Совет 1: Как писать деловое письмо на английском языке

Очень важно при ведении деловой переписки с иностранцами правильно оформить соответствующие документы. Учитывать нужно не только все правила иностранного языка, но и принятые нормы оформления. Многие провалы при ведении переговоров связаны именно с нежеланием следовать определенным правилам.
Инструкция
1
Для составления делового письма необходимо использовать бумагу только формата А4. Обязательно оставляйте широкие поля у документа для того, чтобы документ в случае чего можно было подшить в папку (слева и справа поля должны быть по 2,5 см, а верхнее поле - как минимум 4 см).
2
Вверху страницы напишите обратный адрес в «обратном» порядке. Сначала укажите свое имя и фамилию, затем - номер офиса или квартиры, номер дома, название улицы, город, код города, область, страну.
3
Сделайте двойной интервал и укажите дату составления письма. Месяц можно указать словами, а можно цифрами (например, November 12, 2011). При отправлении письма в США сначала следует писать месяц, в то время как в Великобритании сначала указывают число.
4
Справа укажите адрес получателя в аналогичном порядке адреса. Если нужно сослаться на предыдущее отправленное письмо, то сделайте это непосредственно перед обращением при помощи ссылки в левой части документа («Our ref. # номер письма», или «Your ref. #»).
5
Снова сделайте двойной интервал и напишите обращение. Если вы знаете адресата, то письмо начинается с «Dear Mr…». Если вы обращаетесь к женщине, то укажите «Mrs.» (или «Ms.», если она не замужем или ее социальный статус неизвестен). Если адресат неизвестен, то лучше указать «Dear Sir or Madam». После обращения обязательно укажите двоеточие.
6
Текст письма пишется компактно, с одинарным интервалом. Писать нужно в любом случае вежливо. Между абзацами пропускайте две строки, не используйте «красную строку», т.к. у американцев и европейцев такое понятие отсутствует.
7
Закончите текст на позитивной ноте, используя общепринятые выражения (например «We are looking forward to hearing from you»). Укажите то, как с вами можно связаться.
8
Напишите заключительную фразу (например, «Yours truly»), сделайте большой интервал и распишитесь. Подпись нужно расшифровать.

Совет 2: Как писать английское письмо

Несмотря на развитие Интернета, обычная или курьерская почта не теряет своей актуальности. По почте пересылается много различной документации, да и посылки еще никто не отменял. Особенно почта актуальна в европейских странах - работает она прекрасно. Какие же "подводные камни" встретим мы в таком, казалось бы, простом деле, как отправка письма в Англию или англоязычные страны?
Инструкция
1
Прежде всего необходимо запомнить, что адрес в Англии, США и многих других англоязычных странах пишется не так, как в России, а наоборот. Сначала идет номер дома адресата или квартиры, если он живет в квартире, потом название улицы, далее название населенного пункта, штат (при наличии), индекс и страна. Крайне важно правильно указать адрес, если вы отправляете посылку курьерской службой или почтой.
2
Допустим, адрес получателя мы указали без проблем, и курьерская служба или почта не будет испытывать затруднений при отправке нашего письма. Но куда должен придти ответ? Адрес в России логично писать так же, как и в англоязычных странах, т.е. наоборот. Указывая номер квартиры, стоит добавить "apt." (от apartment) или "flat", чтобы ее номер не перепутали с номером дома. Соответственно стоит указать и номер офиса - добавить "office". Корпуса и строения домов обычно обозначаются как "bld." (от building).
3
Обычное или электронное письмо принято начинать с обращения, даже если вы пишете в незнакомую организацию или государственный орган. Обращения в английском языке очень формализованы.

Если получатель - ваш контрагент, чья должность находится примерно на том же уровне, что и ваша, вполне вежливым будет обращение по имени. Например, dear Brian. Формальное обращение всегда начинается со слова dear, после обращения ставится запятая, и дальнейший текст идет с новой строки с большой буквы.

Если получатель находится на более высокой должности, или если он заметно старше вас по возрасту, то принято обращаться dear Ms/Mr Smith. Как правило, в настоящее время ко всем женщинам обращение лучше начинать с Ms независимо от их возраста и семейного положения.

Обращение dear Sir or Madame допускается в том случае, если вы впервые пишете в какую-либо организацию и не знаете в ней никого.
4
Дальше все зависит от того, какое письмо вы хотите написать. Правила существуют только для деловых писем - они должны быть краткими и формальными, но в целом английские деловые письма по сути ничего не отличаются от русских.

