Совет 1: Как быть хорошим офис-менеджером

С развитием цивилизации профессий становится все больше, всего несколько лет назад все, что было связано с делопроизводством, ассоциировалось с должностью секретаря. Теперь же самая популярная профессия – офис-менеджер. Она связана не только с делопроизводством, но и с формированием распорядка дня начальства, постоянными контактами с посетителями и бесконечными телефонными звонками.
Вам понадобится
  • Опрятный внешний вид, улыбка, коммуникабельность, ответственность.
Инструкция
1
Хороший офис-менеджер – это первоклассный администратор и организатор, который контролирует работу всего офиса или административного отдела компании. Он всегда в курсе всех событий, в том числе расписания встреч и переговоров руководства, зачастую ему подчинены курьеры и водители.
2
Чтобы стать хорошим офис-менеджером, необходимо обладать такими качествами как ответственность, коммуникабельность и энергичность. Кроме того, нужно стараться соответствовать имиджу и корпоративной культуре компании.
3
На этой должности очень важно выполнять свои профессиональные обязанности качественно, особенно если в планах на будущее имеется подъем по карьерной лестнице.
4
Стоит помнить, что офис-менеджер – лицо фирмы, по его поведению, профессионализму и внешнему виду судят и о компании, и о руководителе. Внешний вид всегда должен быть опрятным, форма одежды соответствовать деловому стилю, а поведение не должно выходить за рамки дозволенного. Необходимо зарекомендовать себя как грамотного и пунктуального специалиста, который может правильно вести переговоры, умеет работать с техникой и является достойным лицом компании. Никаких опозданий на работу и конфликтов быть не должно что бы не случилось.
5
По возможности следует выделяться из общей массы сотрудников и, проявляя инициативу, вносить предложения по улучшению работы компании, делать замечания в случае необходимости. То есть показывать руководству, что вы настоящий член команды, которому небезразличны проблемы и интересы компании.
6
Хороший офис-менеджер должен уметь грамотно писать, быстро находить информацию и систематизировать ее. Особо важное место среди обязанностей занимает общение по телефону. Отвечать на звонки можно только с улыбкой на лице, предельной вежливостью и корректностью. Раздражительность и недовольство должно полностью отсутствовать независимо от того, сколько впереди еще невыполненной работы и в какое время суток приходится брать трубку.

Совет 2: Как стать менеджером

Как известно, менеджер – это управленец. Он может иметь как невысокий статус, например, будучи менеджером подключения в домофонной компании, так и огромный – как главный менеджер какой-нибудь нефтяной компании. Но в любом случае в подчинении менеджера должна находиться определенная команда – иначе какой же он управленец.

В его подчинении может находиться как всего пара человек, так и тысячи, и, следовательно, для того чтобы стать менеджером, нужно уметь управлять людьми.

Менеджер должен уметь организовать свою команду для решения тех или иных рабочих задач и вопросов, должен уметь не просто дать задание, а стимулировать работников выполнять его с надлежащим рвением. Причем управлять работниками менеджеру следует не только банальным методом повышения или понижения зарплат, хотя премии тоже помогают манипулировать людьми. Он должен уметь управлять именно словом, им вдохновлять, и им же наказывать, и потому для того чтобы стать менеджером, нужно научиться сначала, именно организовывать людей.

Также у менеджера обычно есть и ряд других обязанностей. На каждой фирме и предприятии эти обязанности могут быть разными. В целом менеджер – это довольно широкое понятие, и потому определенной специфики кроме управления людьми у него нет. Однако большинство работодателей скажут вам, что менеджер должен уметь все.

Успешный менеджер – это тонкий психолог, который знает каждого человека, работающего под его началом, досконально. Он может сказать, какого человека, каким способом проще стимулировать. Опытный и успешный менеджер сможет подсказать своему начальнику, что вот этому работнику, требующему повышение зарплаты, можно предложить повышение по карьерной лестницей с сохранением старой оплаты труда. И он будет доволен, любуясь новой табличкой на дверях своего кабинета, и будет удовлетворен. А другому сотруднику зарплату повысить обязательно – чтобы не потерять гордого специалиста, любящего деньги, а не славу.

