Совет 1: Как подшивать договоры

Документация в некоторых компаниях хранится десятилетиями. Чтобы важные бумаги не помялись и не потерялись, их нужно подшивать в папки из твердого картона или пластмассы. Для идентификации давайте каждому договору отдельный номер.
Инструкция
1
Чтобы нужный договор было легко найти, заведите книгу учета. Присваивайте документу номер и заносите его в этот журнал. Кроме номера, вписывайте дату заключения договора. Запись в журнале должна выглядеть так: 1. договор №123ТП от 22.02.2011. В примечаниях можно указать суть договора, когда того требует корпоративный стиль ведения документации.
2
Если в компании существует несколько юридических лиц, заведите для каждого свою книгу учета договоров. Применяйте в обозначениях условные символы. Например, договора ОАО "Маша и медведи" записывайте как 123ММ. А ценные бумаги от ЗАО "Три поросенка" помечайте 123ТП. Номера присваивайте по порядку, чтобы не возникло путаницы.
3
Когда договор прошел все согласования, подписан у генеральных директоров обоих сторон, поставлены печати, его можно подшивать в папку. Выбирайте папки в жесткой обложке - они обеспечат документам сохранность. Для каждого юридического лица необходим свой скоросшиватель.
4
Перед тем как подшить документ в папку, аккуратно удалите скрепку, держащую листы. Возьмите дырокол и пробейте новые отверстия. Вложите документ в папку и закрепите его специальными усиками. Отделите один договор от другого чистым листом А4.
5
Подшивать договора можно и другим способом. Для этого понадобятся прозрачные файлы. Каждый документ вкладывайте в отдельный файл и закрепляйте в папке.
6
Не храните в одной папке слишком много договоров - они могут помяться. Папка должна легко закрываться, отдельные листы не должны торчать наружу.
7
Для хранения папок с договорами заведите отдельную полку в шкафу. На папке напишите год и юридическое лицо, которому принадлежат документы. Это позволит быстро найти нужные бумаги в случае надобности.
8
Папки с договорами трехлетней давности нет необходимости всегда держать под рукой. Разложите их в картонные коробки, подписав год и юридическое лицо, на которое оформлены документы. Коробки отправьте на склад. Выбирайте для хранения сухое место. Влажность губительна для бумаги.

Совет 2: Как подшивать счета-фактуры

Ведение бухгалтерской отчетности - довольно кропотливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров должны храниться в организации до десяти лет, поэтому подшивать их нужно так, чтобы в любой момент можно было найти нужный документ.
Инструкция
1
Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Лучше всего делать это в электронном виде, в специальной программе или в обычной таблице Excel. Впишите номер документа (обычно он смешанный - цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, чтобы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.
2
Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Например, фактуры, оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Обязательно указывайте номер договора или соглашения, к которому был составлен данный счет.
3
Возьмите счет-фактуру, которую нужно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, чтобы ценные бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.
4
Второй способ хранения - в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл поместите в скоросшиватель и закрепите специальными держателями.
5
На каждую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за который собраны документы.
6
Счета-фактуры старше трех лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках количество скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае надобности всегда можно будет поднять архив и найти нужные бумаги.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500