Заканчивать формальное письмо лучше фразой best regards или просто regards, после которой следуют ваше имя, или имя, фамилия, должность и название компании, если это деловое письмо. Для писем друзьям и знакомым больше подойдет yours sincerely. Это правило применяется к любым письмам, как к обычным, так и к электронным.
Видео по теме
Совет полезен?
Будьте внимательны при отправлении писем курьерской службой. Лучше несколько раз отследить отправление по Интернету или телефону, чем по прошествии недели узнать, что кто-то в курьерской службе не разобрал ваш почерк или что-то перепутал и отправил письмо или посылку не туда. Такие случаи нередки.

Совет 3: Как составить письмо на английском языке

В правилах переписки на английском языке есть свои тонкости и нюансы. И если в личном письме правилами можно пренебречь, то для деловой бумаги это недопустимо. Поэтому для письменного общения с коллегами и партнерами за рубежом стоит изучить структуру письма на английском.
Инструкция
1
Адреса
В правом верхнем углу напишите свой адрес по международным стандартам, т.е. начиная с улицы, номера дома и квартиры (офиса), затем укажите город, область, почтовый индекс и страну. Ниже поставьте дату полностью. Через пару пустых строчек приведите адрес получателя письма в таком же порядке. В британских адресах номер дома традиционно ставится перед названием улицы (допустимы оба варианта).
2
Обращение и вводная фраза
Если адресат письма вам неизвестен, напишите Dear Sir/Madam, в остальных случаях употребляйте Dear Mr./Mrs. Smith (в рамках формального стиля) или Dear David (если получатель письма вам хорошо знаком). После обращения поставьте запятую, вводную фразу начните с новой строчки с маленькой буквы. В первой строке вам нужно указать причину своего обращения: ответ на запрос, напоминание, просьба и т.д.
3
В основной части коротко и точно изложите цель послания: обсудить детали договоренности, напомнить о сроках поставки/оплаты, предоставить прайс-лист, сделать заказ и так далее. В этом пункте могут использоваться такие клише:

I am writing to inform you that - Пишу вам с целью проинформировать, что...

Enclosed is - К письму прилагается...

Please contact me - Пожалуйста, свяжитесь со мной...

I look forward to your reply / further cooperation - С надежной на ваш скорый ответ / на дальнейшее сотрудничество...

Thank you for your answer - Спасибо за ваш ответ.
4
В конце письма употребите форму вежливости:

Yours Faithfully - С уважением...

Sincerely - Мое почтение...

Best regards - С наилучшими пожеланиями...

Поставьте запятую и с новой строки напишите свое имя. В бумажном письме оставьте место для собственноручной подписи.
Обратите внимание
Не переживайте из-за того, что вы пишете письма слишком простым языком. Лучше пожертвовать стилистическими красотами, чем оказаться непонятым. Особенно осторожно используйте классические эпистолярные клише, когда общаетесь с людьми, для которых английский не родной язык. В этом случае чем проще, тем лучше.
Совет полезен?
Если вы отправляете одному и тому же адресату не первое письмо за день, в качестве обращения пишите просто имя:
David,.. (не нужно каждый раз приветствовать получателя).
Источники:
  • письмо совет на английском языке

Совет 4: Как перевести письмо на английский

Границы мира все более расширяются, и сегодня вести переписку с друзьями или деловыми партнерами в других странах – обычное дело. Английский язык неслучайно утвердился в статусе международного языка – он сравнительно прост и однозначен. Достаточно запомнить общую структуру и несколько клише, чтобы научиться быстро писать письма любого характера.
Инструкция
1
Начните письмо на английском языке с адреса. В деловом письме от правого края напишите улицу, дом и квартиру (офис) получателя, затем округ и город с почтовым индексом, после чего – страну. Ниже поставьте дату, под ней от левого края в таком же порядке укажите свой адрес. Разумеется, в электронном письме все эти строки излишни.
2
Далее поставьте обращение к адресату. Человеку, с которым у вас исключительно официальное знакомство, напишите “Dear Mr./Mrs. Smith”. Для хорошо знакомого получателя выберите менее формальное “Dear Paul”. Если это уже не первое за день ваше письмо этому адресату, в первой строке поставьте просто имя – незачем здороваться каждый раз.
3
После обращения поставьте запятую и начните основной текст с новой строка с маленькой буквы. Во вводной фразе обозначьте цель или причину написания письма:

