Совет 1: Как организовать конференцию

Предприятия, организующие конференции, желают достичь разных целей. Для кого-то это основной процесс бизнеса, кто-то себя позиционирует как индустриального лидера, и конференция может закрепить за ним данный статус. Некоторые видят в конференции важную составляющую традицию компании. При этом, ни один организатор не захочет провалить собственную конференцию, а также чтобы она прошла в скучной атмосфере и собрала небольшое количество участников.
Инструкция
1
Запишите видение конференции и ее концепцию на бумагу. Создайте краткое описание мероприятия, как приглашение к сотрудничеству.
2
Сформируйте организационный комитет, в котором должны быть отражены следующие области: администрирование (выберите главу организационного комитета), программа, реклама, маркетинг, работа с партнерами, организационные вопросы, логистика и финансы, продажи, а также работа с участниками.
3
Подготовьте документ, который наглядно покажет к какому времени можно достичь определенных результатов. Также этот документ должен отразить, по каким направлениям эти результаты должны быть получены.
4
Составьте список желаемых докладчиков и получите их принципиальное согласие.
5
Разработайте статусы для своих партнеров. Составьте список всех потенциальных партнеров и получите их принципиальное согласие.
6
Составьте список потенциальных участников и начните рассылать приглашения.
7
Найдите помещение для проведения конференции.
8
Проведите встречу с лицами, которые станут ответственными за работу с регистрацией.
9
Составьте пресс-релиз (определенное информационное сообщение, которое будет содержать в себе новость о данной организации с упоминанием соучастия экспертов, партнеров, местоположения).
10
Подготовьте баннеры, ролики, интервью, шаблоны для презентации, аудиозаписи для возможности ее последующей выкладки в интернете на открытых ресурсах.
11
Делайте рассылку один раз в две недели по зарегистрированным участникам с соответствующей информацией о том, насколько программа пополнилась экспертами и какие произошли изменения или новые события. Дайте людям возможность прослеживать подготовку к мероприятию, приглашать в качестве партнеров других заинтересованных людей, просите распространять их информацию о предстоящем мероприятии.

Совет 2: Как организовывать конференции

Организация конференции требует тщательной подготовки. Разделив этот процесс на этапы, можно с минимизировать трудовые затраты при высоком уровне проведения мероприятия.
Вам понадобится
  • Компьютер с выходом в интернет и справочными программами по городу, телефон.
Инструкция
1
Определиться с темой конференции, числом потенциальных участников, сроками проведения и лекторами. Провести переговоры с лекторами для получения согласия на выступление.
2
Исходя из тематики и планируемого числе участников необходимо подобрать варианты мест проведения конференции. Это могут быть Дома культуры, конференц-залы гостиниц, рестораны, базы отдыха и другое. Подбор осуществляется по средствам поиска в сети интернет и различных справочниках города, на основе полученных данных формируется таблица потенциальных мест с указанием названия, адреса, телефона, количества мест, стоимости и наличия необходимого оборудования (например, проектора, экрана, микрофона).
3
Прозвонить получившуюся базу потенциальных мест и уточнить по возможности проведения в желаемые дни, стоимости аренды, наличию дополнительных услуг (например, организации фуршета). В результате выбрать место проведения и дату.
4
Разработать фирменный стиль конференции (символ, слоган, цвета и другое) и определиться с необходимой продукцией (фирменные блокноты, ручки, приглашения, футболки и другое). Заказать продукцию для мероприятия в сувенирных компаниях. Также сформировать планируемую программу.
5
Отправить приглашения потенциальных участникам на фирменных бланках по электронной почте или по средствам нестандартного решения при помощи курьера/почты (например, на конференцию по флористике в виде цветка из ткани на дизайнерском картоне).
6
Регистрация участников, детализация программы, помощь в трансфере и подборе места проживания (в случае такой необходимости). Работа с субподрядчиками по организации фуршета, фотосъемки и другое.
7
Накануне мероприятия проверить готовность зала - оборудование, сувенирная продукция, организация фуршета и другое.
8
Во время мероприятия необходимо координировать работу субподрядчиков: промоутеров, кейтеринговые службы, фотографов и другое.
9
После конференции отправить по электронной почте на фирменном бланке благодарность за участие в мероприятие, можно попросить дать отзывы.
Видео по теме
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500