Совет 1: Как подготовить и провести конференцию

Конференция в любой организации является чрезвычайно важным мероприятием. Она требует тщательной подготовки и безупречной реализации. Любой нюанс может испортить впечатление о вашей компании. Существуют основные принципы, которые следует учитывать для организации успешной конференции.
Вам понадобится
  • Бумага, интернет, деньги
Инструкция
1
Поставьте перед собой четкую цель. Зачем вам нужна эта конференция? Что, в конечном итоге, вы хотите получить? Конференция может быть направлена на обеспечение компании надежными бизнес-контактами, на улучшение имиджа, на поиск инвесторов и т.д. В зависимости от этого выбирается определенное направление, которого следует придерживаться на протяжении процесса подготовки и проведения мероприятия. Помните, что цель должна быть досягаема, измерима и иметь реальные временны́е характеристики.
2
Дайте название мероприятию. Если оно проводится не в первый раз, то не забудьте указать нумерацию. Название должно быть ярким, броским, интригующим. Ваша целевая аудитория должна заинтересоваться конференцией.
3
Определите четкую целевую аудиторию. Даже идеально подготовленная и организованная конференция может не принести никакого эффекта, если вы пригласите на нее не «тех» людей. Задайте себе вопрос, кто должен выступать, чье мнение должно быть услышано, чем это мероприятие может быть интересно гостям. Попробуйте определить, где и как лучше общаться с потенциальной целевой аудиторией, что влияет на принятие нужных людей решения об участии в организуемом вами мероприятии.
4
Определитесь со временем и местом проведения конференции. Большинство конференций проводится в будни (кроме пятницы), если не предполагается длительное мероприятие. От места во многом зависит все мнение о событии в целом. У гостей отношение к конференции формируется еще тогда, когда они только ищут конференц-зал или отель. Поэтому как можно более подробно опишите маршрут, по возможности разместите указатели.
5
Объявите о проведении конференции. Выберите СМИ, к которым наиболее часто обращаются представители вашей целевой аудитории. Разместите в них рекламу или статьи о предстоящем мероприятии. Разошлите приглашения всем интересующим вас гостям. Будет это информационное письмо или красочный бюллетень, решать вам. В приглашении укажите место, время, название и направление конференции.
6
Соберите комитет, который рассмотрит все отклики на ваше предложение и отберет наиболее интересные и соответствующие теме заявки. После этого можно будет приступить к формированию программы мероприятия.
7
Распределите обязанности внутри команды. Кто-то отвечает за общение с гостями, кто-то решает все вопросы со СМИ, кто-то ведет мероприятие и т.д. Предоставьте всем участникам конференции дополнительные материалы о выступающих. Перед мероприятием обязательно проверьте всю технику.
8
Если вы понимаете, что не укладываетесь во временны́е сроки, установите лимит времени на каждое выступление и на количество вопросов. Обратитесь к аудитории с предложением задать выступающим все дополнительные вопросы уже после окончания мероприятия.

Совет 2: Как подготовить и провести мероприятие

Иногда появляется необходимость, или возможность, или потребность подготовить и провести мероприятие, которым ранее не приходилось заниматься. В результате появляется новый опыт, рост и положительные переживания. В качестве примера рассмотрим подготовку и проведение урока для начинающих шахматистов. Ведь по аналогии можно готовить и многие другие события.
Инструкция
1
Определите конечную цель занятия. Допустим, надо организовать досуг ребятишек. Подготовим для них первый шахматный урок. Поскольку опыта таких занятий у вас нет, ставьте очень простую цель. В данном случае предположим, что никто из детей в шахматы играть не умеет. Пусть после первого занятия они научатся расставлять на доске все фигуры.
2
Придумайте историю. Ваше мероприятие не должно быть скучным. И не важно, для детей вы это делаете или для взрослых. Все должны получить удовольствие. Не будьте слишком серьезным. Чтобы придумать историю, надо представить, что вы находитесь в сказке. Сейчас сказка будет шахматной. Пусть это будет парад шахматных фигур. А шахматная доска - площадь для торжественного парада. В нашей истории дети будут по-очереди командовать парадом.
3
Разбейте путь к цели на несколько простых временных отрезков, минут по 5-7. Первый отрезок - знакомимся с площадью для парада. Второй отрезок - назначаем командующих разными фигурами. Третий отрезок - проводим генеральную репетицию перед парадом. Четвертый отрезок - проводим парад. Пятый отрезок - меняемся ролями и все делаем сначала.
4
Сформулируйте в письменном виде, как будет проходить каждый временной отрезок. Пишите так, будто уже обращаетесь к детям. Первый отрезок может выглядеть следующим образом. "Ребята, сегодня у нас будет торжественный парад. Кто знает, что такое парад? А где обычно проходят парады? Наш парад будет проходить на специальной площади - шахматной доске. Расскажите, что вы видите на этой площади для парада? Каждая клеточка - это место для одного участника. И каждый участник должен стоять только на своем месте, тогда парад получится красивым."Аналогично напишите, как будут проходить все остальные временные отрезки. Записи должны быть очень краткими. Во время занятия больше времени должно уходить на практические упражнения, а не на слушание теории. Поэтому сокращайте, сокращайте и сокращайте, пока не получится быстрое объяснение.
5
Проведите репетицию вашего мероприятия. Для этого пригласите одного-двух слушателей, которые смогут дать вам подсказки. Вы проговорите все, что приготовили. Это поможет вам немного пережить то, что будет дальше. И потом вы будете меньше волноваться. Пусть один приглашенный вообще не умеет играть в шахматы. А второй - очень хорошо умеет играть. Так вы получите подсказки от людей разного уровня.
6
Проведите занятие. Не оценивайте себя. Просто старайтесь получить удовольствие от общения.
7
Сделайте выводы. Удалось ли вам достичь поставленной в первом шаге цели? Запишите ваши переживания и выводы в дневник. В будущем эти записи помогут готовиться к подобным мероприятиям.
Видео по теме
Обратите внимание
Не старайтесь быть идеальным. Именно то, что вы считаете недостатком, даст вашей встрече ту индивидуальность, которая надолго запомнится всем участникам. Пусть все радуются, даже если вы ошибаетесь. Главное, чтобы вы пришли к цели. И чтобы ваши подопечные сделали это не "из под палки", а с прекрасными ощущениями. Тогда они еще захотят с вами встретиться.
Совет полезен?
При подготовке не читайте умных книг. Вы только запутаетесь или будете чувствовать себя неуверенно. Сделайте все по-своему, как еще никто в мире этого не делал. А уже после занятия углубитесь в книги, чтобы понять, что улучшить в будущем. Так вы быстрее найдете свой стиль.
Источники:
  • Как спланировать и провести урок литературы
Видео по теме
Обратите внимание
Где провести конференцию или презентацию? Сегодня маркетинг развивается в сторону прямого контакта с потенциальными покупателям и заказчиками. Многие крупные компании устраивают различные презентации и конференции, где представляют свои продукты и рассказывают о преимуществах.
Полезный совет
Здесь каждый гость почувствует себя свободно и непринужденно, а панорамные окна и вид на Кремль обеспечат превосходное настроение в течение всего мероприятия. Если вы решаете, где провести конференцию для бизнес-партеров, коктейль-party или банкет, ответ очевиден! В нашем новом зале «Ярославль» мы организуем для вас незабываемое деловое или развлекательное событие.
Источники:
  • Пасмуров А.Я. Как эффективно провести конференцию, семинар, выставку
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500