I have received your letter of – Я получил ваше письмо;
Thank you for your letter – Благодарю за ваше письмо;
We are pleased / I regret to inform you – Мы рады / Мы с сожалением вынуждены сообщить вам.
4
В следующем абзаце изложите основное содержание письма. После чего используйте подходящую к случаю заключительную фразу:

I look forward to your reply / to meeting you – С нетерпением жду вашего ответа / встречи с вами;
Once again, I apologize for any inconvenience – Еще раз приношу извинения за беспокойство;
(Feel free to) contact us for further information – (В любое время) обращайтесь за дальнейшей информацией.
5
В конце письма поставьте заключительную формулу вежливости:

Sincerely – Искренне ваш;
Yours truly – С уважением;
Best Regards – С наилучшими пожеланиями (подходит для делового, но не совсем формального знакомства).

Далее через запятую, но с новой строки поставьте подпись – имя и фамилию (статус и фамилию) или просто имя, если ваши отношения с адресатом не слишком официальные.
Видео по теме
Совет полезен?
Воспользуйтесь популярными электронными переводчиками для перевода основной части письма. Чтобы исключить ошибки и двусмысленность в тексте, пишите только простыми, нераспространенными предложениями. Изящный стиль стоит принести в жертву прозрачности смысла.
Источники:
  • как переводить письменно

Совет 5: Как написать и оформить письмо за границу

Письма по американскому образцу оформляются совсем не так, как это делается по российским стандартам. Существует определенный набор правил написания деловых писем на английском и других европейских языках. Нужно знать и учиться применять специальные клише для выполнения этой задачи.
Вам понадобится
  • - компьютер;
  • - писчие принадлежности;
  • - бумага;
  • - конверт.
Инструкция
1
Подберите белую или серую бумагу для написания письма. Цвет шрифта лучше всего сделать черным или синим. Если вы набираете письмо на компьютере, то все равно подписывать его нужно от руки. Конверт желательно выбирать исходя из цвета бумаги. На нем заполните следующие пункты в указанном порядке:• Звание и ИО адресата;• Сокращенное или полное название организации;• Дом и название улицы;• Город;• Графство (Великобритания) или штат (США);• Почтовый код (индекс), страна.
2
Начните заполнять письмо с адреса и имени отправителя. Потом подпишите дату в верхнем правом углу 2-мя строками ниже адреса. Например: 12th February, 2006; 12/02/2006 (USA); February 12th, 2006. Укажите адрес и полное имя получателя письма. Это делается 2-мя строками ниже даты с левой стороны листа. Оно пишется в том же формате, что и адрес отправителя. Имя получателя нужно писать в таком порядке: имя, отчество, фамилия, звание.
3
Следите за обращением к получателю письма: Mr. – мужчина (женатый/холостой), Mrs. – замужняя женщина, Miss – незамужняя женщина и Ms – женщина, семейное положение которой нам не известно.
4
Напишите приветствие. Его рекомендуется начинать на 2 строчки ниже адреса слева. Вот наиболее распространенные клише приветствий: Dear Sir; Gentlemen; Dear Madam; Dear Mr. Collins; Dear Jay. Если вы поставите слово my (мой), тогда это будет означать письмо личного характера. Укажите двумя строчками ниже тему обращения: Re:, Subject: или Fw:.
5
Заполните и основную часть письма. Каждый абзац данного раздела лучше писать с отступом в 4-5 символов. Используйте 1.5 интервал. Укажите сначала цель написания письма. Вот несколько подходящих примеров:• Thanks for your letter of …• Just a few words to …
6
По окончании основной части принято выражать надежду на дальнейшую связь, переписку или сотрудничество. Вот пара подходящих для этой цели клише:• I look forward to hearing from you • I look forward to receiving your answer• I hope that this will prompt you • I will look forward to meeting you …
7
Напишите и заключительную строку посередине листа 2-мя строками ниже основной части. Пишите первое слово только с заглавной буквы. В конце ставьте запятую, имя и подпись. Вот некоторые примеры:• Yours truly, …• Sincerely yours, …• Respectfully yours, …
8
Сделайте подпись. Как правило, оставлять ее лучше всего от руки прямо под завершающей строкой. Если это деловая переписка, тогда вам нужна писать название организации, имя и должность.
Источники:
  • Как правильно составить письмо за границу
Полезный совет
Если к письму приложены какие-то документы, то в левой нижней части страницы после подписи укажите «Enclosure:», название и количество прилагаемых файлов.
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500