Совет 1: Как составить документ

В любом офисе и на производстве сотрудники часто работают с различного рода документами, поэтому умение составлять служебные, деловые документы необходимо каждому. При этом существуют общие требования, которых необходимо придерживаться при оформлении любого документа – делового письма, приказа, положения, распоряжения и т.п.
Инструкция
1
Составление документа начните с уточнения его целесообразности и круга вопросов, который подлежит разрешению. Это поможет вам определиться с типом документа и его формой, во многом определяющими характер и стиль изложения его содержания.
2
Изучите законодательные правительственные и ведомственные нормативные акты, регламентирующие порядок решения таких вопросов. Это очень важный этап, показывающий вашу грамотность, и позволяющий составить документ, полностью отвечающий установленному порядку оформления и разрешения рабочих вопросов. Это так же поможет определить адресата, утверждающий и согласующий орган и обеспечит соответствие содержания данного документа и его формы компетенции данной организации.
3
Изучите тексты распорядительных и нормативных документов, чтобы составляемый документ не вступал в противоречие с ними, не дублировал их. Для этого необходимо иметь электронную базу таких документов.
4
Соберите информацию по существу решаемых вопросов, составьте проект документа. При составлении используйте трафаретные тексты и стандартные фразы и выражения, традиционно используемые в деловой документации. Изучите другие документы, которые были разработаны в вашей организации или в системе однородных предприятий и возьмите стиль их составления за основу.
5
Основной текст документа призван побудить к какому-либо действию, убедить. Он должен быть аргументирован и логичен. Формулировки должны быть строго выдержаны в юридическом отношении. На первом месте стоят требования к достоверности и объективности излагаемой информации. Текст должен быть точен и максимально информативен и лаконичен. Естественно, в нем не должно быть грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок. В том случае, если в документе вы упоминаете сведения, содержащиеся в другом источнике или документе, вы должны указать все его выходные данные.
6
Отредактируйте проект документа и согласуйте его с теми лицами, которые уполномочены на это. После этого оформите документ в соответствии с принятыми нормами и подпишите его.

Совет 2: Как составить акт исполнения предписаний

Деятельность предприятий регламентируется определенными правилами. Иногда случается, что организация не выполняет свои обязательства, тогда ей предстоит пройти проверку и получить список требований, которые ей предьявляют соответствующие органы. Выполнение этих требований фиксируется в акте исполнения предписаний.
Инструкция
1
Составляйте акт исполнения предписаний на специально предназначенном для этого бланке. Бланк акта, как правило, состоит из тех же пунктов, что и само предписание, и отражает информацию по итогам проверки. Заполните в соответствующих графах адрес обьекта, по которому проводилось инспектирование. В этом пункте помимо фактического адреса укажите также банковские реквизиты владельца предприятия.
2
Следующим этапом будет заполнение пункта о проверяющей комиссии. Опишите фамилии, имена и отчества участников проверки выполненных предписаний, и занимаемые ими должности.
3
Далее следует указать перечень выполненных работ, которые должны были быть проведены в соответствии с предписанием. При его составлении ориентируйтесь на каждый пункт составленного ранее списка действий, оценивайте их полноту и качество выполнения.
4
В следующем пункте опишите невыполненные работы, или другие действия, которые должны были быть осуществлены на момент проверки. При этом учтите обьективность невыполнения данных действий, бывают моменты, когда решающую роль могли сыграть неожиданные обстоятельства, их еще называют форс-мажорными.
5
Итогом акта исполнения предписаний являются штрафные санкции, которые будут применены к организации вследствие невыполнения требуемых действий. Заполните пункт о финансовых взысканиях, или иных мерах, которые предусмотрены в рамках законодательства для данных видов нарушений.
6
Составляйте данный документ в трех экземплярах, первый передается в организацию, которая осуществляет проверку, второй — вручается представителю инспектируемого предприятия, третий остается непосредственно у председателя проверочной комиссии. Если представитель организации, в действии которой были обнаружены и зафиксированы нарушения, отказывается принять данный акт, отправьте документ заказным почтовым отправлением с уведомлением. Получение извещения о доставке письма адресату, заверенное его подписью, означает его осведомленность о результатах проверки.

