Инструкция
1
Определите лицо в организации, которое будет нести ответственность за обращение, хранение и учет кадровых документов. Это может быть начальник отдела кадров или сотрудник службы персонала, а так же сам руководитель фирмы. Создайте приказ о возложении обязанностей на работника, отразите их в должностной инструкции, ознакомьте уполномоченное лицо с назначением.
2
Оформите книги регистрации приказов по личному составу и основной деятельности. В журнал учета распоряжений вносите следующие записи:- порядковые номера и даты отметок;
- порядковые номера приказов;
- должности и фамилии лиц, утверждающих проект;
- краткое содержание приказов.Строго соблюдайте процедуру присвоения порядкового номера каждому последующему приказу, не пропуская записи и не вставляя пропущенные номера.При внесении изменений выполняйте действия, аналогичные исправлениям в трудовых книжках: не подчищайте, не удаляйте и не закрашивайте неверные записи. Напишите «запись от __ (число, месяц, год) номер __ (порядковый номер записи) недействительна» и ниже сделайте отметку о вносимых исправлениях.
3
Определите место для хранения бланков и готовых экземпляров. Учтите, что приказы – это документы внутреннего использования, они должны храниться в недоступном для посторонних глаз месте. Для ознакомления с содержимым распоряжений приглашайте сотрудников непосредственно в службу персонала или отдел кадров, позволяйте изучать текст и ставить подписи только в присутствии лица, ответственного за ведение и хранение приказов. Как наилучшее хранилище для столь важных документов используйте сейф или несгораемый шкаф, тогда вы надежно защитите неприкосновенность распоряжений и бланков строгой отчетности.
4
В соответствии с приказами Российского архива храните приказы в организации необходимое количество лет, а по истечении срока оформите передачу дел в архив.