Совет 1: Управленческая структура предприятия: какую выбрать?

Руководителей предприятий и топ-менеджеров интересует вопрос выбора такой управленческой структуры, которая бы позволяла повысить эффективность работы при наименьших затратах трудовых и материальных ресурсов. В настоящее время существует три варианта организационных структур, используемых в различных компаниях: иерархическая, проектная и матричная. Каждая из них имеет свои достоинства и недостатки.
Инструкция
1
Линейно-функциональная иерархическая структура, использовавшаяся на предприятиях Советского Союза, до сих пор встречается на мелких и средних предприятиях, в государственных учреждениях и тех крупных компаниях, где необходима строгая дисциплина и централизация власти. Эксперты считают, что она может оправдывать себя на промышленных предприятиях, выпускающих в массовом количестве или крупными сериями продукцию ограниченного номенклатурного ряда. Характеризуется такая структура отсутствием горизонтальных связей между подразделениями. Когда она имеет много уровней, существует опасность сбоев, поскольку управляющие сигналы сверху могут поступать по принципу «испорченного телефона». Сотрудники такого предприятия больше нацелены не на удовлетворение потребностей заказчиков и клиентов, а на соблюдение установленных внутренних правил.
2
Более клиентоориентированной является проектная управленческая структура. Она напоминает живой организм, гибко и быстро адаптирующийся под изменяющиеся условия рынка. Суть такой организации – командный труд компетентных и опытных специалистов, выполняющих поставленные проектом задачи при условии ограниченных сроков и в рамках лимитированных трудовых и материальных ресурсов. Такую структуру следует предпочесть, если предприятие занимается выпуском инновационной продукции. Она прекрасно зарекомендовала себя в условиях перманентной реконструкции и в проектах, связанных с коммерческими рисками. Но по завершении работы над проектом, руководство должно заранее планировать перераспределение ресурсов, чтобы организация работ по подготовке нового производственного задания занимала как можно меньше времени.
3
Матричная система сочетает в себе иерархическую и проектную организацию управления производством, когда сигналы, аккумулируемые сверху, поступают к исполнителям по горизонтали и вертикали. Сотрудники при этом могут одновременно выполнять свою обыденную работу и участвовать в разработке проектов. Изначально она использовалась в космической отрасли, одними из первых на нее перешли General Electric и Shell Oil. Сейчас эта организационная структура успешно реализована и на крупных российских предприятиях – разработчиках IT-продукции, тех, кто занят в сфере высоких технологий: радиоэлектронной области, телекоммуникациях, фармацевтике, авиаприборостроении.

Совет 2: Как составить номенклатуру

Номенклатура дел представляет собой нумерованный перечень названий дел, заводимых в организации. Согласно этому документу ведется вся работа по документационному обеспечению предприятия. В нем отражаются сроки хранения конкретных документов и то, какой отдел за какую документацию несет ответственность.
Вам понадобится
  • - знание делопроизводства;
  • - типовой перечень документов со сроками хранения.
Инструкция
1
Оформите принятое решение о разработке номенклатуры, это необходимо сделать с помощью приказа по организации. В нем укажите, кто должен сделать номенклатуру, под чьим руководством и в какие сроки. Далее уточните сферу действия номенклатуры. Для создания индивидуальной номенклатуры можно использовать примерную, она может быть составлена для групп организаций, входящих с одну систему. Учитывайте структуру вашей организации при составлении данного документа.
2
Выберите классификационную схему, на основе которой будет строиться номенклатура. Это зависит от структуры предприятия. Если она достаточно стабильна, тогда выбирайте структурную схему номенклатуры. Если же она часто меняется, то выберите функционально-производственную схему. В первом случае разделы номенклатуры будут соответствовать названиям структурных подразделений фирмы. Последовательность их расположения должна быть аналогична штатному расписанию. Во втором случае используйте в качестве разделов функции либо направления деятельности организации при составлении номенклатуры дел фирмы.
3
Сформулируйте заголовки дел. Заголовок должен быть четким, кратким, раскрывать основной состав и содержание документов дела. Также включайте в него уточняющее содержание дела, информацию о подлинности и копийности документов. Не используйте в заголовках вводные слова, сложные обороты, а также неконкретные формулировки.
4
При составлении перечня заголовков используйте следующие признаки: номинальный (вид документа), авторский, корреспондентский, хронологический (время создания), предметно-вопросный, географический.
5
Определите сроки хранения дел, для этого используйте типовой перечень управленческих документов. Выполните оформление номенклатуры, сам текст должен выглядеть как таблица, на титульном листе проставьте гриф утверждения.
Видео по теме
Поиск
Совет полезен?
Добавить комментарий к статье
Осталось символов: 500