Совет 1: Как сшивать папки

Когда в организации накапливается документация, требующая кратковременного или длительного хранения, необходимо систематизировать ее и сшить папки с мягким или твердым переплетом. В каждом конкретном случае могут быть свои требования к оформлению архива и последовательности работы, так как строгих законодательных стандартов в этой области не существует. Однако определены основные принципы, которых обычно придерживаются опытные делопроизводители.
Вам понадобится
  • - черный графитовый карандаш;
  • - канцелярское шило (или прибор УПД);
  • - струбцина;
  • - прошивочная игла;
  • - шнур или капроновая нить;
  • - ножницы;
  • - лист белой бумаги;
  • - канцелярский клей;
  • - обложка.
Инструкция
1
После экспертизы ценности документации пронумеруйте ее, поставив черным графитовым карандашом порядковый номер (в порядке хронологии) в верхнем правом углу каждого листа. Начинайте с первого разворота; титульную опись содержащихся документов и последний лист нумеровать не нужно. Следите за тем, чтобы цифры не зашли на текст.
2
Сделайте две пары отверстий специальным канцелярским шилом в середине левого поля каждого документа. Чтобы пачка бумаг не распалась, закрепите ее в струбцине. Как правило, делопроизводители размещают дыры по вертикальной линии, оставляя между каждой расстояние не менее 3 см. Если поле у листа узкое, можно приклеить к кромке белую полоску.
3
Воспользуйтесь специальным станком для прошивки документации (УПД). Это значительно сократит вашу работу, так как с помощью этого приспособления можно единовременно пробить стопку документов толщиной в 10 см. Внимательно прочитайте инструкцию и работайте осторожно – сверло сильно нагревается.
4
Начинайте сшивать папку с помощью специального банковского шпагата или прочных капроновых ниток и прошивочной иглы. Прошейте архив два раза для надежной фиксации. Свободные «хвосты» шнура (около 5-6 см) протащите через срединное отверстие на изнаночной стороне «книги» и сделайте крепкий узел.
5
Вырежьте из белой плотной бумаги круг (диаметром около 4 см) и заклейте им узелок. Клей используйте обычный канцелярский. Печатью захватите наклейку, под ней поставьте заверительную подпись и дату. Если папка была уже прошнурована без заверительной страницы, то ее допустимо вклеить на изнанку обложки.
6
Наденьте прошнурованную папку в специальную обложку или переплетите документы с помощью станка. Для долговременного архива рекомендуется подобрать твердую обложку, в остальных случаях годится и картонная «одежка» или из плотной мелованной бумаги. В любом случае это должно быть изделие деловой полиграфии, оформленное в соответствии с корпоративным стилем.

Совет 2: Как сшить мягкую книжку

В эпоху цифровых технологий бумажная книга потеряла свое практическое значение и получила новое. Теперь, красиво оформленная, она скорее служит подарком, чем источником информации. При всем многообразии магазинных книг, сделанных для таких целей, в качестве сувениров по-прежнему ценятся книги ручной работы, особенно если их изготовил сам даритель.
Вам понадобится
  • Бархат;
  • Мягкий картон;
  • Листы с записями;
  • Клей ПВА;
  • Шило;
  • Вощеная нить;
  • Полоска кожи.
Инструкция
1
Сложите листы в правильном порядке. Убедитесь, что все страницы на местах. Уголки листов должны совпадать друг с другом. Обязательно добавьте по одному листу без записей и иллюстраций в начале и в конце блока. Для удобства закрепите блок листов в раме подходящего размера, положив его последней страницей вниз.
2
Сделайте несколько проколов шилом в правом поле, на расстоянии 1 см от края и 2 – 4 см друг от друга, в зависимости от размера листов. Сквозь проколы проденьте отрезки вощеной нити и завяжите концы достаточно туго, чтобы листы оставались в собранном состоянии, но не порвались. Проклейте листы по этому же полю от края до уровня проколов. Будьте осторожны, следите, чтобы клей не пролился дальше этой границы и не слепил страницы. Отложите блок сохнуть.
3
Картон необходим, чтобы придать книге форму. Если вы откажетесь даже от мягкого каркаса, обложка будет сминаться, а листы сгибаться, рваться и стираться. Вырежьте два прямоугольника по размерам листа или чуть больше (по 5 мм с каждой стороны). Из бархата выкроите два прямоугольника такого же размера, но прибавьте еще припуски на швы (1 см с каждой стороны). Вторая пара бархатных прямоугольников будет иметь узкую сторону на 1 см меньше (если книга вертикальная). Сложите детали парами (в каждой паре два разных по размеру прямоугольника) лицом внутрь. Прострочите с трех сторон, оставив сторону, равную высоте книги. Выверните бархатные мешочки, обработайте края оставшейся стороны.
4
Отогните по одной стороне на каждом листе картона. Приклейте крайние страницы блока к картону, чтобы места сгиба совпадали с местами прошивки. Приложите полоску кожи на место корешка, чтобы ее края по ширине совпадали с верхом и низом книги, а по длине слегка заходили на картон. Приклейте к книге. На края картона нанесите клей.
5
Наденьте бархатные мешочки, совместив края с местами последней проклейки. Дождитесь, когда он высохнет.
Обратите внимание
Перед тем как сшить папку, уберите с каждого листа все крепежные элементы: скобки, скрепки и булавки! Иначе вы повредите важные документы при шнуровке и переплете.
Полезный совет
Если листы документов больше формата А-4, сшейте их за один край и пронумеруйте в развернутом виде как обычно. У самостоятельных иллюстраций (диаграмм, чертежей и прочего) ставится цифру на обороте в верхнем уголке слева. Мелкие же документы рекомендуется вкладывать в прозрачный файл или конверт, после чего подшивать совместно с другими страницами папки.
Источники:
  • Архивная обработка дел (прошивка документов)
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500