Совет 3: Как составить долговую расписку

При передаче большой суммы в долг важно подстраховаться. Всегда может произойти ситуация, когда заемщик не вернет деньги вовремя. В таком случае защитить права кредитора может такой документ, как долговая расписка, которая при правильном заполнении имеет юридическую силу.
Инструкция
1
Долговая расписка может служить доказательством во время судебного разбирательства в случае невыплаты должником положенной суммы. Данный документ должен включать в себя следующие пункты:
- Полные данные о человеке, который дает взаймы фиксированную сумму долга. Обязательно надо указать паспортные данные, иначе документ будет недействительным.
- Сумма долга, указанная в рублях. Если сделка была совершена в валюте, то указывается ее курс на момент написания расписки.
- Паспортные данные и полная информация о человеке, который берет займ.
- Срок, по истечению которого указанная выше сумма должна быть выплачена кредитору в полном объеме.
- Процентная ставка долга, если она существует. Так же можно указать порядок выплаты процентов. Проценты будут начисляться ежемесячно, если иные варианты по их уплате не указаны.
- Дата получения денежных средств заемщиком.
- Подписи двух свидетелей и их паспортные данные.
2
Формально такой документ не требуется заверять у нотариуса, однако для уменьшения риска это все же желательно сделать, потому что подпись нотариуса всегда имеет большой вес в суде. Несмотря на то, что обращение к хорошему нотариусу может стоить довольно большую сумму денег, на нем не следует экономить, особенно, если речь идет о больших суммах. Подпись нотариуса необходима, если сумма долга физического лица превышает в десять раз минимальный размер оплаты труда.
Обратите внимание
Если должник так и не вернул долг, то происходит взыскание его имущества в судебном порядке.
Совет полезен?
Оригинал расписки после возвращения заема отдается должнику во избежание повторного запроса долга через суд.

Выгодной превентивной мерой от невозврата является использование таких гражданских мер для подтверждения обязательства, как поручительство или залог.

Совет 4: Как составить акт продажи

Акт представляет собой документ, фиксирующий определенное событие (продажу, покупку). Он может содержать справочную информацию, выводы и рекомендации. Данный документ составляют для приема-передачи ценностей, документов, выполнения работ, списании товара, а также при ликвидации компании.
Инструкция
1
Напишите в верхней области листа полное наименование и реквизиты предприятия-заказчика и организации-исполнителя. Далее, немного пониже, по центру документа напишите его название: "АКТ". Затем укажите адрес, дату оформления данного акта продажи, его номер в соответствии с правилами регистрации документации, которые приняты в вашей компании.
2
Отметьте рядом с заголовком документа его краткое содержание. К примеру, можете указать продажу работ, услуг или товара. Пропишите основания, которые послужили для составления данного документа. Как правило, это приказ либо распоряжение руководителя организации.
3
Перечислите всех членов комиссии (в том случае, если она была сформирована), назначенных для документирования данного события. При этом старайтесь расположить фамилии участников в порядке убывания (согласно занимаемым должностям). Начните этот список с председателя комиссии.
4
Составьте таблицу. В свою очередь, в ней укажите наименование продаваемых объектов (продукции, услуг). В следующей колонке напишите количество соответствующих товаров, а затем укажите цену за единицу каждого конкретного изделия. Далее укажите стоимость товара (услуги) без налога. После этого заполните колонки под названием "Налоговая ставка" и "Сумма налога" и укажите стоимость товаров с учетом налога.
5
В заключительной области акта продажи разместите предварительно рассчитанные итоговые цифры (объем, количество, сумма). Для упрощения произведения дальнейших бухгалтерских расчетов не забудьте выделить размер НДС в отдельной строке. Под итоговыми значениями напишите выводы и занесите все рекомендации комиссии.
6
Оставьте место в нижней области листа. Там необходимо будет проставить подписи всем членам присутствующей комиссии с расшифровкой ФИО (в том случае, если данный акт служит внутренним документом компании). Однако, при продаже, как правило, событие касается двух организаций. Поэтому здесь должны быть подписи лиц, которые уполномочены сторонами-контрагентами.
Видео по теме
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500