Совет 1: Как оформить деловое письмо

От оформления и содержания делового письма во многом зависит судьба намеченного дела, дальнейшего сотрудничества, просьбы. Этот документ вы готовите и направляете в адрес своего потенциального или действующего инвестора, партнера. Оно играет роль верительной грамоты, по которой адресат будет судить, насколько серьезно к вам надо отнестись. Это показатель вашей компетенции, грамотности и умения кратко и убедительно излагать свои доводы. Существуют общие правила оформления деловых писем, не зависящие от их содержания.
Инструкция
1
Пишите деловые письма на стандартных листах писчей бумаги формата А4. Если вы пишете от имени организации, то используйте ее бланк, на котором указано название, юридический адрес, адреса электронной почты, номера факсов и телефонов для связи. После получения такого письма, адресат сможет связаться с вами без особенных проблем.
2
Требования к зарамочному оформлению документа, ширина полей, размеры отступов, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно ему, ширина левого должна быть равна 3 см, правого – 1,5 см. Для написания деловых писем следует использовать стандартный шрифт Times New Roman 12 размера. Нумерация страниц проставляется в том случае, если письмо написано на нескольких страницах. Наверху первой страницы проставляется регистрационный исходящий номер письма и дата его регистрации.
3
Справа, в шапке письма, указывается наименование должности, фамилия и инициалы получателя письма, адрес организации, в которую письмо направляется. Слева в отдельном поле необходимо указать тему письма.
4
Начинать деловое письмо следует с обращения: «Уважаемый(ая) господин (госпожа)» после этого вставьте имя и отчество адресата. Первый абзац должен начинаться стандартными фразами: «Обращаем Ваше внимание», «Мы рады сообщить Вам», «В настоящее время» и т.п. Обращаясь к получателю письма, всегда пишите местоимение Вы, Вас с большой буквы. В первом абзаце изложите коротко суть вашего письменного обращения и переходите к основной части.
5
Излагайте суть письма краткими, хорошо читаемыми предложениями. Текст разбивайте на логически обособленные абзацы. Избегайте лишних подробностей, постарайтесь уложиться на один лист.
6
Последний абзац начните со слов «Исходя из вышеизложенного» или «Учитывая вышесказанное». После них излагайте свое заключение, просьбу, предложение.
7
В том случае, если к письму будут приложены дополнительные материалы, укажите список с номерами приложений и их наименованиями, количеством листов.
8
Завершите письмо наименованием своей должности, фамилией и инициалами, поставьте подпись и число. Если письмо было написано по вашему поручению, то исполнитель внизу листа должен указать свою фамилию, инициалы и телефон для связи, если адресату потребуются уточнения.

Совет 2: Как оформить электронное письмо

Сегодня, в компьютерную эпоху, необходимо знать правила деловой переписки и придерживаться их при написании личных, рекомендательных, поздравительных и других писем. Также, соблюдение правил деловой переписки свидетельствует о вашей вежливости и об уважении к адресату.
Инструкция
1
Деловые письма принято писать на фирменных бланках. На них уже должны иметься реквизиты организации, поэтому даже в электронном письме должна быть указана вся информация о компании.
2
Чуть ниже реквизитов, с правой стороны, следует указать дату отправления, причем месяц стоит писать буквами (12 мая 2011 г). В международной переписке не употребляются принятые у нас сокращения (12.05.11). В США, например, сначала указывают месяц, а затем число (май 12, 2011).
3
Ниже, с левой стороны, не делая новый абзац, пишут вежливое обращение. В России после вступительного обращения часто ставится восклицательный знак. В международной практике принято ставить запятую.
4
На следующей после обращения строке необходимо обозначать тему письма. Для этого можно поставить "Re:" (английское «in Reference to» — относительно, что касается). Например, "Re: В ответ на ваш телекс oт 18 мая 2011 г.".
5
Если письмо посвящено только одной теме, то ее можно указать в поле, сразу после электронного адреса. Но если переписка ведется сразу по нескольким вопросам, то лучше обозначить их сразу после обращения. Таким образом удастся разбить письмо на соответствующее число блоков.
6
Все большую популярность набирает так называемый цельноблочный стиль написания. При цельноблочном стиле абзацы начинаются не с отступом на 5 пробелов, а выравниваются по левому краю. Если вы хотите четко отделить абзацы друг от друга, то каждый новый абзац начинайте через 3-4 пробела.
7
Заканчивают письмо обычно комплиментом. В основном употребляют комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Также можно ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т.д.
Видео по теме
Полезный совет
Внимательно вычитайте весь документ, проверьте его на наличие орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Это показатель вашей общей грамотности как специалиста.
Как воздействовать на адресата при ведении деловой переписки
Связанная статья
Как воздействовать на адресата при ведении деловой переписки
Источники:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500