Совет 1: Как составить план работы отдела

Управление работой отдела невозможно без планирования, особенно это касается тех компаний, деятельность которых связана с производством или торговлей. Грамотно составленный план работы отдела облегчает контроль выполнения его показателей и позволяет получать полноценную отдачу от каждого сотрудника отдела. Планы могут составляться как с долгосрочной перспективой – на год и квартал, так и с краткосрочной - оперативные планы на месяц, неделю и день. Но основой работы отдела является долгосрочный план на год.
Инструкция
1
Опросите руководителей подразделений и составьте на основании данных, полученных от них, аналитический отчет по работе отдела за последние несколько лет. Для достоверной статистики анализируемый период должен составлять не менее трех лет. Проанализируйте динамику работы отдела, используя характерные показатели его работы, выработайте реалистичные цели.
2
Полученные показатели сравните с теми, что существуют на сегодняшний момент. На основании этих данных сформулируйте цели и задачи отдела на год. Продумайте, насколько реально возможно увеличить производственные показатели, и каким путем этого можно добиться. Если вы планируете их увеличение на пару десятков процентов, то в этом случае можно обойтись только интенсификацией усилий, но если вы запланировали увеличение основных показателей намного, то для их достижения нужно продумать и серьезно преобразовать весь производственный процесс, что тоже должно найти отражение в плане.
3
Распишите выполнение плана по срокам с учетом сезонных факторов. Если работа отдела связана с тем, как будут работать поставщики или со сроками выполнения сторонних договоров, учтите и это. Назначьте ответственных за выполнение каждого пункта плана работы отдела.
4
Помните, что отсутствие регулярного контроля превращает работу в рутину. Чтобы ваш план стал реальностью, запланируйте проведение регулярных проверок и отчетность, которую будут представлять руководители подразделений. Отчетность обеспечит вам реальное управление отделом.
5
Ознакомьте руководителей подразделений с планом работы отдела, на его основе они должны составить свои индивидуальные годовые планы. Скорректируйте и доработайте план на основании обратной связи с подчиненными и тех планов, которые предоставят вам руководители подразделений.

Совет 2: Как составить план работ

С утра вам пришлось быстро доделать вчерашнюю работу. Шеф проверил и в последний момент попросил кое-что исправить. Потом были важные переговоры с клиентом, а вторая половина дня вообще прошла в нескончаемых телефонных звонках и беготне, вам даже пришлось задержаться на час. Потратьте утром 10 минут на составление плана работы на день, и успеть все станет легче!
Инструкция
1
Начните с общего расставления приоритетов. Наверняка у вас есть более и менее срочные проекты. Также ваш опыт, вероятно, может вам подсказать, какие из проектов наиболее трудоемкие и требуют много времени, а какие можно сделать достаточно быстро. Естественно, выделите первые. Они самые значимые.
2
Работа по любому проекту, как правило, делается по определенному алгоритму и состоит из шагов. Было бы неплохо при появлении каждого нового проекта прописывать такой пошаговый алгоритм, хотя бы примерный.
Допустим:

1. подготовить список документов, которые необходимо запросить у клиента.

2. запросить у клиента документы.

3. проанализировать документы.

4. организовать новую встречу и обсудить проблемы и пути их решения.

5. подготовить заключение.
Естественно, на выполнение каждого из этих шагов может потребоваться не один день. Соответственно, такой шаг нужно разбить на более мелкие единицы. Их и нужно вписывать в дневной план. Вообще ваш план должен быть максимально конкретизирован, без пунктов вроде "заняться наконец проектом NN".
3
Выделите важные и срочные дела. Не всегда то, что важно, является одновременно срочным, и наоборот. Такое выделение поможет точнее определить временные затраты на каждый пункт вашего плана и промежуток, в который вы будете его выполнять (сразу, до обеда, ближе к вечеру и т.д.).
4
Очевидно, что начинать лучше с выполнения дел, которые одновременно и срочные для вас, и важные. Например, некоторая критическая ситуация, "горящий" заказ. Потом стоит перейти к просто важным делам - выработке новой концепции, разработке проекта соглашения. Это уже не решение конкретных проблем, а моделирование ситуации, долгосрочное планирование, то есть все то, что принесет весомый результат в будущем. Как правило, на них уходит большая часть времени, и это хорошо!
5
Что до срочных или несрочных, но не важных дел, то пусть они останутся "на потом", хоть это и странно звучит в отношении того, что вроде бы срочно. Если дело срочное, пусть оно будет выполнено как можно скорее, но не в ущерб более важным делам. Как показывает практика, очень много времени уходит на то, что вроде бы требует быстрой реакции (например, переписка), но не имеет большого значения в целом.
6
Конечно, ситуация вокруг нас постоянно меняется, и мы не всегда в состоянии следовать нашему плану. Однако сам факт ежедневного планирования помогает сформулировать значимые для нас вопросы и расставить приоритеты. Кроме того, наличие плана снижает возможность в суете забыть о каких-либо делах.
Видео по теме
Источники:
  • как составить план на месяц
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500