Совет 1: Как оплатить проезд работникам

Оплата проезда работникам – это компенсация расходов за передвижение во время рабочего времени по служебным поручениям. Согласно постановлению Минфина РФ за номером 03-05-04/112 от 4 мая 2006 года все выплаты, связанные с компенсацией проезда не относятся к суммам, выплачиваемым за работу. Чтобы при проверке инспекторов из налоговой или трудовой инспекции не возникло проблем и недоразумений, все расходы следует документально оформить.
Вам понадобится
  • - должностные инструкции;
  • - приказ;
  • - уведомление в бухгалтерию;
  • - авансовый отчет.
Инструкция
1
Составьте должностные инструкции для всех сотрудников, которым вы оплачиваете проезд, связанный с производственными поручениями. В данном документе подробно опишите порядок разъездной работы и порядок компенсации за проезд. Вы можете указать, что будете выдавать проездные документы или выплачивать определенную сумму в определенные дни, если проезд связан не только с передвижением на общественном транспорте.
2
Издайте приказ. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому пишите приказ в свободной форме. Укажите все ФИО сотрудников, должность, номер структурного подразделения, отдела, то есть всех, кому вы компенсируете проезд, можете указать в списочном порядке. Если кому-то вы оплачиваете проезд путем выдачи проездных документов, а остальным наличными денежными средствами или иными способами, то приказ на всех оформляйте отдельный под разными порядковыми номерами. В приказах опишите, какие виды компенсации следует выдавать сотрудникам, в каком размере и в дату ежемесячной компенсации.
3
Подайте уведомление в бухгалтерию о выдаче компенсационных выплат. Если вы планируете выдавать их отдельно от заработной платы, то в уведомление укажите дату выплат.
4
По истечению отчетного периода все сотрудники, получившие компенсацию за проезд, обязаны представить авансовый отчет об использованных средствах с приложенными документами: билетами на транспорт, чеками на бензин.
5
В соответствии с решением директоров Центробанка Российской Федерации за номером 40 от 22 сентября 1993 года и пункта 11 о порядке ведения кассовых операций, отчеты должны быть представлены в течение трех рабочих дней после истечения финансового отчетного периода. Если это требование не выполнено, то проверка налоговых органов может принести печальные последствия. Руководителю и главному бухгалтеру выпишут огромный административный штраф за несоблюдение порядка финансового учета.

Совет 2: Как оплатить проезд сотруднику

Порядок оплаты проезда сотрудникам организации зависит от того, как квалифицируется проезд. Работа, имеющая разъездной характер, предполагает компенсацию, точно так же, как и поездки сотрудников в командировки. Служебной командировкой, согласно ст. 166 Трудового Кодекса РФ, считается любая поездка вне места постоянной работы сотрудника по письменному распоряжению работодателя на определенный срок по служебному поручению.
Инструкция
1
Чтобы оплатить проезд сотруднику в командировку, ее нужно оформить соответствующим образом. Издайте приказ о направлении сотрудника в командировку, выпишите ему командировочное удостоверение, а также служебное задание по унифицированной форме, в которую также входит отчет о выполнении. Чтобы все соответствовало букве закона, в трудовом договоре должно быть указан адрес стационарного рабочего места этого работника.
2
Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить расходы сотруднику, направляющемуся по приказу в командировку. К ним относятся расходы: на проезд к месту командировки, по найму жилого помещения, компенсационные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства – суточные, иные расходы, которые будут произведены с ведома работодателя.
3
Размеры компенсационных выплат и порядок возмещения командировочных расходов определите в соответствии с коллективным договором вашего предприятия или локальными нормативными актами, разработанными по этому вопросу. Предприятие имеет право этими локальными актами устанавливать собственные размеры компенсаций, но, чтобы они не считались доходом и не облагались налогом, размер суточных для командированного работника в пределах территории РФ не должен превышать 700 рублей.
4
Предусмотрите соответствующие компенсации в локальных нормативных актах. В этом случае страховые взносы на компенсацию расходов на проезд от места пребывания работника до места командировки начисляться не будут. Согласно ст. 9 Закона «О страховых взносах…», выплаты, имеющие компенсационный характер, не облагаются страховыми взносами.
5
Не подлежат обложению НДФЛ, согласно п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, документально подтвержденные расходы на билеты к месту назначения и обратно, транспортные и комиссионные сборы, оплата за проезд на вокзал и обратно в местах отправления, назначения и транзитных пересадок. Не учитываются как доход оплаченный организацией провоз багажа, расходы по найму жилья и услуг связи.
6
Расходы на проезд к месту работы от места, где командировочный снимает жилье, не признаются командировочными расходами, так же, как и иные расходы, возмещаемые работнику по решению руководства (поездки на такси, экскурсионное обслуживание). Если предприятие решило их возместить, то они подлежат включению в его совокупный доход и облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов.
Источники:
  • Налоговый Кодекс РФ
  • сотруднику оплатили проезд
Источники:
  • оплата проезда сотрудникам
Поиск
ВАЖНО! Проблемы сердца сильно "помолодели". Потратьте 3 минуты на просмотр ролика. Защитите себя и близких от страшных проблем.
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500