Совет 1: Как оформить командировочное удостоверение

Многие организации отправляют своих сотрудников в командировку для выполнения каких-либо поручений по работе. При этом необходимо правильно оформить документы. Одним из них является командировочное удостоверение, которое подтверждает нахождение сотрудника на служебном задании вне места постоянной работы. Также удостоверение необходимо для начисления суточных выплат.
Инструкция
1
Для того чтобы оформить командировочное удостоверение, руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В приказе необходимо указать цель поездки, период пребывания вне рабочего места и источник оплаты расходов. Этот документ передается в кадры, где и будет оформлено командировочное удостоверение (форма Т-10).
2
В данном документе укажите наименовании организации, можно не полностью, например, ООО «Восток». Далее проставьте порядковый номер удостоверения и дату составления, которая должна быть такой же, как и в приказе.
3
Далее переходите к заполнению информации о сотруднике. Туда включаются фамилия, имя и отчество полностью, табельной номер, структурное подразделение, к которому относится работник и должность.
4
Ниже, после слова «командируется», напишите адрес полностью, после этого укажите цель командировки, например, для заключения договора купли-продажи. Далее напишите количество дней командировки, но за минусом дней, потраченных на дорогу. Подписывать данный документ должен руководитель организации.
5
В поле «Отметки о выбытии и прибытии в пункт назначения» командируемый сотрудник проставит по мере командировки. Если пунктов назначения несколько, то и отметок должно быть столько же.
6
Под каждой отметкой ставится дата и закрепляется печатью той организации, в которую он прибыл. Также на ней должен расписаться ответственный человек или руководитель организации.
7
Командировочное удостоверения не всегда нужно выписывать, например, при командировки в один день оно необязательно. Также не стоит заполнять этот документ при служебной поездки за границу. В этом случае подтверждением будет являться копия загранпаспорта, куда вносят отметки о пересечении границы.

Совет 2: Как оформить командировочные расходы

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, командировкой считается поездка работника по поручению организации с целью выполнения служебных заданий. И на основании этой же статьи предприятие должно компенсировать сотруднику все расходы, связанные с поездкой: затраты на транспорт, проживание в гостинице и прочие.
Инструкция
1
Перед командировкой оформите служебное задание по форме № 10-а (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1) с подробным изложением цели командировки. Документ должен подписать руководитель организации.
2
Чтобы организация могла учесть командировочные расходы, оформите приказ о командировке, подтверждающий рабочий характер поездки и ее длительность. Ознакомьте работника с приказом под расписку.
3
Выпишите сотруднику командировочное удостоверение. В нем необходимо указать следующие даты: убытия с вашей фирмы, прибытия на место назначения, убытия с места назначения и прибытия домой. Эти записи обязательно заверяются подписью и печатью соответствующей фирмы - вашей или той, куда направлялся сотрудник. Благодаря этому документу, можно увидеть точное количество командировочных дней и правильно рассчитать суточные выплаты.
4
После прибытия сотрудник должен написать отчет о выполнении всех заданий. Также сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 г. № 1). К отчету прилагаются билеты на проезд, подтверждение оплаты гостиницы, командировочное удостоверение, счета с отметкой об оплате и чеки, которые подтверждают расходы во время командировки.
5
Если работник направляется в командировку за границу, нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Но приказ о командировке сделать нужно. Для подтверждения его деловой поездки снимите с заграничного паспорта копию с тех страниц, где проставлены даты пересечения границ.
6
Если во время командировки попадает выходной или праздничный день, то приложите копию правил внутреннего распорядка предприятия, в которых указан режим работы организации в "нерабочие" дни (требование установлено письмом УФНС России по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393). Учтите, что если рабочий график предприятия не предусматривает работу по выходным и праздничным дням, то работнику за такой день в командировке выплачивается двойная дневная ставка или предоставляется отгул (по выбору сотрудника).

Совет 3: Как заполнить командировочное удостоверение

Командировка работника должна быть документально оформлена. В правильном оформлении заинтересована организация (это необходимо в целях подтверждения расходов предприятия, что позволяет в дальнейшем уменьшить налог на прибыль) и работник (для принятия расходов по подотчетным суммам). Форма командировочного удостоверения унифицированная, утверждена Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. (форма Т-10). Командировочное удостоверение — единственный документ, подтверждающий факт и период пребывания работника в пункте назначения. Чтобы заполнить командировочное удостоверение, укажите следующее.
Инструкция
1
Реквизиты документа: номер и дату составления. Командировочные удостоверения регистрируются в отдельном журнале.
2
Укажите наименование организации. Это нужно сделать в строгом соответствии с учредительными документами.
3
Данные о работнике: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность и структурное подразделение, в котором числится, его табельный номер. Обязательно заполнить данные паспорта работника.
4
Заполнение происходит на основании данных, указанных в приказе на командировку. Это наименование и местонахождение организации, в которую направляется работник. Например, Россия, Санкт-Петербург, Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа. Цель командировки указывается на основании выданного служебного задания.
5
Обязательным атрибутом является подпись руководителя и печать командирующей организации.
6
Оборотная сторона содержит непосредственно отметки о прибытии и убытии работника. Первую дату убытия и последнюю дату возвращения ставит секретарь (кадровик, бухгалтер), заверяет своей подписью и печатью канцелярии. Прибытие и убытие из места командировки также должно быть заверено подписью и печатью ответственного лица.
Совет полезен?
Не нужно оформлять командировочное удостоверение, если поездка связана с выездом за границу РФ (кроме СНГ). Даты определяются по отметкам в заграничном паспорте. Предостережение: командировочное удостоверение заполняется в одном экземпляре, выдается работнику на весь период командировки. При длительной командировке, на основании командировочного удостоверения, работника регистрируют по месту пребывания в гостинице.
Источники:
  • «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008г.

