Совет 1: Как считать командировочные

Направление в командировку предполагает оформление необходимых документов: служебного задания, приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения. Работнику возмещают подтвержденные документами расходы, связанные с пребыванием в командировке, и оплачивают суточные. Размер суточных определяет коллективный договор или специальный приказ организации. За время командировки за работником сохраняется средний заработок.
Вам понадобится
  • - Коллективный договор или иной документ, устанавливающий размер суточных в вашей организации.
  • - Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
  • - Приказ о направлении работника в командировку.
  • - Командировочное удостоверение.
  • - Авансовый отчет, утвержденный руководителем.
  • - Документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.
Инструкция
1
Перед отъездом работника в командировку на территории Российской Федерации выдайте ему аванс в рублях, а в зарубежную командировку - в валюте той страны, в которую он командирован.
2
После возвращения из командировки проверьте представленный работником авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы в командировке, а именно:

- командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии - утвержденное руководителем служебное задание;

- счет из гостиницы и кассовый чек, подтверждающий фактическую оплату проживания;

- билеты на транспорт, квитанции, подтверждающие оплату услуг по бронированию билетов и использование постельных принадлежностей;

- квитанцию об оплате проезда транспортом общего пользования к аэропорту, если он находится за чертой населенного пункта;

- квитанцию об оплате страхового платежа по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
3
Если работник был в зарубежной командировке, то, кроме документов, перечисленных выше, проверьте следующие:

- квитанции, подтверждающие расходы по оформлению заграничных паспортов и виз;

- банковские документы, подтверждающие расходы по обмену дорожных чеков на наличную иностранную валюту;

- квитанции об оплате консульских и аэродромных сборов;

- квитанции об оплате сбора за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- документ об оформлении обязательной медицинской страховки.
4
На основании командировочного удостоверения просчитайте количество дней командировки (включая выходные и праздничные дни, день отъезда и день возвращения) и, зная положения коллективного договора о размере суточных, просчитайте сумму возмещения.
5
Подсчитайте все расходы согласно предоставленным квитанциям и чекам.
6
Определите разницу между суммой подтвержденных расходов и выданным авансом. Если выданный аванс больше этой суммы, то работник должен внести в кассу разницу, если меньше – выдайте ее работнику из кассы.

Совет 2: Как возмещать расходы по командировочным

При отправлении в командировку сотрудникам фирмы возмещаются в полном размере расходы, понесенные за время поездки. Они подтверждаются документально, являются приложением к авансовому отчету, отчету по командировке. Затраты, которые оплачиваются компанией, прописываются в локальном акте предприятия, называемом «Положение о командировке».
Вам понадобится
  • - документы на командировку;
  • - авансовый отчет;
  • - подтверждающие документы;
  • - коллективный договор компании.
Инструкция
1
Если в вашей фирме изначально предполагается отправление работников в командировку, порядок оформления документов и возмещения расходов во время поездки пропишите в коллективном договоре, другом локальном нормативном акте организации. Как правило, такой документ называется положением о командировке. Обязательно ознакомьте сотрудников под расписку с договором. При наличии в фирме профсоюзной организации учтите мнение ее председателя, являющегося выборным органом.
2
После возвращения сотрудник обязан оформить отчет по командировке, в том числе и авансовые отчет, на основании этих документов производятся выплаты. Причем авансовые отчет заполняется в течение трех дней с момента прибытия в компанию. При отправлении в поездку работнику бухгалтерией выдаются подотчетные деньги. Если сумма фактически потраченных и выданных ранее денежных средств специалисту отличаются между собой, делается перерасчет. В таком случае разница возвращается работником в кассу предприятия, если она положительная, или выдается сотруднику при отрицательном результате. Причем сумма документа АО-1 утверждается директором. Только после этого производятся выплаты, перерасчет (если это имеет место).
3
При оформлении авансового отчета на оборотной стороне документа специалистом, вернувшимся из командировки, прописывается перечень затрат, произведенных в поездке. Затем пишется список документов, являющихся подтверждением расходов. Это билеты (авто, авиа, ж/д), чеки на оплату питания, жилья и других затрат, которые согласованы с работодателем. Учтите, что суточные подтверждать не нужно, так как их размер, как правило, фиксированный. Все расходы, связанные с командировкой, освобождаются от обложения налогом на прибыль. Причем имеются установленные суммы, в пределах которых можно учесть суточные в качестве расходов, освобожденных от уплаты налога.
Видео по теме
Источники:
  • Командировочные расходы: оплата труда во время командировки
Обратите внимание
Ваша организация имеет право устанавливать любой размер суточных, если он не превышает установленные законодательством пределы. В противном случае суммы превышения будут облагатся НДФЛ.
Полезный совет
За пребывание в зарубежной командировке, суточные во время проезда по территории России рассчитываются по нормам суточных для России. За день пересечения границы - по нормам страны въезда. Если выезд за границу и возвращение произошли в один день, суточные оплачиваются в размере 50 % от нормы для той страны, в которую был командирован работник.
Источники:
  • Официальный сайт Правительства Российской Федерации.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500