Совет 1: Как отправить факс на почту

Для отправки факсов по электронной почте можно воспользоваться специализированными онлайн-сервисами. Некоторые сервисы являются бесплатными, другие взимают ежемесячную плату за услуги по отправке факса. Такие сервисы, как eFax, Fax Zero and Got Free Fax предоставляют реальный номер, который можно использовать для отправки факса на адрес электронной почты.
Инструкция
1
Зарегистрируйтесь в одном из бесплатных сервисов, который позволяет выбрать номер для отправки факса по электронной почте. Убедитесь, что у получателей, которым планируете отправить факс, также имеются номера, которые привязаны к учетным записям электронной почты. В противном случае, они не смогут получить факсимильное сообщение, отправленное с вашего номера.
2
Откройте программу для работы с электронной почтой или авторизуйтесь в своем аккаунте на сайте почтового сервиса (например, Gmail). Для этого введите имя пользователя и пароль в соответствующие поля. Нажмите кнопку Sign In («Войти»). Выберите опцию Compose Message («Написать сообщение») или Compose Mail («Написать письмо»).
3
Заполните информационные поля для отправки факсов на адрес электронной почты получателя. Введите номер факса получателя в поле T («Кому»), добавьте краткое описание сообщения в поле Subject («Тема»). Составьте текстовое сообщение и введите его в поле Message («Сообщение») или основную часть окна почтовой программы или сервиса.
4
Загрузите сохраненный на компьютере файл в виде вложения. Если необходимо отправить документ, нажмите на кнопку Attachments («Вложения»), затем Browse («Обзор»), чтобы найти путь к файлу документа на компьютере. Убедитесь, что отправляемая информация не защищена паролем, доступна не только для чтения или не зашифрована.
5
Используйте опцию Spellchecker («Проверка орфографии»), чтобы найти любые опечатки и грамматические ошибки, которые могут быть в сообщении. После завершения редактирования факсимильного сообщения, нажмите кнопку Send («Отправить»). Для того, чтобы получать факс на электронную почту от других пользователей, сообщите им свой номер. Затем откройте почтовую программу или войдите в аккаунт электронной почты и проверьте почтовый ящик на наличие факсимильных сообщений.

Совет 2: Как связаться с компанией

Связаться с любой компанией можно несколькими способами: позвонить по телефону, отправить ей факс, по электронной почте или через программы-коммуникаторы (скайп, ICQ и др.) или воспользоваться услугами почтовой связи. Эффективность и предпочтительность каждого способа зависит от повода для обращения и реакции на него компании.
Вам понадобится
  • - компьютер с доступом в интернет;
  • - телефон или факс;
  • - адрес электронной почты;
  • - аккаунт в той или иной программе-коммуникаторе;
  • - почтовый конверт и бланк уведомления о вручении.
Инструкция
1
Если вы знаете телефонный номер компании (найти его можно в телефонных справочниках, на корпоративном сайте и в других открытых источниках), можно просто по нему позвонить. Вы можете попросить соединить вас с нужным сотрудником или попросить переадресовать к тому из них, к чьей компетенции относится ваш вопрос.
Не исключен, однако, и вариант, когда на том конце провода сошлются на отсутствие нужного специалиста или просто откажутся вас с кем-либо соединять.
Зная номер факса, вы можете позвонить по нему и отправить свое послание. Однако нет никакой гарантии, что то не будет проигнорировано.
2
По мере развития информационных технологий все больше предприятий и организаций активно используют возможности интернета: корпоративный сайт, электронная почта (трудно представить сегодня фирму, с которой было бы нельзя связаться этим способом), различные онлайн-коммуникаторы.
Само собой, при использовании компанией электронных способов связи с внешним миром вы можете найти все необходимые контакты на ее сайте и ими воспользоваться, скопировав электронный адрес и направив письмо на него или же сообщение через скайп, ICQ или другую аналогичную программу.
Стопроцентной гарантии успешного контакта нет. Ответят вам лишь в случае, если сочтут нужным.
3
Самый старый способ связи - обращение по почте. Он самый долгий, но предпочтительный в конфликтных ситуациях. Если вы направляете в компанию претензию или другое письмо подобного плана, уведомление о вручении будет подтверждением того, что отправление достигло адресата и даст возможность при решении проблемы через суд требовать от компании дополнительных компенсаций за игнорирование вашего обращения или немотивированный отказ.
Видео по теме