Менеджер по продажам должен уметь манипулировать потенциальными покупателями как своими подчиненными. А офис – менеджер должен уметь все, что умеет секретарь. Так что менеджер – это человек разносторонний, и чтобы стать таким профессионалом, нужно учиться и работать с людьми, и заниматься другими полезными для вашей фирмы или компании делами. Нужно уметь работать и с бумагами, и с оргтехникой, и знать специфику работы компании, и особенности человеческого сознания, и тогда ваша карьера пойдет вверх.

 

Видео по теме

Совет 3: Как быть в курсе всех событий

Чтобы быть в курсе событий и ориентироваться в постоянно меняющемся мире, необходимо следить за потоком информации. Оперативно отслеживать новости можно с помощью интернета.
Инструкция
1
Определите круг событий, которые для вас являются актуальными. Именно их вы будет отслеживать. Это может быть деятельность какой-либо компании и ее продукции или еще что-нибудь.
2
Регулярно заходите на сайт http://lenta.ru. В меню выбирайте нужную вам категорию: музыка, медицина, технологии и т. д.
3
Воспользуйтесь RRS-подписками на интересных вам ресурсах. Это могут быть официальные ленты компаний с пресс-релизами, статьи крупных изданий, например, The New Yourk Times, каналы отраслевых блогов или сайты отдельных авторитетов в интересующем вас деле. Таких новостей в день может быть более 200 штук, однако на просмотр ленты вам понадобится не более получаса.
4
Зарегистрируйтесь в социальных сетях: ВКонтакте, Фейсбуке, Живом Журнале и Твиттере. Поищите в них группы, которые совпадают с вашими интересами. Обычно все новые события по теме активно обсуждаются сообществом, некоторые из таких ресурсов информируют участников групп о новостях по электронной почте. Ее вы можете настроить на свой мобильный телефон и быть одним из первых, кто окажется в курсе событий.
5
Если вас интересуют события в мире и стране, регулярно заходите на http://www.starksmedia.ru. Здесь вы найдете не только свежие новости и пресс-релизы, но и статьи, посвященные определенным событиям. Вы также можете высказать свое мнение, разместив материал в каталог статей.
6
Узнать городские новости, которые не публикуются, можно от друзей и знакомых, общаясь с ними в социальных сетях, по ICQ или электронной почте. Можно подписаться на смс-рассылку, чтобы знать новости своего мобильного оператора. Информацию о распродажах и поступлениях новой коллекции одежды или обуви также можно узнать при помощи смс-оповещений. Чтобы регулярно их получать, заполните анкету на сайте или в офисе компании.
Видео по теме

Совет 4: Что должен уметь хороший секретарь

Секретарем называют офисного работника, в обязанности которого входит прием телефонных звонков, умение работать с компьютером, общение с людьми, ведение деловой документации и многое другое. О профессии секретаря существует много мифов – но что же в действительности представляет из себя хороший секретарь?

Базовые навыки



Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником.

Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам.

Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.

Особенности профессии



Многие считают, что работа секретаря заключается в приготовлении кофе, подаче документов на подпись и ответах на звонки. Это заблуждение – в обязанности данной профессии входит контроль работы приемной, ведение деловых переписок, участие в различных офисных и внеофисных мероприятиях и общение с нервными клиентами. Кроме того, хороший секретарь часто выполняет функции офис-менеджера и даже психолога, который сумеет охладить обстановку в коллективе.

Часто секретарей-референтов называют серыми кардиналами, поскольку они способны незримо влиять на работу компании и решения начальника.

