Совет 1: Как написать письмо-подтверждение

Правила делового этикета требуют не оставлять без ответа письма, поступившие от коллег и партнеров. Особая роль в служебной переписке принадлежит письму-подтверждению. Этим документом закрепляются предварительные договоренности, факты получения и передачи каких-либо сведений, желание участвовать в том или ином мероприятии и т.д. Для каждого вида письма-подтверждения существуют устоявшиеся ключевые словосочетания.
Инструкция
1
Подготовьте стандартный бланк формата А4 для написания письма-подтверждения. В левом верхнем углу обязательно разместите сведения о вашей организации: полное наименование, юридический адрес с индексом, контактные телефоны, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и другие сведения. В правом верхнем углу укажите данные адресата: наименование организации-получателя, должность, фамилию и инициалы человека, которому направляется письмо-подтверждение, полный почтовый адрес.
2
Сформулируйте заголовок письма. Это облегчит его идентификацию получателем и упростит систематизацию в архиве вашей организации. Заголовок должен быть коротким и информативным, например: «О получении договора поставки из ООО «ННН» или «О подтверждении присутствия на семинаре 02.02.2002 г.». Заголовок напечатайте слева под реквизитами вашей организации.
3
Отступите от заголовка 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. Используйте стандартную форму официального обращения к деловым партнерам: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!».
4
В основной части письма-подтверждения опишите коротко факт получения вашей организацией от адресата каких-либо документов, товаров, услуг. Формулировка должна быть лаконичной и не превышать 1-2 предложений: «ООО «ААА» подтверждает получение 2 (двух) экземпляров договора поставки от 12.02.2011 № 34».
5
Если в письме подтверждаются предварительно достигнутые договоренности, нужно кратко описать их суть. Например, между генеральными директорами предприятий состоялась беседа, в которой они выразили намерение о сотрудничестве. В письме-подтверждении вы можете написать так: «ООО «ННН» подтверждает согласие на взаимовыгодное сотрудничество, достигнутое в ходе переговоров 29.01.2010 г. Просим выслать документы, необходимые для заключения договора».
6
Закончите письмо-подтверждение фразой, выражающей благодарность и надежду на долгосрочное сотрудничество. При необходимости вы также можете в конце письма запросить дополнительные сведения или документы: «Подтверждаем наше участие в семинаре по проблемам экологии 23.05.2008 г. Просим выслать анкету участника в наш адрес».
7
Напечатайте письмо в двух экземплярах и подпишите у руководителя организации. Один экземпляр вы направите адресату по почте, второй – поместите в собственный архив на хранение.

Совет 2: Как написать подтверждение

Письмо-подтверждение – это проявление уважения к организации, которая обратилась к вам с каким-либо предложением. Даже если вы отвечаете отказом, подтверждение того, что вопрос не остался без внимания, даст вам возможность не обидеть оппонента и при необходимости вернуться к диалогу позже.
Вам понадобится
  • - реквизиты вашей компании;
  • - реквизиты компании адресата.
Инструкция
1
Если вы пишете письмо-подтверждение от лица компании или организации, делайте это на фирменном бланке. В шапке документа должны быть указаны наименование вашей фирмы, ее юридический адрес, основной государственный регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные телефоны, иногда указывается сайт и электронный адрес компании. Вся эта информация должны быть расположена в верхнем левом углу листа формата А4. Если письмо направляется от частного лица, напишите свои фамилию, имя, отчество, адрес постоянного места жительства и контактные данные.
2
Напротив данных отправителя, справа, напишите данные адресата: наименование организации, почтовый адрес, должность и фамилию, имя, отчество человека, которому лично должно быть вручено это письмо-подтверждение.
3
Ниже слева укажите дату составления документа и его порядковый исходящий номер. Далее посередине напишите название письма, в котором должна быть отражена его суть и содержание вопроса. Например, «Подтверждение получения приглашения на семинар».
4
Далее напишите сам текст письма. Он должен быт лаконичным, конкретным, без лишних слов и эмоций. Ваша цель просто дать понять адресату, что его предложение либо принято, либо просто не осталось без внимания. Вы не обязаны своим письмом соглашаться с предложением, но можете проявить внимание и уважение, даже если даете отказ в чем-либо, самое главное – это обратная реакция для сохранения отношений. Вы можете просто подтвердить получение приглашения на какое-либо мероприятие или получение той или иной информации. В тексте письма обращайтесь к адресату по имени отчеству.
5
Письмо должно быть распечатано в двух экземплярах и подписано руководителем организации или отправителем, если у него есть на это право. Один экземпляр остается у вас, второй направляется адресату.
Видео по теме
Источники:
  • Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500