Совет 1: Как завершить письмо

Некоторые письма заканчиваются настолько расплывчато, что адресат остается в недоумении: приходится перечитывать текст, чтобы понять суть. В связи с нехваткой времени получатель может выбросить письмо или на что-то отвлечься и уже не вникать в изложенную ситуацию. Четкая, лаконичная и грамотная концовка подчеркивает уважение к читателю и помогает быстро отреагировать на просьбу или требование.
Инструкция
1
Изложите в трех пунктах, что хотели сказать. Может казаться, что мысли изложены понятно, но восприятие информации зависит от состояния читателя. Поэтому перечитайте текст и выпишите отдельно три главные мысли. Это могут быть факты, даты, имена и т.д. Здесь не нужны эмоции, пишите кратко, в нескольких словах, потому что надо лишь подвести итоги, напомнить основные моменты.
2
Напишите три действия, которые должен выполнить получатель письма. Реакция людей может быть непредсказуемой. Вам кажется, что на изложенную информацию можно отреагировать однозначно, но человек делает это в зависимости от индивидуальных привычек и намерений. Если четко не указать, чего ожидаете от читателя, он не поймет или скажет, что не понял.
3
Расположите список, полученный на предыдущих шагах, в порядке убывания важности. Концовка письма иногда напоминает последнее слово на судебном заседании: от этого зависит впечатление получателя письма, выводы и последствия. Удалите из списка пункты, которые можно опустить без ущерба для смысла сообщения. Оставшийся краткий список расположите в конце письма, чтобы читатель ничего не пропустил.
4
Укажите сроки. Если ждете реакции на письмо, конкретизируйте ваши ожидания. У некоторых людей есть склонность тянуть до последнего, так что указание конкретного времени может оказаться не лишним.
5
Оставьте контактные данные. У вашего корреспондента должна быть возможность быстро найти ваш телефон. Предугадывайте такие ситуации и на всякий случай размещайте в письме необходимую информацию, даже если уверены, что она есть у получателя.
6
Будьте вежливы, скажите что-то приятное, поблагодарите за уделенное время. Адресат охотнее отреагирует и свяжется быстрее, если письмо доставило ему удовольствие или сохранило от неприятных переживаний.
7
Обязательно подписывайте сообщение именем: так создается ощущение реального общения. Это важно, чтобы человек сосредоточился на ответе и отнесся к этому ответственно. Показывайте пример, и люди будут относиться к вам так же.

Совет 2: Как закончить письмо

Существует множество способов закончить письмо, однако большинство людей стандартно используют несколько формальных концовок. Поэтому нам все будет нелишне ознакомиться с дополнительными идеями окончания письма, которые вдохновят нас на что-то кроме как «искренне ваш».
Вам понадобится
  • Ручка
  • Бумага
Инструкция
1
Чаще всего письмо заканчивают прощальным выражением, затем ставят запятую, а потом свое имя или подпись.
2
Прощальное выражение заканчивает любое письмо. Чаще всего мы используем что-то вроде «С уважением» или «Искренне Ваш». Это классические окончания письма, но немного набившие оскомину. Они прекрасно подходят для бизнес коммуникаций, но лучше не использовать их в личной переписке. Иначе это будет звучать довольно холодно.
3
Если вы пишете письмо членам семьи, родственникам или любимым, используйте более неформальный способ закончить письмо: «Пока», «Скоро увидимся», «До скорого», «С Любовью».
4
Когда вы пишете письмо тому, кого вы знаете лично, но не можете отнести этого человека в круг друзей, лучший способ закончить письмо - использовать фразы вроде «С нетерпением жду ответа», «Пока!» или «С наилучшими пожеланиями».
5
Когда вы заканчиваете писать письмо из организации в организацию, перед отправкой обязательно убедитесь, что исходящий документ составлен на бланке вашей компании.
Видео по теме
Источники:
  • завершение письма
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500