Чаще всего секретарями становятся женщины, поскольку в эмоциональном плане они более гибкие и выносливые. Кроме этого, они более чуткие – улавливание настроения начальника и коллектива очень помогает в работе. Если секретарь достаточно умен и профессионален, руководитель может обращаться к нему за советами и прислушиваться к ним. Именно секретарь может облегчить работу начальника, хорошо организовав его рабочее место и вовремя донести необходимую ему информацию. При этом у секретарей нет карьерного роста, поскольку хороший помощник руководителя ценится на вес золота. Однако в результате секретарь приобретает неоценимый опыт и знание деловых процессов, что в будущем может помочь ему начать карьеру в другой профессии.

Совет 5: Как стать хорошим организатором

Сегодня организаторы востребованы в разных областях. Они собирают конференции, занимаются подготовкой семинаров, планируют новые предприятия и организуют самые разные торжества. Умение собрать людей и предложить им что-то – очень полезно в современном обществе, ведь организаторы продаж могут добиться феерических результатов.
Инструкция
1
Организация людей подразумевает умение общаться с самыми разными слоями общества. Нужно обладать обаянием, добродушным нравом и необходимыми знаниями для убеждения. Работа будет иметь два разных аспекта: привлечь потребителей и создать мероприятие. Для рекламы своего продукта нужно будет красноречиво предлагать, а для создания руководить процессом. Не бывает замкнутых организаторов, которые боятся взаимодействия, поэтому учитесь легко находить общий язык с окружающими.
2
Навыки продажи и предложения не будут лишними. Сегодня существует сотни концепций, которые помогают продвигать товар или услугу. Нужно знать классические теории, а так же особенные варианты, которые необходимы в определенной среде. Например, организатор интернет-мероприятий должен понимать основы инфобизнеса, что отличается от организации производства. Можно пройти курсы по продвижению товаров или услуг или ознакомиться со специализированной литературой. Важно не только получать теоретические знания, необходимо применять их на практике.
3
Нужно разбираться в психологии человека, важно понимать, для кого происходит организация. Умение определить нишу, интересы потенциальных клиентов позволяют сделать любое предложение более привлекательным. Для пенсионеров и студентов, например, подход отличается, и способность это увидеть и применить делает организатора успешным и востребованным.
4
Чтобы хорошо организовать что-либо, нужно знать последовательность процесса. При этом важно не только понимать главные вехи, но и уделить внимание мелочам. Например, организация праздника включает в себя не только аренду помещения и выбор ведущего, а еще и правильное размещение гостей, определенная последовательность действий, контроль обслуживания, внимание к мелочам, которые могут быть забыты или не учтены. Организатор занимается и финансовой стороной вопроса.
5
Организатор должен иметь всегда запасные варианты развития событий, а так же возможность что-то исправить. На него ложатся все непредвиденные моменты, именно поэтому придется научиться быстро придумывать что-то необычное. Полезные связи будут кстати, ведь именно знакомые могут прийти на помощь. Поэтому расширяйте круг лиц, к которым вы можете обратиться. Не игнорируйте ни водителей, ни электриков или известных актеров и политиков. Никогда не забывайте взять контакты.
6
В работе организатора очень важна ответственность. Конечно, полномочия необходимо делегировать, но при этом потребуется серьезный контроль. Научитесь брать на себя обязательства и решать вопросы, не перекладывая вину на других. Если что-то не получается, то это не только вина подрядчика, но и того, кто его нанимал. Если вы возьмете за правило все взвешивать, правильно рассчитывать время и улучшать качество выполнения, – вы станете хорошим специалистом.
Видео по теме
Обратите внимание
Работа офис-менеджера не всегда подразумевает стандартную продолжительность рабочего дня, чаще всего приходится подстраиваться под руководство, и не исключены командировки.
Полезный совет
Приступая к обязанностям офис-менеджера в первую очередь необходимо наладить контакт с остальными сотрудниками и только потом заниматься непосредственными делами
Источники:
  • как стать лучшем менеджером
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500