Совет 1: Как оформлять выписку из протокола

Для цитирования части протокола в делопроизводстве используется такая форма документа, которая позволяет представить заверенное решение по определенному вопросу. При этом избегая необходимости предъявлять полную версию протокола, поскольку, по сути, он является внутренним документом. Выписка из протокола дает возможность сохранить конфиденциальность по остальным рассматриваемым в ходе заседания вопросам. Унифицированной формы такого документа не существует. И все же его следует оформлять в соответствии с требованиями нормативных актов делопроизводства.
Инструкция
1
Начните оформление выписки с названия документы "Выписка из протокола заседания ...". Далее копируйте вводную часть протокола, содержащую полные реквизиты, указанные в оригинале. Здесь должна быть указана дата и место проведения заседания, количество присутствующих и т.д.
2
Из общей повестки дня основного документа процитируйте в выписке конкретный пункт, касающийся обсуждаемого вопроса. В данном случае обязательно укажите его порядковый номер согласно расположению в протоколе заседания.
3
Оформите основную часть выписки из протокола копированием фрагмента текста, в котором рассматривается нужная тема. Здесь используйте абзацы из раздела "Слушали", обсуждение вопроса и "Постановили". Укажите должности, фамилии и инициалы лиц, подписавших протокол.
4
Заверьте составленный документ. Для этого секретарю или другому, уполномоченному для таких действий, должностному лицу (отдел кадров и др.) нужно собственноручно написать "Верно", расписаться, расшифровать подпись (фамилия, инициалы), указать занимаемую должность и поставить дату. Для предоставления выписки в сторонние организации документ заверяется печатью предприятия и подписью руководителя.

Совет 2: Как составить выписку из документа

Выписка содержит точную информацию, указанную в основном документе. На практике ее оформляют в том случае, если копирование невозможно, например, при работе с конфиденциальными документами. Составляя выписку, нужно придерживаться особых требований.
Инструкция
1
Унифицированной формы выписки из документа не существует, поэтому при ее составлении обязательно руководствуйтесь нормативными актами и внутренними документами организации. В основном документе выделите те фрагменты текста, которые вы хотите увидеть в выписке. Если вы хотите перепечатать его полностью, выделять ничего не нужно. На чистом листе в центральной верхней части документа напечатайте наименование организации полностью. Чуть ниже укажите название документа, например, «Выписка из приказа № 12 от 01.02.2012».
2
Перепишите точную формулировку копируемого документа. Например, если это приказ, вы должны переписать констатирующий фрагмент, не забывая про слово «Приказываю». Если вы оформляете выписку из протокола, впишите слово «Решили» или «Постановили». Если вы копируете только несколько пунктов, обязательно сохраняйте их нумерацию (даже если будут появляться сквозные номера). Помните, что вы должны полностью воспроизвести текст оригинала, не добавляя каких-либо слов, фраз и даже не меняя окончания, то есть вы должны процитировать документ.
3
После основного текста должна стоять подпись того человека, который ранее подписывал основной документ. Если вы оформляете выписку из протокола, то ее должны подписать все сотрудники, чья подпись стоит на оригинале документа. Чуть ниже заверьте всю информацию своей подписью, укажите фамилию, инициалы и должность. Не забудьте поставить оттиск печати организации. Если документ необходим для внутреннего использования, достаточно будет поставить штамп для оформления документов.
4
Обязательно заверьте документ у секретаря или другого уполномоченного лица, он должен написать «Верно», указать свои инициалы и поставить подпись. Без этой формулировку документ будет недействительным.
Обратите внимание
Обратите внимание на то, что выписка должна содержать точную копию фрагмента текста протокола по интересующему вас вопросу, без дополнений и разъяснений. Только в таком случае документ может быть заверен подписью "Верно" и иметь юридическую силу.
Полезный совет
За выпиской из протокола на предприятии нужно обращаться к секретарю, поскольку именно он оформляет и заверяет такие документы. В отсутствии такового можно просить предоставить выписку другие службы, ответственные за оформление, учет и хранение деловой документации на предприятии. В первую очередь это отдел кадров.
Источники:
  • выписка из протокола
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500