Совет 1: Как научиться распределять время

Очень часто бывает так, что дел вроде бы и не много, а все равно ничего не успеваешь. Или еще хуже: огромная куча заданий и не знаешь как и с чего начать. А ведь еще хочется успеть отдохнуть. Поэтому лучше не мотайтесь от одного дела к другому, а спокойно сядьте и подумайте над тем, почему вы ничего не успеваете. Причина, скорее всего, заключается в том, что ваше время плохо распределено.
Инструкция
1
Сначала возьмите листочек бумаги и ручку (маркер, фломастер, карандаш можно и не один) и сядьте в уютное кресло в комнате, в которой вам никто не будет мешать. Сейчас вам необходима тишина, чтобы сосредоточиться. Теперь распишите свой завтрашний день.
2
Вначале отметьте самые нужные вещи и время их выполнения. Указывайте только личные и необходимые потребности: сон, гигиена, завтрак, ланч, обед и т.д. Не забудьте обозначить время их выполнения. Затем распишите самые главные задания на завтра. Например, написать 5 глав доклада. Не забывайте указывать перерывы для отдыха, прогулки, звонка другу и т.п.
3
Постарайтесь выполнить намеченный план на завтра. Маленькие отклонения от расписания не сильно страшны. Если не получилось выполнить, составьте упрощенный режим на следующий день. Указывайте лишь главные пункты – то, что обязательно необходимо сделать. Это должно помочь.
4
Теперь, если вы справились с первым этапом обучения, приступайте ко второму. Распланируйте несколько дней или неделю и старайтесь действовать соответственно режиму. Естественно, это не означает, что вам предстоит и дальше жить по расписанию. Эти тренировки необходимы, чтобы научиться осуществлять все четко и по порядку, не разрываясь при этом между несколькими делами.
5
Самое важное впервые дни преодолеть искушение нарушить режим. Помните, что делаете это для себя, поэтому не надо себя обманывать. Спустя некоторое время у вас выработается привычка равномерно распределять обязанности.
6
На следующем этапе необходимо составить не все расписание, а только список дел. Приобретите ежедневник, в котором сможете отмечать задания и время, к которому они должны быть готовы.
7
В результате вы привыкните к тому, что все ваши дела «разложены по полочкам» и, скорее всего, вам не придется больше что-либо планировать. Когда вы научитесь распределять свои обязанности, у вас появится много свободного времени, которым вы сможете распоряжаться спонтанно.

Совет 2: Как научиться распределять рабочую нагрузку

Умение распределять рабочие задачи поможет вовремя справиться со всеми делами. Важно научиться расставлять приоритеты и управлять своим временем. Проанализируйте список своих задач и проведите его корректировку.
Вам понадобится
  • - ручка;
  • - блокнот
Инструкция
1
Чтобы понять, какая у вас нагрузка в настоящий момент, необходимо видеть все задания по работе. Составьте список дел на текущий день. Без перечня вам будет сложно ориентироваться в том, что и когда лучше сделать. Можно выписать все задачи без всякой системы. Позже вы будете работать с данным списком, упорядочивать его и оптимизировать.
2
Просмотрите свой список, останавливаясь подробно на каждом пункте. Вам необходимо понять, так ли важно сделать то или иное дело или его можно вычеркнуть. Определите, какие задания вы можете передать другим людям. Необязательно все брать на себя и обеспечивать себе максимальную нагрузку. Учитесь делегировать дела.
3
Составьте рейтинг оставшихся дел. Вам необходимо присвоить каждому заданию балл в зависимости от степени его срочности и важности. Понятно, что первым делом вам нужно будет выполнить наиболее актуальные задачи. Учтите также специфику своей работы. Бывает, что дело само по себе является незначительным, но из-за его невыполнения через какое-то время могут пострадать другие ваши проекты.
4
Учитывайте свой персональный биоритм. Если по утрам вам сложно сосредоточиться, посвятите это время рабочего дня несложным заданиям, а вечером займитесь чем-то более серьезным. Также нужно иметь в виду, что непосредственно после отпуска и длительных выходных ваша работоспособность может быть снижена. Поэтому не стоит возлагать на эти трудовые будни слишком большие надежды.
5
Чередуйте задания в зависимости от их типа. Смена деятельности даст вам возможность встряхнуться, перестроиться и отдохнуть от какой-то работы. Например, после сложного и нудного отчета можно уделить время какому-то творческому заданию. Составьте презентацию или отправляйтесь на встречу с партнерами. Так вы избавитесь от ощущения рутины и почувствуете, насколько разнообразна ваша профессиональная деятельность.
6
Занимайтесь планированием своей деятельности. Делать это нужно не только на день, но и на неделю, месяц и год. Чтобы грамотно распределить рабочую нагрузку, необходимо видеть общую картину. Если вы проведете анализ и определите, в какое время у вас накапливается больше всего дел, например, в зависимости от сезонности, вы сможете запланировать проекты, которые могут подождать, на не самые горячие периоды.
7
Если у вас есть подчиненные, вам необходимо справедливо распределить нагрузку между ними. Сопоставляйте между собой рабочие задания по степени сложности и трудозатратности, чтобы нижестоящие коллеги трудились в равном объеме. Для пользы общего дела можно перекидывать задания от одного работника к другому в зависимости от того, у кого что лучше получается делать. Но здесь опять же все должно быть справедливо.
Видео по теме

Совет 3: Как научиться эффективно использовать свое время

Успех в делах зависит в большей мере от того, насколько человек умеет эффективно распределять собственное время. Каждому предоставляется ежедневный лимит, равный 1440 минутам в день. А как его использовать, человек решает сообразно собственным представлениям и умениям.

