Инструкция
1
Проведите подготовительную работу накануне общего собрания, которая необходима для правильного составления и оформления протокола собрания: подготовьте повестку дня, составьте и соберите все необходимые документы, сообщите участникам общего собрания дату, время, место проведения., разошлите всем участникам необходимые материалы, информационные справки, касающиеся рассматриваемых на общем собрании вопросов, проведите регистрацию участников собрания. Стоит отметить, что составление протокола собрания – это ответственное дело, его написание и оформление должно соответствовать требованиям законодательных актов РФ, уставных документов юридических лиц и ГОСТа.
2
Решите вопрос об оформлении протокола общего собрания, каким он будет полным или кратким. В полном протоколе записываются все выступления участников собрания. А в кратком указываются лишь фамилии выступивших на собрании и тема, с которой они выступали. Решение о форме протокола (полный или краткий) принимается председателем собрания или же определяется регламентом работы данного собрания.
3
Укажите в протоколе общего собрания следующие данные: время и место проведения собрания; количество голосов участников собрания и количество голосов всех акционеров, даже если они не присутствуют на собрании, при составлении протокола собрания укажите фамилии, имена, отчества членов президиума и председательствующего, запишите в протокол повестку дня; отметьте главные тезисы всех выступающих, их ответы на заданные им вопросы; укажите вопросы, по которым проводилось голосование и результаты этих голосований – сколько голосов «за» и «против»; четко сформулируйте и запишите решения, принятые общим собранием; подписывается протокол общего собрания его председателем и секретарем, после чего сдается в архив организации на хранение.