Инструкция
1
Для начала необходимо знать, что объяснительная составляется в произвольной форме и содержит в себе две важные части – фактическую и причинную. Фактическая часть должна указывать на факты, которые послужили поводом к написанию такой записки, а причинная часть, в свою очередь, объяснять в полном объеме сложившуюся ситуацию. В конце текста обязательно должны быть подлинная подпись написавшего и дата.
2
Составляется объяснительная записка в тех случаях, когда нужно прояснить какую-то ситуацию, повлекшую по причине виновника (пишущего объяснительную) какие-то нарушения производственной дисциплины. Обычно такой документ пишется в виду прогула сотрудника, какого-то дисциплинарного проступка и т.д. Объяснительная записка позволяет прояснить ситуацию и разобраться в случившемся.
3
Возьмите чистый лист бумаги формата А4. Начните писать с шапки, указав в ней, кому адресован и от кого этот объяснительный документ. Пишется шапка в верхнем правом углу. В качестве адресата, как правило, выступают директор организации или его заместитель.
4
Отступите от шапки некоторое место и посередине напишите «Объяснительная записка». Отступите от надписи еще немного и начните излагать суть произошедшего инцидента, оценку всего происходящего и своих действий.
5
Укажите причины и последствия, которые возникли в виду того или иного поступка. Поставьте в левом нижнем углу дату (на момент написания).
6
Поставьте в правом нижнем углу личную подпись и расшифровку к ней в виде ФИО и передайте документ на рассмотрение начальству.
Внимание! В объяснительной записке необходимо указывать наименование документа, регистрационный номер, наименование организации и место составления, а текст объяснительной должен быть объективным и четким, отражать только суть дела.