Инструкция
1
Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые на предприятии, нужно руководствоваться следующими документами:

  • утвержденный Росархивом «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения»;

  • инструкция по делопроизводству (разрабатывается управляющим органом).

Основываясь на этих документах, на каждом предприятии должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит деление приказов, распоряжений и прочих документов.


В зависимости от численности предприятия и его структуры разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.
В любом случае все приказы на предприятии условно делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

2
Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.
Различаются документы по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.
Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам хранятся 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов велик, в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения они уничтожаются с оформлением соответствующего акта.

3
Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.
Отдельное дело – приказы о приеме, увольнении и перемещении со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы сшиваются в одну папку вместе с журналом регистрации и сдают в архив.
4
В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).
Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы разбора (объяснительные записки, протоколы, уведомления и решения профсоюзного комитета и пр.).
По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.


5
Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего. Дело сдается в архив по мере формирования.