Совет 1: Как написать письмо-подтверждение

Правила делового этикета требуют не оставлять без ответа письма, поступившие от коллег и партнеров. Особая роль в служебной переписке принадлежит письму-подтверждению. Этим документом закрепляются предварительные договоренности, факты получения и передачи каких-либо сведений, желание участвовать в том или ином мероприятии и т.д. Для каждого вида письма-подтверждения существуют устоявшиеся ключевые словосочетания.
Инструкция
1
Подготовьте стандартный бланк формата А4 для написания письма-подтверждения. В левом верхнем углу обязательно разместите сведения о вашей организации: полное наименование, юридический адрес с индексом, контактные телефоны, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и другие сведения. В правом верхнем углу укажите данные адресата: наименование организации-получателя, должность, фамилию и инициалы человека, которому направляется письмо-подтверждение, полный почтовый адрес.
2
Сформулируйте заголовок письма. Это облегчит его идентификацию получателем и упростит систематизацию в архиве вашей организации. Заголовок должен быть коротким и информативным, например: «О получении договора поставки из ООО «ННН» или «О подтверждении присутствия на семинаре 02.02.2002 г.». Заголовок напечатайте слева под реквизитами вашей организации.
3
Отступите от заголовка 2-3 строки и напечатайте обращение к адресату. Используйте стандартную форму официального обращения к деловым партнерам: «Уважаемый Иван Иванович!» или «Уважаемый г-н Иванов!».
4
В основной части письма-подтверждения опишите коротко факт получения вашей организацией от адресата каких-либо документов, товаров, услуг. Формулировка должна быть лаконичной и не превышать 1-2 предложений: «ООО «ААА» подтверждает получение 2 (двух) экземпляров договора поставки от 12.02.2011 № 34».
5
Если в письме подтверждаются предварительно достигнутые договоренности, нужно кратко описать их суть. Например, между генеральными директорами предприятий состоялась беседа, в которой они выразили намерение о сотрудничестве. В письме-подтверждении вы можете написать так: «ООО «ННН» подтверждает согласие на взаимовыгодное сотрудничество, достигнутое в ходе переговоров 29.01.2010 г. Просим выслать документы, необходимые для заключения договора».
6
Закончите письмо-подтверждение фразой, выражающей благодарность и надежду на долгосрочное сотрудничество. При необходимости вы также можете в конце письма запросить дополнительные сведения или документы: «Подтверждаем наше участие в семинаре по проблемам экологии 23.05.2008 г. Просим выслать анкету участника в наш адрес».
7
Напечатайте письмо в двух экземплярах и подпишите у руководителя организации. Один экземпляр вы направите адресату по почте, второй – поместите в собственный архив на хранение.

Совет 2: Как написать подтверждение

Письмо-подтверждение – это проявление уважения к организации, которая обратилась к вам с каким-либо предложением. Даже если вы отвечаете отказом, подтверждение того, что вопрос не остался без внимания, даст вам возможность не обидеть оппонента и при необходимости вернуться к диалогу позже.
Вам понадобится
  • - реквизиты вашей компании;
  • - реквизиты компании адресата.
Инструкция
1
Если вы пишете письмо-подтверждение от лица компании или организации, делайте это на фирменном бланке. В шапке документа должны быть указаны наименование вашей фирмы, ее юридический адрес, основной государственный регистрационный номер, индивидуальный номер налогоплательщика, контактные телефоны, иногда указывается сайт и электронный адрес компании. Вся эта информация должны быть расположена в верхнем левом углу листа формата А4. Если письмо направляется от частного лица, напишите свои фамилию, имя, отчество, адрес постоянного места жительства и контактные данные.
2
Напротив данных отправителя, справа, напишите данные адресата: наименование организации, почтовый адрес, должность и фамилию, имя, отчество человека, которому лично должно быть вручено это письмо-подтверждение.
3
Ниже слева укажите дату составления документа и его порядковый исходящий номер. Далее посередине напишите название письма, в котором должна быть отражена его суть и содержание вопроса. Например, «Подтверждение получения приглашения на семинар».
4
Далее напишите сам текст письма. Он должен быт лаконичным, конкретным, без лишних слов и эмоций. Ваша цель просто дать понять адресату, что его предложение либо принято, либо просто не осталось без внимания. Вы не обязаны своим письмом соглашаться с предложением, но можете проявить внимание и уважение, даже если даете отказ в чем-либо, самое главное – это обратная реакция для сохранения отношений. Вы можете просто подтвердить получение приглашения на какое-либо мероприятие или получение той или иной информации. В тексте письма обращайтесь к адресату по имени отчеству.
5
Письмо должно быть распечатано в двух экземплярах и подписано руководителем организации или отправителем, если у него есть на это право. Один экземпляр остается у вас, второй направляется адресату.
Видео по теме
Источники:
  • Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Совет 3: Как написать письмо партнеру

