Для всех первичных документов в бухгалтерском учете существует несколько этапов документооборота. Первый и основной – это составление учетного документа непосредственно в момент совершения хозяйственной операции либо сразу после ее окончания. Фиксирование операции хозяйственной деятельности производится в соответствии с установленными требованиями. Все должностные лица, которые создали и подписали первичные документы, несут ответственность за достоверность информации, которая содержится в данных документах.

Второй этап - передача в бухгалтерию оформленных первичных учетных документов. Бухгалтер обязан проконтролировать их содержание, полноту и правильность составления, а затем выполнить арифметическую проверку. Далее первичные учетные документы проходят обработку. При этом натуральные показатели переводятся в денежные измерители. Такой процесс называется таксировкой, или расценкой.


Затем документы подбираются по их экономическому содержанию (например, начисление заработной платы, приход и расход готовой продукции и т.д.) и проходят контировку. На этом этапе в них указывается корреспонденция бухгалтерских счетов по данной хозяйственной операции. Далее первичный учетный документ и содержащаяся в нем информация о хозяйственной операции вносится в учетный регистр. Затем документы обязательно должны быть направлены на хранение в архив.

Составить графики и схемы документооборота, исходя из особенностей хозяйственной деятельности организации - обязанность главного бухгалтера. График должен быть утвержден руководителем организации. Унифицированной формы такого документа не существует. Однако есть главные моменты, которые необходимо учесть при его составлении: график документооборота должен отражать оптимальное количество подразделений для прохождения каждого первичного документа и определять минимум его нахождения в каждом подразделении.

Данный локальный нормативный акт оформляется в виде схемы или перечня первичных учетных документов, которые должны представлять подразделения. Обязательно нужно указывать исполнителей; отразить, какими документами должны обмениваться подразделения и в какие сроки. Эффективно организованный документооборот обеспечивает своевременность оформления бухгалтерской отчетности.

Работники организации обязаны соблюдать установленные сроки документооборота. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением графика.