Совет 1: Как написать гарантийное письмо на оплату

При заключении сделки купли-продажи или договора об оказании услуг, нередко отгрузка продукции или начало подрядных работ происходит без предоплаты. Отсрочка платежа предоставляется заказчику на основании делового письма, содержащего финансовые обязательства по оплате полученных ценностей в оговоренные сроки. Такое письмо относится к гарантийным и является, по сути, кредитной формой, подтверждающей намерения заемщика оплатить сформированную задолженность.
Инструкция
1
Составьте гарантийное письмо на фирменном бланке или поставьте угловой штамп с заполненными реквизитами компании (название, форма собственности, банковские реквизиты и фактический адрес). Зарегистрируйте письмо как исходящий документ. В правом верхнем углу укажите реквизиты адресата (полное наименование организации, должность и ФИО руководителя).

Письмо может содержать просьбу о поставке или выполнении услуг и гарантировать их своевременную оплату. В таком случае оно будет начинаться словами "Просим выполнить" и последним пунктом сообщать "Оплату гарантируем". Для письма, содержащего только гарантию оплаты, начало будет "Гарантируем оплату".
2
Далее перечислите товары или услуги, которые и стали предметом для заключения двухстороннего договора. Укажите сумму сделки цифрами и прописью, а также сроки уплаты указанных сумм. В конце документа в обязательном порядке укажите полное наименование, банковские реквизиты для перечислений и юридические адреса каждой из сторон.

Передайте письмо на подпись руководителю. В некоторых случаях подписывают еще и у главного бухгалтера. Заверьте их подписи печатью.

Совет 2: Как писать гарантийное письмо

Деловые взаимоотношения иногда предполагают исполнение обязательств одной из сторон на условиях отсрочки оплаты выполненных работ или отпущенного товара. Даже в том случае, если вы давно сотрудничаете с контрагентом и уверены в его надежности, исполнение своих обязательств он должен подтвердить гарантийным письмом, в котором оговариваются сроки и условия оплаты услуг, продукции или товара. Если этот контрагент – вы, то вы должны знать, как правильно написать гарантийное письмо.
Инструкция
1
На самом деле гарантийное письмо не обеспечивает достаточно надежных юридических гарантий сделки, поэтому ваша задача – чтобы оно вызывало доверие партнера и служило подтверждением вашей добросовестности. Не только содержанием, но и оформлением оно должно отличаться от обычной записки с просьбой отгрузить товар под гарантии. Ему необходимо придать вид более надежного обеспечительного механизма.
2
Составьте документ наиболее полно. Он пишется на бланке вашей организации, в котором указаны все ее реквизиты: полное наименование, юридический адрес, факсы и телефоны для связи, адрес электронной почты. И самое главное – банковские реквизиты, местоположение банка, в котором обслуживается ваша организация, и номер расчетного счета, с которого будет осуществляться перечисление денег.
3
Обычно текст такого письма довольно краток: «Просим вас отгрузить нам то-то и то-то, или изготовить то-то и то-то. Оплату гарантируем в срок до».
4
Для убедительности ваших намерений добавьте к тексту оговорку, что предпоставка товара будет рассматриваться как факт предоставления коммерческого кредита со всеми вытекающими отсюда последствиями: начисление штрафов и пеней за каждый день просрочки. Укажите процент, который вы назначите в данном случае. В том случае, если такой фразы в вашем письме не стоит, то в случае невыполнения вами обязательств по оплате, с вас могут снять только 0,036 % от суммы просроченных обязательств за каждый просроченный день. Сумма пени за пользование чужими денежными средствами оговорена ст. 395 ГК РФ.
5
Подпишите гарантийное письмо руководителем предприятия или организации, а также главным бухгалтером (если вы - юридическое лицо), дайте расшифровки каждой подписи. Такое письмо достаточно убедительно и позволит вашему партнеру не сомневаться в надежности ваших гарантийных обязательств.
Видео по теме
Обратите внимание
Документ гарантии оплаты имеет юридическую силу при правильном оформлении. То есть наличии полных реквизитов сторон-контрагентов, формулировки "оплату гарантируем", подписей руководителей и печати организации.
Полезный совет
Поскольку форма таких писем не является унифицированной и утвержденной какими-либо законными актами, следует придерживаться в его оформлении стиля принятого для других деловых писем.
Гарантийное письмо: общие правила составления
Связанная статья
Гарантийное письмо: общие правила составления
Источники:
  • пример оформления гарантийного письма
  • гарантийное письмо об оплате
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500