Совет 1: Как проводить инвентаризацию в магазине

Инвентаризация – это процесс пересчета имеющегося на складе или в магазине товара и сверки фактических и учетных данных по наличию. Обычно она производится раз в полгода, однако вести хотя бы выборочную проверку необходимо постоянно, чтобы в ходе очередного переучета не выявлялось множество несоответствий.
Инструкция
1
В крупном магазине процесс инвентаризации начинается с товарной схемы магазина. Обычно товар на полках располагается по тематическим группам, поэтому необходимо либо нарисовать эту схему расположения, либо расписать по пунктам, какие группы товаров у вас имеются. Напротив каждой из них поставьте дату переучета, ведь за один день провести инвентаризацию невозможно. Обычно среднего размера универсамы тратят на эту процедуру до месяца.
2
Дайте указание уполномоченным работникам провести пересчет товаров согласно установленным срокам. Товар должен быть предварительно подготовлен к этому процессу. Обяжите ответственных лиц перебрать и упорядочить его, тогда будет легко посчитать каждую единицу товара. Результаты подсчета по каждому артикулу занесите в инвентаризационную ведомость.
3
Можно проводить сверку рано утром, чтобы не помешать работе отдела. Однако крупные магазины иногда закрывают отдел на некоторое время, так как лучше произвести переучет в спокойной обстановке.
4
Следующий этап инвентаризации - анализ полученной информации. Конечно, очень желательно вести компьютерный учет товаров. В таком случае все фактические цифры занесите в программу, которая сравнивает их с учетными данными, - теми, которые числятся в компьютере. Разница выводится в виде документа «Сличительная ведомость», он отражает все излишки и недостачи. Часто в магазинах используют 1С «Управление торговлей», однако большими возможностями обладают приложения «Supermag 2000» и «S-Market».
5
Проанализировав сличительную ведомость, составьте приходные и расходные документы. Спишите то, чего фактически нет, и внесите в учетные данные излишки. Крупные недостачи, согласно закону, можно обязать возместить материально ответственных работников. Небольшие различия обычно списывают на воровство или погрешности учета.
6
По итогам сверки на основании сличительной ведомости составляется "Акт инвентаризации", который должны подписать лица, проводившие инвентаризацию, а руководитель предприятия - утвердить.
7
В небольших магазинах можно вести учет товаров вручную, но лучше использовать для этого хотя бы программу Excel. В остальном общая схема проведения сверки такая же, как описано выше.

Совет 2: Как проводить ревизию

В современном мире предпринимательства и огромного количества торговых центров, павильонов и магазинов существует одна общая необходимая операция, которая позволяет подсчитать количество товара, находящегося на реализации и выяснить, не происходит ли со стороны недобросовестных продавцов хищение товаров.

Решение проводить ревизию принимается руководством магазина или же она проходит в соответствии с графиком, который обозначает ревизор или ревизорская группа данной компании. Проводить ревизию - значит контролировать весь процесс от начала и до кона.

Для проведения ревизии необходимо сначала детально ознакомиться с книгами прихода-расхода, а также с программой, в которой расписано, сколько товаров находится на балансе в данный момент.

После этого необходимо каждую группу товаров отдельно посчитать по их наличию, затем сравнить полученные данные с обозначенными в сводном балансе. В идеале они должны совпадать полностью. Однако на практике происходит часто так, что куда-то волшебным образом исчезают товары. Здесь могут быть несколько вариантов, но прежде всего, нужно исключить ошибку в пересчете, для этого нужно тот же ассортимент проверить поштучно еще раз и если выяснится недостача товара, начать анализ, каким образом это могло произойти.

По практике торговых фирм, сумма товара, который был утрачен, делится на всех продавцов, которые по данному направлению товара вели торговлю. Не исключен и случай кражи товара покупателями, но цель ревизии не расследовать причинно-следственные отношения, а выяснить, имеет ли место быть недостача или нет.

Для грамотного проведения ревизии необходимо составлять протокол ревизии, в котором будут подписи всех лиц, которые принимали участие в данном мероприятии во избежание несогласия насчет обозначенных цифр недостачи.

Проводить ревизию логичнее всего в конце месяца, так как она станет хорошим итогом работы за месяц и позволит помесячно анализировать наличие убытков в данном торговом секторе. О ревизии, всех участвующих в ней, необходимо предупреждать заранее. Также необходимо составлять план по магазинам такой, чтобы была возможность привлечь сотрудников в помощь ревизорам для пересчета продукции, тогда время ревизии значительно сократится, а коэффициент полезности повысится.

Ревизия - очень действенный инструмент не только контроля, но и психологического устрашения продавцов и ответственных за товар менеджеров, так как она наглядно демонстрирует, что любое хищение продукции станет дополнительной финансовой нагрузкой на всех, кто к продукции имел хоть какое-то отношение.