 

Ежедневник – первый помощник

На самом деле, эффективное использование времени – это умение, которое с детства стараются привить школьные учителя и родители. С малолетства ребенка учат соблюдать распорядок дня, чередуя труд и отдых. Тому, кто привык жить по правилам, далее будет легче. Однако помните, что никогда не поздно научиться эффективному использованию собственного времени.

Прежде всего, определите для себя цель, то есть что должно, по-вашему, измениться, если вы научитесь эффективно использовать собственное время. После этого необходимо приступать у реализации конкретной жизненной ситуации. Заведите ежедневник и научитесь записывать в него то, что вы планируете выполнить в течение дня, то есть составьте примерный план. Особое внимание слову «примерный». Часто люди, которые только начинают учиться планированию своего времени, допускают ошибку, расписывая день если не посекундно, то точно поминутно. Естественно, чаще всего они не вписывается в столь жесткие рамки, потому тяжело переживают неуспех своего предприятия. Меж тем психологи советуют расписывать только 60% своего времени, остальное оставляя на непредвиденные обстоятельства и саморазвитие. Ведь успешный человек, умеющий эффективно руководить временем, обязательно оставляет его часть для собственного совершенствования.

Решение задач по значимости

Определились с задачами на день? Следующим шагом станет их дифференциация по значимости. Распределите собственные дела на наиболее важные, средней важности и менее значимые. В связи с этим вы станете эффективнее расходовать силы для решения поставленных задач. Напротив каждой задачи отметьте уровень ее значимости определенным значком. В соответсвии с градацией избирайте время для решения задач. Важным делам уделите наиболее работоспособное время трудового дня.

Не забывайте про достижение результатов. Планируя очередное дело, вы ждете какого-то результата. Так вот опишите вкратце свои ожидания, а потом сравните с тем, что получилось в реальности. Не совпадают? Проведите анализ, что повлияло на итог, какие причины способствовали неудовлетворительному результату. А может случиться и так, что результат окажется лучше ожидаемого. Причины успеха тоже нужно анализировать, записать методы, способы, приемы его достижения.

Таким образом, следуя в сущности нехитрым правилам изо дня в день, можно научиться эффективно использовать собственное время и стать успешным человеком.

 

 

Видео по теме

Совет 4: Как научиться планировать свои дела

Собранный работник всегда будет цениться выше, чем тот, кто вечно спешит, но ни за чем не поспевает. Научиться грамотно распределять собственное время достаточно трудно. Эта задача требует личной дисциплины и умения делать то, что надо, а не то, что хочется. Однако, положительный эффект от собранности гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд.
Какой бы ни был характер трудовой деятельности, как правило, все задачи работника подразделяются на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Сиюминутные дела требуют выполнения в течение нескольких часов и до одного рабочего дня. Более длительные планы – растягиваются на недели, а перспективные наработки – это цели месячной, квартальной и годовой периодичности.

Самый оптимальный способ быстро перейти на плановый график работы – составить перечень целей, подразделяя их по срочности. Оптимальный вариант для создания такого реестра – обычная таблица. Каждый день задачи из первого столбца, куда заносятся срочные дела, должны актуализироваться. В течение дня необходимо выделить три периода для изучения таблицы, чтобы ни одна из задач вне зависимости от периода ее реализации, не выпадала из вида. Следует помнить, что задачи перспективной значимости сроком на год рано или поздно перейдут в первую графу, а, следовательно, к их реализации необходимо готовиться.

Планирование во многом зависит от самодисциплины. В первой половине дня отмечается наибольший прилив продуктивности. Особенно важно выделять время с 10 утра до обеда. На этот промежуток времени необходимо отнести дела, которые считаются самыми трудоемкими или самыми неприятными. Откладывать такие задачи на послеобеденный период не стоит – это время лучше отвести целям, которые наиболее приятны. Важно, чтобы задачи, выполняемые в течение трудового дня, относились ко всем категориям периодичности – срочные, среднесрочные и перспективные.

Нередко бывает, что стремительный и непрогнозируемый поток трудовой деятельности приводит к необходимости в течение дня корректировать рабочий процесс. Избегать этого не стоит, следует лишь уметь рационально заменять задачи между собой. К слову, если на повестке дня стоит важная работа, которая должна быть закончена до конца дня, а производственная необходимость вынуждает присутствовать на многочасовом совещании, то следует приложить все усилия, чтобы отказаться от участия в мероприятии. Безусловно, совещания, как форма взаимодействия с коллективом – крайне важны, однако работа, требующая сиюминутного исполнения, должна быть на первом месте.

Еще один важный пункт для ценителей собственного времени – чтобы всегда все успевать необходимо как можно меньше уделять внимание вещам, которые буквально «воруют» драгоценные минуты. Это может быть отвлеченный разговор с работниками или излишняя услужливость по отношению к коллегам, которые постоянно просят оказать ту или иную помощь. Специалист, умеющий планировать свое время, особенно дорожит каждой трудовой минутой и знает, что от результативности его деятельности зависит личная репутация и достижения компании.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500