Совет 1: Как написать письмо-обращение

Один из способов общения между людьми – письма. Многочисленные ситуации предполагают различные виды писем, поэтому они могут носить дружеский или деловой характер. Часто в деловой переписке используют письма-обращения. Как же их грамотно написать и правильно оформить?
Инструкция
1
Оформите заголовок письма. В правом верхнем углу укажите точную должность, чин, классность (или категорию), государственную структуру или орган, в штате которого состоит адресат, его фамилию и инициалы. Например: «Депутату Законодательного собрания … области 6 созыва Иванову И.И.», «Заместителю прокурора (название) района (название) области, государственному советнику юстиции 1 класса Петрову П.П.». Можно ниже в шапке письма написать адрес, по которому расположено место работы данного должностного лица.
2
Посередине листа обратитесь в уважительной форме к адресату, прописав полностью его имя и отчество. Обращение можно отделить запятой или закончить восклицательным знаком. Например: «Уважаемый Петр Петрович!».
3
В первом абзаце письма изложите свою просьбу адресату, а также сделайте ссылку на закон, свод правил, регламент и т.п. Например: «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», «Просим Вас провести проверку ... в соответствии со статьей 9 части первой Правил...».
4
Приведите аргументы в пользу вашей просьбы. Четко и последовательно изложите все доводы, опираясь на текст закона (правил, регламента и т.д.). Выделите несоответствия и противоречия в действиях лица или какой-либо организации. Сделайте выводы в конце ваших рассуждений. Важно помнить, что текст должен быть официально-деловой и конкретно выражать ваши мысли. Можете использовать такие слова и словосочетания: «в части 3 десятой статьи установлено...», «Правила не предусматривают...», «в Кодексе отсутствуют...», «тем не менее», «более того», «однозначно следует», «учитывая юридическую значимость...» и т.д.
5
В конце письма выразите просьбу сообщить о результатах, принятых мерах, действиях по данному вопросу. Укажите свой номер телефона, почтовый или электронный адрес.
6
Поставьте дату, подпись и ее расшифровку.

Совет 2: Как написать регламент

Регламент необходим, чтобы четко и подробно определить цели и задачи, а также порядок их достижения для того или иного звена производственной цепи. Регламент будет тем проще и понятнее, чем более подробно он составлен. При его прочтении его у работников не должно возникать вопросов, а значит, в регламенте не приемлемо содержание двусмысленных и размытых фраз.
Инструкция
1
Процесс составления регламента включает несколько этапов. Во-первых, нужно определиться о необходимости создания регламента в конкретной ситуации. Данный документ нужен, если деятельность, подлежащая регламентированию, постоянно повторяется, этапы ее выполнения практически не меняются на протяжении длительного периода времени.
2
Во-вторых, следует организовать людей, которые будут создавать регламент. Как правило, одному человеку сделать это достаточно сложно. Ведь если производственный процесс длительный и трудоемкий, то практически невозможно охватить все его аспекты. Поэтому при написании регламента нужно определиться с теми, кто будет участвовать в разработке, а также назначить руководителя проекта. Необходимо, чтобы в группе присутствовали как теоретики, так и практики, чтобы регламент был наиболее объективным.
3
Затем происходит обсуждение и непосредственно создание регламента. Оно подразумевает рассмотрение отдельных этапов работы и фиксирование конкретных шагов на бумаге. В итоге должна получиться инструкция с подробным описанием рабочего процесса. Пока это только черновой вариант.
4
После того, как черновик будет прочитан всеми работниками, участвующими в создании регламента, следует внести дополнения и изменения. Их лучше обсудить сообща, чтобы сделать итоговый вывод по созданию регламента.
5
Готовый регламент передается на одобрение руководства, а после этого издается как самостоятельный документ. Если он очень объемный, то для каждого отдела делается выписка, в которой указываются положения, касающиеся только его работы.
Источники:
  • как составить тех регламент

