Инструкция
1
Упорядочить документы несложно, даже если их слишком много. Просмотрите все имеющиеся документы и составьте список категорий, по которым вы будете их сортировать. Определите, будут ли в этом списке подкатегории. Например, в общей категории договоров можно выделить договоры на поставку, на предоставление услуг. Среди приказов выделить общие приказы, касающиеся деятельности фирмы, и кадровые приказы.
2
Когда список категорий составлен, определите, каким образом и во что вы поместите документы. Согласуйте с руководством затраты на приобретение канцелярских товаров (папок, файлов, цветных стикеров), ведь заниматься сортировкой и распределением документов приятнее, если не приходится возиться со старыми рассыпающимися папками.
3
Рассортируйте имеющиеся документы в соответствии с составленным вами списком. Разложите их по разным стопкам. Если возникнет необходимость, надпишите их карандашом или наклейте стикер (чтобы не запутаться в процессе сортировки).
4
Оцените, поместятся ли документы одной категории (подкатегории) в папку, и подшейте их. Документы лучше разложить по дате их составления. Как правило, в повседневной работе документы подшиваются по мере их создания, самые свежие документы оказываются наверху. При передаче дел в архив порядок меняется (сверху находится самый ранний документ, снизу – самый поздний по дате создания).
5
Если вы подшиваете в одну папку документы, созданные в разные годы, визуально отделите один год от другого с помощью цветного стикера или листом большего размера. Такие закладки значительно облегчают поиск нужного документа в дальнейшем.
6
Составьте реестр всех подшитых документов с указанием значимых сведений (номером документа, датой его составления, содержанием). Поместите реестр либо перед всеми документами (сверху), либо закрепите его на обложке папки. При этом учитывайте, что папка может пополняться новыми документами, поэтому оставьте в реестре свободные графы, которые можно будет заполнить от руки при вложении очередного документа.
7
По необходимости, составьте реестр всех папок с документами с указанием содержимого каждой папки, даты ее создания и окончания ведения, места хранения и так далее. Расставьте папки так, чтобы ими было удобно пользоваться и не приходилось «пробиваться» к ним через тонну макулатуры.