Каждый день начинающие бизнесмены отправляют сотни писем как обычных, так и электронных. Чаще всего отсылают их массово, не имея ни малейшего представления о получателях. В результате эти письма остаются без ответа. Причина этого заключается в неправильном составлении делового послания.
Инструкция
1
Прежде чем начать писать письмо, изучите подробную информацию о компании, в которую собираетесь писать. Узнайте все, что сможете, о потенциальном партнере. Только после этого можно приступать к составлению письма. Обращайтесь к человеку по имени и отчеству. Это подчеркнет ваше уважение к нему и вызовет у него положительные эмоции. Тем самым вы добьетесь его расположения.
2
Письмо обязательно должно содержать заголовок, который раскрывает содержание текста. Это необходимо для сортировки писем получателем, так как в любую организацию каждый день приходит большое количество сообщений. Поэтому если ваше предложение будет без заголовка, на него могут просто не обратить внимание. Напишите также небольшую аннотацию. Это упростит поиск вашего письма, в случае если вашим предложением заинтересуются через некоторое время.
3
Не пренебрегайте комплиментами. Во вступлении можно написать, например, о том, как вам будет приятно оказывать услуги такой известной фирме. В конце выразите надежду на сотрудничество.
4
Избегайте в письме употребление общих фраз, ненужных прилагательных и слов-паразитов. Не употребляйте фразы с излишней вежливостью, частые местоимения и бессодержательные прилагательные. Текст письма должен быть написан как можно «тверже».
5
Не употребляйте директивные фразы указания, например, «Свяжитесь с нами по телефону, если вас заинтересует наше предложение». Это может натолкнуть получателя на мысль, что это предложение может и не заинтересовать его. А также получателю может показаться, что вы указываете ему, как следует делать. В этом случае напишите лучше, что он может связаться с вами по телефону для обсуждения деталей. Смысл будет таким же, но фраза будет звучать менее категорично.
6
Когда вы описываете достижения вашей компании, употребляйте глаголы, которые указывают на реальный результат. К ним относятся глаголы совершенного вида: увеличили, сделали, выполнили, сделали, разработали и т.д. Использование таких глаголов придаст вам большей респектабельности и солидности.
7
Если ваше предложение предполагает взаиморасчеты на крупную сумму, то отправляйте его лучше с курьером. Письмо обязательно должно быть в большом фирменном конверте и опечатано.
Видео по теме

Совет 4: Как составить письмо-подтверждение

При получении сведений, документации, достигнутых договоренностей компания должна написать письмо-подтверждение своему партнеру. Данный документ является служебным и должен содержать обязательные реквизиты сторон, подпись руководителя организации, печать предприятия, а также исходящий номер и дату составления письма.
Инструкция
1
В левом верхнем углу впишите полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если фирма является индивидуальным предпринимателем.
2
Укажите адрес компании (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпус, офис). Напишите идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговый орган, основной государственный номер налогоплательщика, код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.
3
Впишите номер контактного телефона компании, адрес электронной почты. Если у организации имеется герб, поставьте его в шапке документа.
4
Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией.
5
Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается.
6
В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже.
7
Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!».
8
В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили. Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.
9
Право подписи письма-подтверждения имеет директор организации, который указывает занимаемую им должность, фамилию, имя, отчество, а также ставит личную подпись, заверяет документ печатью предприятия.
Источники:
  • Письмо-подтверждение
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500