Совет 3: Как написать письмо прокурору

Письмо прокурору, а вернее заявление в прокуратуру пишется гражданином, если он считает, что его права и свободы нарушены, причем не кем-нибудь, а государственным органом или должностным лицом. Заявление пишется в произвольной форме. Однако очень важно строго соблюдать некоторые правила.
Инструкция
1
Сначала определитесь, какому прокурору вы намерены писать. В нашей стране около 55 тысяч прокурорских работников. Это означает не то, что выбор есть, а то, что служителей закона категорически не хватает. Население нашей страны составляет больше 140 миллионов человек, то есть один прокурор приходится примерно на 2,5 тысячи граждан. И каждому из них явно есть на кого пожаловаться.
2
В заявлении укажите либо наименование прокуратуры, в которую отправляется обращение, либо ФИО прокурорского работника. По закону, как правило, заявление подается в районную прокуратуру по месту жительства отправителя.Вы можете отправить заявление по почте (обязательно с уведомлением) или принести лично (если уверены, что сможете договориться с канцелярскими работниками о принятии вашего письменного обращения). По статистике, из каждых 10 заявлений регистрируется четыре-пять. Основная причина отказов – неправильное оформление. Лучше заранее придите в канцелярию, спишите образец, а потом принесите готовое заявление.
3
Заявление в прокуратуру можно как напечатать на машинке, так и написать от руки разборчивым почерком. Если текст жалобы невозможно прочитать, прокурор вправе оставить ее без рассмотрения.В заявлении укажите, к кому обращаетесь, а также свою фамилию, имя и отчество, почтовый адрес. Далее в свободной форме, но, придерживаясь официального языка, опишите суть своего недовольства. Вам необязательно знать юридические термины и понятия. Нецензурная лексика недопустима.
4
Не заваливайте прокуратуру многочисленными жалобами. Если заявление написано верно, то ответ обязательно придет. В случае если в документе не хватает каких-либо данных, прокурор вас уведомит об этом и подскажет, где, в каких органах и инстанциях вы сможете получить необходимые сведения. По закону на рассмотрение заявления дается 30 дней. Ваше обращение может быть удовлетворено, отклонено, рассмотрено или перенаправлено.

Совет 4: Как закончить официальное письмо

Любой офисный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написать официальное письмо. Правила делового этикета подчеркивают, что окончание письма является не менее важной составляющей, чем отправная точка вашего сообщения.
Вам понадобится
  • точный адрес получателя, конверт, копии документов, прилагающихся к письму
Инструкция
1
Прежде чем приступить к завершающей части письма, перечитайте написанное. Проверьте текст на отсутствие грамматических и орфографических ошибок, помарок и неточностей. Если содержание письма вас полностью удовлетворяет, в последнем абзаце еще раз в краткой и доходчивой форме повторите основной тезис вашего письма. Тем самым вы резюмируете свое послание, облегчая адресату подготовку и написание ответа.
2
В случае, если к официальному письму необходимо приложить копии документов, после абзаца отступите несколько строк и укажите в графе «приложение перечень документов. Список должен быть обязательно пронумерован. Ксерокопии документов к письму приложите в том порядке, в котором они указаны в перечне.
3
Закончите официальное письмо вежливым и корректным оборотом речи, например таким, как: «надеюсь на плодотворное сотрудничество». Также в деловом обороте принято заканчивать письма с помощью таких словосочетаний, как «с уважением», «искренне ваш», «с почтением». Далее обязательно поставьте свои инициалы и дату. Не забудьте после распечатки текста расписаться рядом с указанием вашей фамилии.
4
Начинайте заполнять конверт. Адрес получателя пишется в правом нижнем углу, адрес отправителя пишется в верхнем левом. Обязательно укажите правильный индекс, в таком случае письмо дойдет до адресата быстрее.
5
Официальные письма лучше отправлять с помощью почты в виде заказных писем с уведомлением о вручении. В таком случае у вас на руках будут доказательства получения письма адресатом.
Обратите внимание
В официальном письме не забудьте указать ваш телефон либо адрес электронной почты. Это часто оказывается необходимым подспорьем для быстрого решения проблемы, указанной в письме.
Совет полезен?
Прежде чем закончить официальное письмо, дайте почитать его своему коллеге либо непосредственному руководителю. Взгляд со стороны позволит заметить те ошибки, на которые вы не обратили внимания.
Источники:
  • сайт с образцами бланков документов, в том числе официальных писем
  • как завершить деловое письмо