Совет 4: Как осуществляется возмещение командировочных расходов

Согласно Трудовому кодексу, а именно статьям 167 и 168, при направлении сотрудника в командировку за ним сохраняется заработная плата, место работы и должность. Также руководитель предприятия должен возместить все расходы, связанные со служебной поездкой. К таким затратам относятся: проезд, наем помещения для проживания, услуг связи и др.
Инструкция
1
Прежде всего вы должны правильно оформить командировку. Составьте служебное задание (форма №10-а), издайте приказ и оформите командировочное удостоверение. Чтобы выдать денежные средства подотчет, вы должны иметь на руках приказ руководителя о выделении наличных. В бухгалтерском учете отразите выдачу денег следующим образом: Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К50 «Касса» - выданы денежные средства подотчет.
2
Сотрудник должен отчитаться за полученные деньги в течение трех дней после прибытия. Как правило, подтверждающими документами являются чеки, счета, счет-фактуры, акты и прочие документы. Проверьте правильность их заполнения. Во-первых, должна стоять дата осуществления операции, во-вторых, печать организации, которая оказывает услуги, а в-третьих, затраты должны быть экономически обоснованными.
3
После принятия и проверки документов составьте авансовый отчет (форма АО-1). В бухгалтерском учете к счету 71 по дебету откройте тот, с которым связаны расходы. Например, проезд можно отнести к прочим расходам – счет 91. В разрезе счета 71 откройте того сотрудника, которому выдавались денежные средства.
4
В том случае, если денежные средства сотрудник тратил из своего кармана, но вовремя предоставил подтверждающие документы, руководитель должен подсчитать общую сумму всех затрат и издать приказ о возмещении потраченной суммы. В приказе пропишите назначение расходов, основания. Например, если работник потратил определенную сумму на услуги связи, то он должен помимо чеков и квитанций об уплате предоставить детализацию счета, счет-фактуру и акт выполненных услуг. В приказе все документы перечислите, укажите их номер, дату, а также все данные чека (номер, счет и т.д.).
5
После этого денежные средства могут быть выданы в день заработной платы или же сразу. Бухгалтер должен помимо авансового отчета составить расчетный кассовый документ.
Видео по теме

Совет 5: Как оформить суточные

В процессе своей деятельности многие предприятия отправляют своих работников в служебные командировки. Казалось бы, ничего сложного – просто сотрудник отправился на задание и вернулся с него. Но даже такое простое событие требует достаточно объемного процесса документального оформления.
Вам понадобится
  • - командировочное удостоверение
  • - служебное задание
  • - приказ о командировке
  • - авансовый отчет
  • - отчет о выполненной работе
Инструкция
1
Оформите служебное задание для сотрудника, в котором подробно изложите цель и сроки поездки сотрудника. Обычно такое задание оформляется руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляющийся в командировку. Затем подпишите данное служебное задание у руководителя предприятия, так как именно он принимает последующее решение о целесообразности данной командировки.
2
Подготовьте Приказ о командировке сотрудника. Такой Приказ обычно издаётся руководителем предприятия, на основании служебного задания, поданного руководителем структурного подразделения. Ознакомьте сотрудника, направляющегося в командировку, с данным Приказом под роспись.
3
Оформите сотруднику командировочное удостоверение, на основании Приказа о командировке. В этом удостоверении указываются отметки о времени прибытия работника к месту назначения и времени его отъезда оттуда. По данным отметкам, после возвращения сотрудника, рассчитывается его фактическое время пребывания в командировке и производится начисление командировочного пособия.
4
Выдайте сотруднику аванс на оплату командировочных расходов. Такие расходы включают в себя оплату суточных, поездки, найма жилого помещения и др. Суточные расходы выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, а также за все дни, которые он затрачивает на поездку. Если работник направляется в командировку в пределах страны, такой аванс выплачивается в национальной валюте, а если заграницу, то в валюте страны, в которую он едет.
5
Составьте отчёт о выполненной работе, по результатам возвращения работника из командировки. В этом отчёте указывается объём работы, выполненной сотрудником в течение командировки, а также здесь обозначаются фактические расходы на командировку, включая суточные. К такому отчёту прикладываются оригиналы документов, таких как: билеты на проезд, квитанции за оплату гостиницы и прочее. Затем, сопоставив с суммами, выданными работнику в виде аванса, производится перерасчёт расходов: изымаются излишки средств или возвращается перерасход. С данными отчёта о выполненной работе сотрудник должен ознакомиться под роспись.
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500