Инструкция
1
Прежде всего, необходимо определится, какой именно вид отчета необходимо составить: разовый или рабочий. Разовые отчеты обычно составляются по итогам проведения конкретных мероприятий, а рабочие позволяют периодически анализировать выполненную работником работу (объем и результат).
Периодические отчеты могут быть: ежедневными (могут использоваться для мониторинга важных краткосрочных проектов или же во время испытательного срока сотрудника), еженедельными (наиболее часто встречаются), ежемесячные, квартальные и готовые (подобный вид отчетов содержит большой объем аналитической информации и предоставляется он обычно высшему руководству).
2
Итак, как же составить отчет о работе правильно?
Сначала необходимо определиться со сроками отчета и запланировать в своем рабочем графике время на его составление. Это может быть небольшое количество времени ежедневно или же конкретно выделенное время для составление всего отчета сразу, самое главное не тянуть до дедлайна.
3
Прежде всего, определитесь с конечными целями своей работы. По своему содержанию отчет должен быть информативным, ясным и желательно кратким. Не забывайте о «правиле семи», которое говорит о том, что наше сознание способно эффективно усвоить одновременно 7 элементов (+/-2). Соответственно в отчете желательно выделить именно такое количество пунктов или разделов.
4
Важно уметь акцентировать внимание именно на результатах свой деятельности, описывая, какие задачи были выполнены, а не просто перечислять выполненные действия за определенный период.
5
Для большей наглядности снабдите свой ответ таблицами, рисунками, диаграммами.
6
Ситуация упрощается, сели в вашей компании уже разработаны формы отчетов (бланки, таблицы, которые необходимо заполнить, внося свои комментарии )
7
Большое значение имеет не только что вы написали в отчете, но и как его отправили. Тут следует запомнить золотое правило: ежедневные отчеты отправляются в конце рабочего дня, а не на утром следующего. Еженедельные - в пятницу вечером, а не в понедельник утром.
8
Еще один совет: прежде чем отправить отчет, прочитайте его еще раз, постарайтесь сделать это глазами своего руководства. Какие вопросы у вас возникли? Возможно, необходимо что-то дополнить или же наоборот где-то максимально упростить информацию.