Инструкция
1
Если не знаете, когда получатель прочтет письмо, напишите в приветствии «Здравствуйте» или «Доброго времени суток».
2
Выбирайте стандартный шрифт и черный цвет букв. Разноцветные слова не удобны для чтения, отвлекают внимание и не дают вникнуть в суть текста. Если хотите выделить какую-то фразу, напишите: «Обращаю Ваше внимание, что...»
3
Обращайтесь к человеку по имени, а к вышестоящему по должности - по имени и отчеству. Перед обращением напишите «Уважаемый ...» Деловая переписка может попасть на стол к директору, поэтому лучше избегать уменьшительно-ласкательных и просторечных выражений.
4
Обращаясь к партнеру, пишите слова «Вы», «Вам», «Ваш» с прописной буквы. Если письмо адресовано нескольким людям - употребляйте строчную.
5
Последующий текст должен быть написан грамотно, простыми предложениями, без употребления слов, которые могут быть не известны партнеру. Если в тексте присутствуют технические термины или иностранные выражения, обязательно давайте их расшифровку.
6
Начинайте письмо с изложения сути проблемы, а потом задавайте интересующие вопросы.
7
Постарайтесь уложиться в 1/3 листа А4 12-м шрифтом. Объемные сообщения воспринимаются тяжело, их не дочитывают до конца или пропускают целые предложения. Если нужно сообщить о многом, разбейте информацию на несколько писем или приложите файл с подробным описанием. Если сведения важны для получателя, он обязательно откроет вложение.
8
В конце делового письма напишите «С уважением, имя и фамилия». Если переписка идет по электронной почте, составьте подпись, которая будет сопровождать все сообщения. Укажите следующую информацию:- фамилия, имя, при необходимости - отчество;- должность;- название организации;- адрес;- телефон - рабочий и мобильный;- дополнительные сведения - слоган, пожелание и т.д., если это предусмотрено корпоративным стилем.