 

Видео по теме
Видео по теме
Полезный совет
Чем чаще вы будете проводить инвентаризацию, тем точнее будет учет и тем легче выяснить истинные причины несоответствий.
Источники:
  • Программы учета товаров
  • проведение инвентаризации в магазине
Поиск
Совет полезен?
Комментарии 6
Пожаловаться
написал(а)
2. Казалось бы при таких трудностях даже самый жадный владелец магазина должен бы придти к выводу о необходимости автоматизации сего мазохистского процесса. Что проще? Купил комп, пакет 1С - и вперед, дерзай.
Однако и здесь не все так просто. По крайней мере, я так и не нашел пока оптимального решения.
Купить то, конечно, можно. Но кто и как будет эксплуатировать программно-аппаратный комплекс?
Хорошо, если магазин входит в сеть, является лишь одним из многих. Когда есть крупная фирма, имеющая подразделение или хотя бы просто людей в штате, кто умеет и должен заниматься вопросами автоматизации. А если нет?
Насколько я знаю, некоторые предприниматели шли по пути привлечения к этому делу продавцов, приплачивая им. Но, по моему мнению, путь порочный. Ни в коем случае обрабатывать результаты ревизии не должен человек, материально заинтересованный, т.е. продавец.
Продолжу.
Пожаловаться
написал(а)
Хорошо. Если не продавец, то можно было бы нанять стороннего специалиста, человека, знающего пакет 1С. Но и здесь кроются подводные камни.
Во-первых, непрестижная работа. Следовательно, найти действительно грамотного человеке сложно. В лучшем случае, приходит девочка, намедни прошедшая обучение на курсах 1С, работает у вас несколько месяцев просто для того, чтобы набраться опыта и уходит.
Во-вторых, если магазин достаточно слабый по выручкам, то найм человека просто непозволителен с финансовой точки зрения. Предположим, вы берете человека на зарплату в 15-20 тыс. Значит, при 30-процентной накрутке (общепринятой в продовольственной торговле), вам надо 1,5-2 тыс. рублей из выручки тратить на содержание этого специалиста. Это без затрат на бумагу и картриджи и прочие расходы.
Наконец, можно сесть самому. Совместить функции владельца и учетчика. Но всякий ли готов на это? Я - нет. В жизни много интересного и важного помимо учета. Даже если этот учет кормит тебя.
Продолжу.
Пожаловаться
написал(а)
3. Штрих-коды.
Учитывая специфику розничной продовольственной торговлм, а именно - большой ассортимент продукциии, вполне естественно придти к мысли об использовании такого чуда цивилизации как штрих-коды. Не надо составлять длинющие инвентаризационные ведомости. Большая часть товара в современном магазине - фасованная, т.е. со штрих-кодами. Казалось бы, что проще - прошел по магазину, прощелкал считывателем штрих-кодов и получил сразу товарный остаток.
Но и здесь имеем те же проблемы: человек-специалист, оборудование, программное обеспечение.
4. Саботаж персонала.
Может, кто-то со мной не согласится и обвинит в цинизме, но я категорично заявлю любому предпринимателю - у вас в магазине работают ваши первые и главные враги, это ваши продавцы.
Любая ваша попытка каким-то образом навести порядок с ревизиями, инвентаризациями, снятием остатков однозначно вызовут неприятие со стороны персонала, даже реальный саботаж.
Продолжу.
Пожаловаться
написал(а)
Пока инвентаризациями занимаются сами продавцы, цена таким инвентаризациям - грош. Остаток тупо завышается. Вместо 50 плиток шоколада в инвентаризационной ведомости пишется - 150. Да, вы можете поймать за руку, самостоятельно сняв остатки выборочно. Но это будет объяснено ошибкой, небрежностью, усталостью. А снять остатки полностью вы вряд ли сможете или захотите.
Резюме. Инвентаризация, проводимая силами продавцов - фикция.
Продолжу.
Пожаловаться
написал(а)
Можно сделать следующие выводы.
Во-первых, если уж вы решили автоматизировать свой магазин в плане снятия остатков, ревизий, инвентаризаций - не жмитесь. Потратить немного денег нет смысла. Либо надо выкладываться серьезно, чтобы получить серьезные результаты, либо вообще не связываться.
Идеальный вариант - привлечь стороннюю фирму. С какой-то периодичностью приходят грамотные люди, оснащенные компьютерами, ноутбуками, считывателями штрих-кодов и пр., снимают остатки, выдают вам распечатку, с детализацией по вашему запросу, и уходят. Они незаинтересованны. Поэтому у вас будет гарантия в отсутствии приписок. Также вы будете избавлены от необходимости покупать компьютерную технику и программное обеспечение и вникать во все это. Подчеркну - по моему мнению, это идеальный вариант, избавляющий вас от головных болей. Но - обычно довольно дорогой.
Ну а если вы сами решили окунуться в пруд "садо-мазо" под названием учет, то занимайтесь этим самостоятельно. Только вы сами посчитаете свои ден
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500