложений, приглашений. Желательно в конце рабочего дня обсуждать с секретарем его представление о вашем графике, внося в него коррективы. Еще лучше делать это во второй половине дня, чтобы секретарь имел возможность внести изменения, сделать звонки с предложением перенести то или иное событие. Постоянный контакт с секретарем должен войти в привычку, ведь его график напрямую зависит от вашего, а многие мероприятия требуют предварительной подготовки с его стороны.
5
Анализируйте прошедшие рабочие дни с точки зрения эффективного распределения своего времени. Возможно, вы увидите решения, которые позволят вам успеть больше, например провести несколько встреч в одном районе или объединить какие-то мероприятия. Делайте записи о состоявшихся и планируемых событиях в ежедневнике.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500