Совет 1: Как оформлять документы в архив

Разграничение документооборота на документацию, требующую постоянного хранения, временного хранения, либо уничтожения, проводится в строгом соответствии с правилами работы архивов организаций и особыми распоряжениями Росархива. Вне зависимости от того, направляете ли вы документацию на хранение в собственный архив предприятия, муниципальный архив или государственный архив РФ, оформление необходимо производить с соблюдением всех действующих требований.
Инструкция
1
Первым этапом подготовки документов к передаче в архив является экспертиза ценности документации, целью которой является выявление документации, подлежащей уничтожению, и документации, подлежащей хранению, а также определение сроков хранения той или иной документации. После экспертизы проводится оформление дел и подготовка описей по архивируемым документам.
2
Для проведения оценочной экспертизы документации в организации выбирается экспертная комиссия, которая и проводит экспертный отбор документации на передачу в архив.
3
После выбора документации, подлежащей хранению, ее следует оформить согласно действующим правилам архивации. Существуют специализированные компании, предлагающие услуги по оформлению документов в архив, но в целом, справиться с этой задачей можно и своими силами.
4
Документы для хранения объединяются в дела, общее количество листов в одном деле не может быть более 50. Дела, предназначенные для постоянного хранения, необходимо подшивать в твердый переплет. Нумерация листов осуществляется простым карандашом, номера страниц проставляют в правом верхнем углу. В конце каждого дела, отдельным листом должна быть приложена заверительная надпись (количество листов в деле, заверенное подписью составителя).
5
На обложке дела, предназначенного для постоянного хранения, необходимо указать официальное название организации, номер данного дела в соответствии с номенклатурой организации, наименование дела, количество подшитых листов, срок, до которого необходимо хранить данное дело, либо указать, что оно подлежит постоянному хранению, номер архива, в который передается дело, номер описи и самого дела в данном архиве.
Обложка должна заполняться разборчиво с помощью светостойких чернил.

Совет 2: Как сдать документы в архив

Подготовка и сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года или сроков хранения. В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, например, документы, касающиеся кадрового учета.
Инструкция
1
Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.
2
При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.
3
Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую ценность, его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу. В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250.
4
На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись. В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре.
5
Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации. Необходимость сдачи дел будет зависеть от загруженности архива, частоты обращения к старым документам и т.д.
Источники:
  • как сдать документы на регистрацию
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500