Инструкция
1
Сначала следует уточнить, что ведение личных дел не является обязательным документом для организаций, но если же вы приняли решение об его применении, придется руководствоваться правилами делопроизводства.
2
При приеме сотрудника на работу руководитель издает приказ (распоряжение) по форме № Т-1. На основании этого документа сформируйте личную карточку нового сотрудника (форма № Т-2).
3
Для заполнения данной формы вам понадобятся следующие документы: паспорт, трудовая книжка, свидетельство о постановке на учет (ИНН), страховое свидетельство, военный билет (если он имеется), аттестат или диплом и другие документы, например, для водителя – водительское удостоверение, для повара – медицинская книжка и т.д.
4
Со всех вышеперечисленных документов снимите копии и подшейте их в личное дело в хронологическом порядке. Этот архив хранится в отделе кадров или в бухгалтерии, любые изменения вносит лишь ответственные лица. Но учтите, что трудовая книжка в личное дело не входит, ее нужно хранить отдельно в сейфе или под замком. Ответственные лица за сохранность этих документов назначаются отдельным приказом.
5
Все документы перечислите в описи, изменение вносите в специальную графу «Приложения». Также в ней содержатся порядковые номера документов, количество листов каждого из них и дата приема.
6
Некоторые документы личного дела заполняются сотрудником, например, анкета, автобиография, письменные объяснения и какие-либо заявления. Помните, что архив не передается самому сотрудника и даже при необходимости сотрудник может посмотреть личное дело лишь в присутствии ответственного лица.
7
После того, как дело сформировано, оформите титульный лист. Для этого в центре посередине напишите порядковый номер данного архива, наименование организации, должность сотрудника, а также его ФИО.