Совет 5: Как оформить обращение

Различные жизненные ситуации нередко вызывают потребность написать обращения в разные инстанции. Заявления, жалобы, предложения к руководству организаций или должностным лицам на практике нередко доказывают свою эффективность, помогая реализовывать права граждан, их инициативы. Готовить письма-обращения нужно вдумчиво и обстоятельно.
Инструкция
1
Обращения, оформленные в письменной форме, могут быть индивидуальными и коллективными (от имени двух и более человек). При оформлении письменного обращения выберите форму, адекватную сути вашего запроса. Если ваша цель - реализация определенных интересов, прав и свобод человека, защищенных законом, выбирайте заявление.
2
Обращение в виде жалобы оформляется, если возникла нужда восстановить те ваши законные права, что нарушены действиями (бездействием) юридических и физических лиц.
3
Форму обращения в виде предложения используйте, если хотите дать рекомендации по улучшению деятельности той или иной организации, предприятия, совершенствованию работы должностных лиц. Цель таких обращений - содействие решению актуальных вопросов экономической, социально-культурной, политической и других сфер повседневной общественной жизни.
4
Изучите Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», где изложены все подробности регулирования этого процесса при работе с государственными органами и органами местного самоуправления. Знание документа поможет вам действовать в правовом поле грамотно и результативно, убережет от переписки-волокиты.
5
Перед окончательным оформлением обращения проверьте правильность адресования, логику и последовательность изложения, верность ссылок на нормативные акты, точность написания всех фамилий, полноту наличия приложений, если таковые предусмотрены вашим письмом.
6
Помните, ваше обращение обязательно должно быть зарегистрировано тем или иным должностным лицом. Рассматривать и передавать на исполнение незарегистрированные письменные обращения нельзя.
7
Если вы обратились с обращением в секретариат, по вашей просьбе может быть выдана расписка о приеме обращения (с датой, указанием на количество принятых листов и ссылкой на телефон для справок).
8
Не забывайте о контроле за рассмотрением своего обращения. Если вопрос, заданный в вашем письме (жалобе, заявлении, предложении), - вне компетенции организации, куда оно направлено, обращение в течение пяти дней должно быть переправлено по назначению - с уведомлением об этом вас как заявителя.
9
При оформлении обращения обратите внимание на стиль письма. Он должен быть деловым: лаконичным, точным и ясным в изложении. Нейтральный тон - норма делового стиля.Используйте устойчивые обороты - языковые формулы. Они обеспечат однозначность понимания текста. Избавьтесь в письме от неоправданных повторов и ненужных подробностей. Не злоупотребляйте архаизмами. Например, не следует писать «вышеозначенный», «вышепоименованный»: правильно - «названный», «указанный».
10
При составлении обращения используйте конструкции из полузнаменательных глаголов и отглагольных существительных (не посодействовать, а оказать содействие; не поддержать, а оказать поддержку; не убрать, а произвести уборку; не помочь, а оказать помощь и т.д.).
Видео по теме
Обратите внимание
Возьмите на заметку: ответственный исполнитель по вашему обращению вправе пригласить вас для личной беседы, запросить от вас дополнительные сведения.
Обращения, в которых содержатся слова и выражения, оскорбляющие честь и достоинство тех или иных лиц, не рассматриваются. В отдельных случаях такие письменные материалы направляются в правоохранительные органы.
Совет полезен?
Не будут приняты к рассмотрению те обращения, где нет подписи (подписей) заявителя и адреса для ответа.
В большинстве случаев не даются ответы на письма, которые по сути обращениями не являются (поздравления, соболезнования, т.н. письма «для сведения» и др.).
Источники:
  • письмо обращение с просьбой
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500