Совет 1: Как организовать совещание

Совещание - традиционный атрибут любого управленческого процесса. Значимость, характер, технический уровень, продолжительность этой деловой встречи могут быть различными в зависимости от конкретных целей и условий проведения. В то же время у этого мероприятия есть две главные отличительные черты: на совещании обсуждается та или иная проблема или задача, а итогом должно стать определенное решение. Результативное совещание требует четкой организации.
Инструкция
1
Перед созывом совещания и приглашением на него определенного состава участников сформулируйте цель рабочей встречи. Уточните для себя: каким решением оно должно завершиться. Итогом может быть утверждение плана работы на определенный период, разработка проекта актуального приказа, составление сетевого графика и т.д.
2
Если на совещании будет решаться какая-то проблема, цель делового собрания потребует ответа на вопросы: почему, зачем и как. Есть непреложное правило: прежде чем договариваться, надо договориться, о чем пойдет речь. Может случиться так, что авторитетные участники совещания окажутся при мнении, что объявленной проблемы не существует. Особые совещания – по генерированию (выработке) идей. Они могут проходить в виде так называемого «мозгового штурма». Обстановка для такой процедуры нужна нестандартная, творческая.
3
Важный этап подготовки совещания - формулировка повестки дня. Совещание может оказаться бесполезным и непродуктивным, если его информационная и проблемная составляющие не будут работать. Поэтому четко продумывайте постановку темы разговора. Сравните: «Вопрос о росте продаж продукта А в розничной сети» и «Согласование действий по увеличению продаж продукта А в розничной сети». В первом случае обсуждение может превратиться в банальные отчеты, во втором - в решение наболевших проблем.
4
Немаловажное значение имеет место проведения совещания. Есть верное психологическое наблюдение: если обсуждение проводится в кабинете руководителя, его взгляд на решение той или иной проблемы может заведомо оказаться доминирующим и более предпочтительным. Оптимальным вариантом может стать любое другое помещение (конференц-зал, просторная комната). Помните: зона комфортного общения - расстояние около метра. По возможности, учитывайте это при расстановке стульев. Хороши для совещаний круглые или овальные столы. Выездное совещание может быть еще более уместным в конкретных ситуациях, но это очень затратный вариант.
5
Вдумчиво планируйте время совещания. Нерационально назначать его перед обеденным перерывом или в конце рабочего дня Утренние часы предпочтительнее. Если совещание планируется длительным, организуйте перерывы или кофе-паузы (каждый час - по 5-10 минут). Если вам нужно провести информационное совещание-оперативку, возможен вариант без классического заседания, т.е. без стульев.
6
Дисциплинирует сотрудников организации и становится частью корпоративной культуры четкий график проведения совещаний: рекомендуется проводить их в постоянный день недели и в определенное время (к примеру, в пятницу утром).
7
Серьезные совещания часто требуют наглядности: демонстрации таблиц, схем, показа видеоматериалов. Желательно иметь для этих нужд маркерную доску, флип-чарт, экран.

Совет 2: Как провести совещание

Проведение совещаний - одно из важнейших заданий любого менеджера. Многое зависит от того как оно будет проведено и какое решение будет впоследствии принято. Как показывает статистика, 80 % времени менеджер затрачивает именно на совещания и конференции. По сути, это составляющая – главная часть его работы.



Для того чтобы провести совещание и оно прошло успешно, нужно его правильно организовать и подготовить. Желательно заранее о нем сообщить, чтобы смогли подготовиться и другие.

Существует несколько основных типов совещаний: решение проблемы, принятие решения, отчет, обмен мнениями и обратная связь. Стоит разобраться в двух основных:



  • Решение проблемы. Тип совещания, при котором определяют проблему, а затем находят пути ее решения.

  • Принятие решения. Тип совещания, при котором выбирают конкретное решение для последующей реализации.


Решение может быть единодушным, выбираться путем голосования или основываться на мнении конкретных лиц. Чаще всего это руководители, опытные работники или главные акционеры (если таковые есть).

Для того чтобы правильно провести совещание необходимо заранее подготовиться и решить:



  • кто и как сможет помочь при принятии решения;

  • в каком помещении оно будет проводиться;

  • сколько времени потребуется;

  • какое оборудование необходимо для проведения.


Существует несколько схем проведения совещания. Например, в демократическом обществе, более приемлема и показательна система голосования. Хотя, как показывает практика, решение принятое лидером – более устойчивое и занимает меньше времени на само принятие. Важно помнить, что дебаты – не совсем предпочтительная схема. Их продолжительность прямо пропорциональна теме. То есть, чем проще и понятнее вопрос, тем дольше будет продолжаться его обсуждение. Так, существует риск, что принятие решения затянется до бесконечности.

Так же, существует несколько незыблемых, вспомогательных правил:



  1. Совещание стоит начинать вовремя. Подопечным, которые все время опаздывают, можно дать какое- то задание. Тем самым - замотивировать.

  2. Интересоваться вначале совещания – все ли смогут остаться до конца. Если нет - спросить причину. Это уменьшит соблазн нерадивых сотрудников уйти до конца.

  3. Записывать вопросы на доске. Это избавит от излишних повторов.

  4. Выслушивать все предложенные идеи. Не давать возможность кому- то неуважительно доминировать.

  5. Если кто- либо своим неприемлемым поведением нарушает ход совещания – попросить удалиться. Затем снова продолжить совещание.

Видео по теме
Обратите внимание
Ход совещания не должны нарушать досадные мелочи (нехватка ручек, бумаги у участников). Заранее поставьте воду, стаканы, при необходимости разложите листы с повесткой дня.
Полезный совет
Все чаще на предприятиях внедряются стандарты подготовки, проведения и контроля за результатами совещаний. В них регламентируются вопросы:
- кто и как инициирует проведение сборов, кто и как их готовит;
- кто ведет встречи (в зависимости от формата);
- как формулируются решения и как они вносятся в систему контроля;
- кто и как контролирует исполнение принятых на совещании решений.
Как подготовить совещание
Связанная статья
Как подготовить совещание
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500