Совет 1: Как сделать копию документа

Сегодня в документообороте имеет место переходный период, когда «документом» с равной степенью вероятности может оказаться и лист бумаги, и электронный файл. А способов снятия копий с оригинальных документов может быть еще больше, так как кроме создания копий бумажных документов на бумаге, их можно копировать и в электронные файлы, как и файлы могут быть скопированы и в электронном, и в бумажном виде.
Инструкция
1
Если оригинал представляет собой бумажный документ и его копия тоже должна быть получена в бумажном виде, то вам нужен копировальный аппарат - «ксерокс». Если доступа к нему нет дома, на работе или у знакомых, то найдите какое-либо частное предприятие, предоставляющее услуги ксерокопирования - например, многие фотоателье занимаются изготовлением копий документов. В госучреждениях, имеющих отношения к документам населения, вы тоже сможете сделать ксерокопию - такие услуги оказываются в налоговых инспекциях, паспортных столах, пенсионных фондах и т.д.
2
Если копия оригинального бумажного документа нужна в электронном виде, то кроме сканера, можно воспользоваться каким-либо современным фотоаппаратом, умеющим сохранять изображение в файле. Эти два устройства (сканер и цифровой фотоаппарат) позволят получить наиболее качественную электронную копию документа. Если важна только информация, содержащаяся в документе, а качество несущественно, можно воспользоваться встроенной камерой мобильного телефона или ноутбука. Полученные с помощью любого из перечисленных устройств файлы с копиями бумажных документов можно в дальнейшем использовать как в электронном виде, так и распечатать с помощью принтера.
3
Если оригинальный документ содержится в электронном виде (в файле) и его копия тоже должна быть файлом, то создать копию можно с помощью компьютерной программы, устанавливаемой вместе с операционной системой компьютера - менеджера файлов. Чтобы запустить его в ОС Windows, достаточно одновременно нажать клавиши WIN и E (русская У). Найдя в открывшемся окне файл, содержащий оригинальный документ, щелкните по нему один раз левой кнопкой мыши, затем нажмите сочетание клавиш CTRL + C, а после этого - сочетание CTRL + V. В результате в этой же папке появится файл с таким же именем, как и у оригинального документа, но с добавкой «Копия» в начале названия.
4
Если из документа в электронном виде надо создать бумажную копию, то для этого будет нужно печатное устройство - принтер. Если компьютер подключен к такому устройству, то открыв оригинальный документ в соответствующем его формату редакторе, нажмите сочетание клавиш CTRL + P, и документ будет отправлен на печать. Альтернативный способ может быть использован, если принтера нет, а есть возможность отправить документ с компьютера и получить его на телефон, оборудованный факсом. Этот способ имеет смысл использовать, если качество бумажной копии не имеет значения.

Совет 2: Как сделать электронную копию документа

Не секрет, что документом может быть как его электронный, так и бумажный вариант. Разумеется, электронный документ гораздо удобнее, но для того чтобы преобразовать один в другой, потребуется специальное оборудование.

Электронная копия документа



Сегодня существует множество способов создать копию бумажного документа, перевести с бумажного формата в электронный и т.п. Если для создания копий бумажных документов требуется только ксерокс, то для перевода бумажного документа в его электронный формат потребуется не только специальное оборудование, но и программное обеспечение.

Как создать электронный вариант документа?



Для того чтобы создать электронную копию документа, пользователю потребуется сканер или МФУ (многофункциональное устройство). Разумеется, если потребности в МФУ нет, то и покупать его не стоит, проще обойтись именно сканером. Во-первых, он обойдется гораздо дешевле, а во-вторых, он будет выполнять именно ту функцию, которую надо пользователю, а именно сканировать документ и переводить его в электронный формат.

Для работы сканера потребуется специальное программное обеспечение - драйвер. Обычно он идет в комплекте с устройством, но если его нет, то всегда можно найти в интернете. Можно воспользоваться универсальной программой ABBY Finereader, с помощью которой производится непосредственно сканирование и распознавание текста.

Вся процедура перевода бумажного документа в электронный формат сводится именно к этим двум процедурам (сканированию и распознаванию текста). Длят ого чтобы сделать электронную копию документа, необходимо: перейти в меню «Пуск», а в списке всех программ найти либо драйвер от сканера или МФУ, либо программу ABBY Finereader и запустить ее. После запуска программы и сканера можно открывать крышку и класть на нее бумажный документ текстом вниз. Документ следует расположить на поверхности сканера максимально ровно по отношению к краям рабочей поверхности устройства. Далее требуется как можно плотнее прижать крышку, чтобы освещение не попадало на рабочую поверхность. В противном случае электронный документ получится засвеченный, то есть часть текста, на которую попал свет, не будет видна.

Далее в настройках следует выбрать оптимальные параметры сканирования, такие как цвет, выходной размер, разрешение вывода и др. Когда все будет готово, можно нажимать на кнопку «Сканировать». Когда процедура завершится, следует нажать на «Распознавание», с помощью которого текст будет преобразован в электронный формат, например .doc, и документ можно будет открывать в текстовом редакторе для внесения изменений.
Поиск
ВАЖНО! Проблемы сердца сильно "помолодели". Потратьте 3 минуты на просмотр ролика. Защитите себя и близких от страшных проблем.
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500