Совет 3: Как отсылать факс

Отправить факс можно как через факсимильный аппарат, так и через специальные онлайн сервисы или клиентские программы, которые нужно устанавливать на компьютер. Выбор способа зависит от ситуации, но ничего сложного в любом из способов нет.
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - интернет;
  • - факсимальный аппарат.
Инструкция
1
Для того чтобы отправить факс через факсимильный аппарат необходимо сделать следующее: вставьте листы, которые вы собираетесь отправить, в предназначенное для этого отделение. Листы кладутся лицевой стороной вниз. Затем снимите трубку на аппарате и наберите номер получателя. Дождитесь нестандартного, пищащего гудка. Если трубку поднимет секретарь, попросите перевести на факс и тоже дождитесь гудка, свидетельствующего о приеме факса. Нажмите кнопку "FAX" или "START". В большинстве моделей это большая круглая зеленая кнопка. Листы начнут проходить через аппарат. Дождитесь, пока пройдут все. Затем позвоните отправителю и уточните, что факс получен. Такой способ самый легкий, но он предполагает наличие факсимильного аппарата под рукой, что не всегда возможно.
2
Другой способ - послать факс через интернет. Для этого вы должны перевести отправляемый документ в формат PDF. Существует множество программ, которые позволяют это сделать, в их числе bullzip. Найдите программу в поисковике и установите на компьютер. Затем воспользуйтесь онлайн сервисом, которые позволяют провести отправку факса через интернет. Это не бесплатно. В числе сайтов, оказывающих такую услугу http://www.faxnet.ru/. Зарегистрируйтесь, пополните счет и следуйте указанной инструкции. Принцип может быть разным на разных сайтах, нужно либо загрузить документ, либо отправить его по электронной почте на указанный адрес.
3
Третий возможный способ - скачайте или купите программу, которая устанавливается на компьютере и позволяет отправлять факсы, например, Venta4Net или FaxManager. Преимущество в том, что оплата производится единоразово, что более разумно для компании. Учтите, что для правильной работы таких программ иногда требуется модем, который подключен к телефонной линии.

Совет 4: Как писать факс

Если вы собираетесь отправить письмо по факсу, следуйте определенным правилам при его составлении для того, чтобы оно было прочитано адресатом, а не отправлено сразу в корзину для бумаг.
Инструкция
1
Составляйте письмо в текстовом редакторе MS Word или, используя шаблон, который можно подобрать в MS Publisher (с логотипом компании). Если вы собираетесь отправлять таблицы, допустимо использовать и MS EXEL. Картинки должны иметь расширение .JPEG.
2
Размер стандартного письма, отправляемого по факсу, – одна страница формата A4. Шрифт – не менее 10 кегль. Поэтому не растекайтесь мыслью по древу, чтобы не пришлось посылать письмо на нескольких страницах. И не пытайтесь уместить всю необходимую, на ваш взгляд, информацию на одной странице, используя размеры шрифта, стремящиеся к нулю.
3
Излагайте информацию кратко и понятно. Если вашему адресату потребуются какие-то дополнительные сведения, информационные таблицы, рисунки, он не замедлит сообщить вам об этом по указанным в вашем письме номерам телефонов или адресу электронной почты. Пишите только о том, что может быть интересно вашему адресату. Если вам был направлен запрос, отвечайте только на него.
4
Не вставляйте в текст слишком мелкие рисунки или картинки со сложной графикой, чтобы у вашего адресата не сложилось в прямом смысле слова «смазанное» впечатление о вас, ваших услугах, и вашей компании.
5
Обращайтесь к каждому адресату по имени-отчеству, даже если вы занимаетесь рассылкой писем по факсу. Обязательно поблагодарите адресата за то, что он читает это письмо, и только потом переходите к изложению имеющейся у вас информации о ваших товарах или услугах, или ответу на интересующий его вопрос.
6
Если вы занимаетесь коммерческой рассылкой, постарайтесь привлечь внимание потенциального клиента ценами и скидками на ваши товары или услуги, выделив их графически.
7
Заканчивая письмо, обязательно выразите надежду на дальнейшее сотрудничество. Укажите адрес, номер телефона/факса и e-mail вашей организации (даже если они уже были указаны вами ранее).
Источники:
  • Онлайн-сервис eFax
  • Онлайн-сервис Got Free Fax
  • можно ли отправить факс на почте
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500