Как составить акт на уничтожение документов

Все документы организации должны храниться в архиве. Так, например, Налоговый кодекс гласит, что первичные документы, бумаги, подтверждающие оплату налогов, и прочие необходимо беречь в течение четырех лет. Но есть и такие документы, которые можно уничтожать по истечению года, например, графики отпусков. Утилизацию следует проводить после того, как оформлен акт.

Инструкция

1. Сначала следует заметить, что документы, «отслужившие свое», можно вносить в акт лишь в том случае, если срок истек до 1 января того года, когда составляется подобная бумага, то есть документы 2010 года следует включить в акт только в 2016 году.
2. Перед тем, как составлять акт и уничтожать документацию, составьте описи, которые должен утвердить руководитель организации и составить протокол.
3. Целесообразно составить акт в виде таблицы. В правом верхнем углу укажите реквизиты организации. Затем ниже уже обычной строкой большими буквами напишите «утверждаю», ниже укажите должность (руководитель, генеральный директор и т.п.), затем фамилию и инициалы. Еще ниже уточните дату составления акта.
4. После этого укажите цель, например, о выделении документов с истекшим сроком к уничтожению. Далее перечислите основания, например, «на основании перечня типовых организационных документов...»
5. Ниже идет табличная часть, которая состоит из восьми граф. Первая – это порядковый номер. Вторая – наименование документа, например, графики отпусков или переписка о работе с кадрами. Третья – крайние даты, то есть те даты, которые указаны в документе последними, например, график отпусков заканчивается в 2010 году, значит нужно написать «2010». Здесь можно не указывать месяц.
6. Далее идет графа с номерами описей, если их нет, то можно проставить прочерки. Затем проставьте индекс дела по номенклатуре, например, график 05-20, где 05 – индекс отдела, а вторые две цифры – порядковый номер дела.
7. После этого укажите количество единиц хранения, например, график может быть в единичном экземпляре, а вот переписка с кадрами во множественном числе. Затем заполните графе со сроками хранения согласно справочнику. В конце, если необходимо, заполните графу «примечание».
8. После табличной части напишите о том, что описи имеются и утверждены протоколом руководителя с указанием номера и даты его составления.
9. Далее подведите итог, который выражается в количестве единиц документов, готовых к уничтожению, например, за период 2006-2010 уничтожено 234 единиц.
10. Далее снова все данных проверяет руководитель и подписывает документ.